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AgendaX fait le bonheur à Paris

Paris, le 2 février 2015, moi Anne secrétaire de direction. En cette date je ne savais pas qu’un seul outil informatique tel qu’« AgendaX » aller changer et facilité l’organisation de la société ou je travaille depuis 12 ans. Par ce beau matin le responsable du département informatique vient me voir pour me demander d’effectuer un planning sur Excel pour la gestion des réunions et des ressources pour les collaborateurs.

Trois semaines plus tard, malgré l’effort et la bonne présentation de mon planning il m’était impossible de savoir qui est où et surtout d’informer les collaborateurs où se trouvait leurs collègues, alors je me suis dit qu’il me fallait un calendrier plus performant et sophistique pour la bonne gestion.

Donc, je suis allé sur Google j’ai tapé sur mon clavier, calendrier de groupe et bingo je suis tombé sur la société nommé Drollinger Technologies Sàrl spécialisé dans les calendriers de groupe avec Exchange, le bonheur et le soulagement m’a envahie à ce moment-là.

Une fois sur leur site web, j’ai pu réaliser que c’est exactement ce que notre entreprise avait besoin, le logiciel AgendaX, un calendrier qui vous montre en un clin d’œil qui est où et qui sera prochainement disponible. De plus, le logiciel permet la synchronisation des données du calendrier Outlook des collaborateurs, de ce fait il n’y a pas de besoin de gérer deux calendriers séparément ce qui rend ce logiciel particulièrement utile et indispensable à notre bonne organisation.

De ce pas, je suis immédiatement allé voir le responsable du département informatique pour lui parler de ce fameux et fabuleux logiciel que j’ai était séduite.

Après avoir discuté longuement avec le responsable du département informatique, persuadé lui-même que ce logiciel pourrait faciliter l’organisation et la gestion de l’entreprise, il me proposa de contacter la société Drollinger Technologies Sàrl afin de leur demander une offre pour leur logiciel AgendaX.

Or, depuis que notre entreprise utilise AgendaX, nous n’avons jamais eu une organisation aussi facile, simple et précise, je peux à tout moment en un clin d’œil informer les collaborateurs où se trouvent leurs collègues, je peux réserver des salles de réunions, les ressources dont ils ont besoin, ils peuvent d’ailleurs eux même visualiser un ensemble de calendriers que cela soit, hebdomadaire, mensuel ou annuel, afin d’avoir une organisation les plus garantie.


Un calendrier de groupe qui stimule l'efficacité

Le Service est un service financé par le gouvernement britannique pour tous les jeunes âgés de 13 à 19 ans (jusqu'à 25 ans pour ceux qui ont des difficultés d'apprentissage ou un handicap). Il fournit des informations, des conseils et des orientations aux jeunes qui passent de l'éducation à plein temps à la formation continue, à la formation et à l'emploi. Les conseillers personnels du service sont une ressource vitale, offrant aide et soutien sur les nombreuses questions auxquelles les jeunes peuvent être confrontés, comme la santé, le logement, l'argent, l'éducation, la formation et l'emploi. La diversité des questions traitées et le degré d'accessibilité de l'offre (y compris les conversations téléphoniques et les réunions personnelles dans un large éventail d'endroits) signifiaient que le Service avait besoin d'un moyen efficace d'assurer une couverture complète de la disponibilité et de la localisation du personnel. Bien que le personnel du Service ait largement recours au calendrier Outlook pour gérer leurs agendas, il était difficile de voir qui était libre de prendre un appel particulier, d'identifier quand et où il serait préférable de contacter un collègue, ou d'établir quand quelqu'un d'autre avait une lacune dans son agenda afin d'organiser des réunions. Le responsable ICT du service a expliqué : "Le personnel de la réception, les collègues et les chefs d'équipe doivent examiner les calendriers Outlook de chacun à tour de rôle, ce qui prend beaucoup de temps. Nous avions besoin d'un meilleur moyen." Une recommandation d'un collègue a orienté le directeur des TIC dans la direction d'AgendaX.

