Lundi, 9 heures, New York, dans une maison d'édition, les lignes téléphoniques deviennent folles. Cindy, une opératrice téléphonique à la maison d'édition est stressée. Le roman tout juste sorti de l'un de leurs auteurs les plus vendus incite les vendeurs de livres du monde entier à appeler et à en commander d'autres.
C'est l'hiver, 15% du personnel des ventes est malade, les autres sont occupés en réunion. Cindy continue de vérifier sa liste Excel imprimée qu'elle a préparée hier soir avant de quitter la maison. Une liste qui montre qui assiste aux réunions à quelle heure aujourd'hui, qui est malade, etc. La préparation de la liste lui a pris plus de 45 minutes hier soir, en parcourant tous les calendriers dans Outlook.
Monica l'appelle sur la ligne 4 : "Salut Cindy, désolé, mais je ne peux pas venir travailler aujourd'hui, j'ai eu une forte fièvre toute la nuit et je peux à peine parler." "Ok, je vais le dire à ton manager", dit Cindy, "guéris vite, désolé que toutes mes lignes sonnent". Elle raccroche et raye Monica pour la journée sur sa liste.
Il est très stressant et inefficace d'avoir à parler aux clients au téléphone tout en continuant à vérifier l'horloge, sa liste Excel, pour savoir qui est disponible pour transférer les appels. De plus, les réunions ad hoc que le personnel n