Amélioration du calendrier Outlook

AgendaX extrait les informations de calendrier Outlook stockées par Microsoft Exchange Server et les rend disponibles sur l'intranet de l'entreprise sous la forme d'une série de pages Web qui peuvent être adaptées pour refléter les modèles de style d'entreprise. Les utilisateurs bénéficient d'une mise à jour consolidée des informations de localisation de leurs collègues via des vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de type " planificateur ". Les 250 membres du personnel du Service utilisent désormais AgendaX. Selon le responsable ICT " Maintenant, n'importe qui, et pas seulement le personnel d'accueil, peut voir immédiatement qui se trouve dans l'un des nombreux sites éloignés d'où notre service est fourni, qui assiste aux réunions et qui est en congé ou malade. Cela a été une véritable aubaine pour notre efficacité et a amélioré notre niveau de service à la clientèle. Un avantage particulier a été qu'AgendaX fournit un guide très utile sur le personnel qui se trouve simplement au bureau, pour des raisons de santé et de sécurité".

Comment ça marche

AgendaX fonctionne en conjonction avec Outlook, publiant automatiquement les heures libres/occupées de tous les calendriers des utilisateurs sous la forme d'une série de pages Web personnalisables accessibles via l'intranet de l'entreprise. Une vue'Qui est où?' donne un instantané de la situation de chacun avec ses coordonnées. Les vues hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et même annuelles montrent un aperçu consolidé du style'wall planner' des réunions, vacances, jours de congé de maladie, etc. Les utilisateurs peuvent approfondir les détails selon les besoins et créer leurs propres groupes de collègues pour les visualiser en une seule fois.

Gestion des ressources non humaines !

En plus de montrer la disponibilité des personnes, AgendaX peut être utilisé pour décrire la disponibilité d'autres ressources de l'entreprise telles que les salles de conférence et l'équipement de présentation. Sur un site du Service, il est utilisé pour contrôler l'attribution du nombre limité de places de stationnement disponibles ! De nombreuses organisations utilisent AgendaX pour soutenir leurs opérations commerciales et maximiser leur investissement à la fois dans leur environnement Exchange et leurs ressources humaines.

Travailler avec AgendaX

"Nous avons choisi AgendaX après une courte période d'évaluation. L'installation a été relativement facile, mais nous avons dû porter une attention particulière au manuel, d'autant plus que nous voulions maximiser notre compréhension des diverses améliorations disponibles au-delà du partage de base des calendriers, comme la modification des mises en page par défaut et des schémas de couleurs. Nous avons vraiment trouvé ce soutien très utile et nous attendons avec impatience d'adapter AgendaX à notre organisation ", conclut le directeur des TIC.

Principaux avantages

AgendaX fournit un moyen simple et concis de voir l'ensemble des informations de localisation de l'entreprise dans une seule vue. Cela apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :

  • Gagnez du temps en réservant et en planifiant des réunions dans un calendrier de groupe en ayant une vue d'ensemble de la disponibilité.
  • Vous pouvez créer et gérer des groupes de calendriers.
  • Gérer et créer un ensemble de calendriers que vous souhaitez afficher conjointement.
  • Vous pouvez créer un groupe de calendriers afin de voir les plannings combinés en un coup d’œil
  • Permet de localiser rapidement les employés et les planifiés à n'importe quel moment.
  • Permet d'utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, comme les salles de réunion.
  • Tire parti de l'investissement de l'organisation dans Outlook.
  • Aider l'équipe de travail et l'allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.

AgendaX Services

AgendaX offre aux organisations un service hautement personnalisable qui fonctionne de façon transparente avec Exchange Outlook Calendar pour fournir un service avancé de calendrier d'équipe basé sur le Web. Les caractéristiques incluent :

  • Vues multiples, y compris point dans le temps, hebdomadaire, mensuel, bimensuel, bimensuel et toute l'année.
  • Personnalisable pour refléter l'identité de l'entreprise et les besoins de l'entreprise.
  • Groupes définis par l'utilisateur - les administrateurs n'ont pas besoin de définir des groupes ad hoc.
  • Possibilité de rechercher par texte toutes les entrées du calendrier.
  • Affiche les propriétés Outlook requises (kilométrage, facturation, etc.), y compris les champs Outlook définis par l'utilisateur.
  • Affiche en option téléphone, fax, mobile, département, photo, photo, etc. pour chaque utilisateur.
  • Capacité de supprimer les réunions marquées comme étant " privées ".
  • Permet de demander des réunions via le web sans Outlook, avec la possibilité de limiter les réservations au temps libre, de faire de la localisation un champ obligatoire, etc.
  • Fournit une vue consolidée sur plusieurs serveurs et emplacements Exchange.

Un avantage énorme pour les réceptionnistes / téléphonistes de voir la disponibilité du personnel sur Exchange.

Lundi, 9 heures, New York, dans une maison d'édition, les lignes téléphoniques deviennent folles. Cindy, une opératrice téléphonique à la maison d'édition est stressée. Le roman tout juste sorti de l'un de leurs auteurs les plus vendus incite les vendeurs de livres du monde entier à appeler et à en commander d'autres.

C'est l'hiver, 15% du personnel des ventes est malade, les autres sont occupés en réunion. Cindy continue de vérifier sa liste Excel imprimée qu'elle a préparée hier soir avant de quitter la maison. Une liste qui montre qui assiste aux réunions à quelle heure aujourd'hui, qui est malade, etc. La préparation de la liste lui a pris plus de 45 minutes hier soir, en parcourant tous les calendriers dans Outlook.

Monica l'appelle sur la ligne 4 : "Salut Cindy, désolé, mais je ne peux pas venir travailler aujourd'hui, j'ai eu une forte fièvre toute la nuit et je peux à peine parler." "Ok, je vais le dire à ton manager", dit Cindy, "guéris vite, désolé que toutes mes lignes sonnent". Elle raccroche et raye Monica pour la journée sur sa liste.

Il est très stressant et inefficace d'avoir à parler aux clients au téléphone tout en continuant à vérifier l'horloge, sa liste Excel, pour savoir qui est disponible pour transférer les appels. De plus, les réunions ad hoc que le personnel n'avait pas prévues hier ne figurent pas sur sa liste Excel imprimée, ce qui rend le transfert d'appels cauchemardesque, car les personnes qui devraient être disponibles selon sa liste ne répondent pas au téléphone.

Épuisée, elle demande à Paul, l'informaticien, à la pause de midi, s'il n'y a pas vraiment un moyen plus facile de voir où sont les gens et qui est disponible. Il lui dit : "Pas que je sache, mais je vais vérifier s'il y a un outil d'un tiers qui ferait le travail".

Paul googles et trouve AgendaX, la "solution de calendrier de groupe basée sur le web pour Microsoft Exchange et Outlook". Il lance la démo en ligne et trouve la vue "qui est où", une vue qui ne montre que les réunions actuellement en place. "Wow, c'est exactement ce dont Cindy a besoin" pense-t-il. Un menu déroulant lui permet également de sélectionner des départements, pour n'afficher que les personnes dans les ventes par exemple, et une multitude d'autres vues comme les vues hebdomadaires et mensuelles est également disponible. Paul pense que toute l'entreprise pourrait bénéficier d'un outil comme AgendaX, parce qu'il est très simple de voir qui est disponible à quelle heure pour programmer les réunions. Il clique sur le filtre de la catégorie'Vacances' dans la vue annuelle et voit immédiatement le calendrier des vacances d'un département.

Deux semaines plus tard, AgendaX est en place à la maison d'édition. Il lit automatiquement les calendriers Outlook du personnel de l'entreprise et publie des aperçus faciles à lire lorsque les gens sont occupés ou à l'extérieur du bureau.
Cindy a mis à la poubelle ses feuilles de disponibilité Excel et compte maintenant sur la vue "Qui est où ? Elle voit en un coup d'œil qui est en réunion, malade, absent du bureau ou indisponible et peut transférer immédiatement les appels aux personnes disponibles.
Quand les gens sont malades, elle clique simplement sur le calendrier des utilisateurs dans AgendaX et lui réserve une journée entière, classée comme "malade", de sorte que tout le monde dans l'entreprise sait que cette personne n'est pas au bureau pour la journée. Elle peut même le faire sans avoir la permission d'écrire à tous les calendriers de l'entreprise. Grâce à AgendaX, l'événement toute la journée est synchronisé avec Outlook et les personnes qui n'utilisent pas AgendaX peuvent voir les informations libres/occupées modifiées lorsqu'elles planifient une réunion dans Outlook.

  • AgendaX apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :
  • Gagnez du temps en réservant des réunions.
  • Permet de localiser rapidement les employés à n'importe quel moment.
  • Permet d'utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, comme les salles de réunion.
  • Tire parti de l'investissement de l'organisation dans Outlook.
  • Aider l'équipe de travail et l'allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.

AgendaX a rendu la gestion des ressources dans notre clinique beaucoup plus facile.

La planification des laboratoires, des salles de radiologie et des différents équipements médicaux de notre clinique était auparavant gérée à l'aide de tableaux Excel. Avant de pouvoir réserver la chambre souhaitée, vous deviez d'abord en faire la demande à l'administrateur. Il en va de même pour la réservation de matériel médical. Les tableaux de planification n'étaient visibles que par l'administrateur.

AgendaX permet une allocation ciblée des ressources en groupes (départements / équipes / appareils) selon des critères librement sélectionnables. Chaque utilisateur a jusqu'à 9 groupes personnels à sa disposition pour cartographier ses équipes. C'était un soulagement énorme pour tous les départements : l'administrateur Exchange n'avait plus besoin d'être appelé pour former des équipes/groupes.

La riche sélection d'aperçus et la navigation simple avec des vues de groupe simples jusqu'à des vues détaillées annuelles, mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes offrent maintenant à tous les employés l'information dont ils ont besoin en un coup d'œil :

Quand et quel employé, chambre ou appareil est disponible ?


Commentaires de nos clients au sujet d'AgendaX

Le Directeur de l'informatique, l'une des principales sociétés informatiques du Royaume-Uni avec une expérience significative dans la mise en œuvre d'applications informatiques de haute performance, de gestion des données et d'affaires, donne son avis sur AgendaX :

"L'organisation efficace des ressources est la clé du maintien du meilleur service possible pour nos clients. Cela signifie que nous sommes fortement dépendants des fonctions de calendrier telles que la réservation de réunions d'équipe, le conseil et la formation.

Avant de migrer vers Microsoft Exchange, notre entreprise disposait d'un service de calendrier en ligne facile à gérer pour les particuliers, mais qui rendait difficile la visualisation des "mouvements" de l'ensemble de l'entreprise. L'aperçu de tous les calendriers Web manquait.

Après avoir cherché Google sous "Outlook Group Calendar", nous avons rapidement trouvé le calendrier de l'équipe "AgendaX" et l'avons téléchargé en version d'essai. En tant qu'utilisateurs, nous voulions simplement travailler rapidement avec le nouvel outil et AgendaX s'est étonnamment bien comporté. Entre-temps, AgendaX est devenu une partie importante de notre entreprise. Nous trouvons AgendaX stable, fiable, facile à gérer et facile à contrôler.

Ce calendrier de groupe est efficace et tient ses promesses.


Prise en charge des fuseaux horaires

Pour les entreprises ayant plusieurs emplacements dans des fuseaux horaires différents, la planification d'une réunion de groupe n'est pas facile.
L'heure locale correspondante doit d'abord être calculée laborieusement afin d'appeler une conférence téléphonique, par exemple.
AgendaX analyse les serveurs Exchange sur plusieurs fuseaux horaires et affiche tous les rendez-vous dans le fuseau horaire local de l'utilisateur sous forme de calendrier d'équipe.
Même lorsque les employés sont en déplacement, les rendez-vous d'équipe peuvent facilement être consultés sans calcul de temps pour voir si les collègues travaillent au bureau ou en réunion.
Les utilisateurs peuvent facilement configurer leur heure locale actuelle dans le calendrier de groupe en utilisant leurs paramètres personnels.


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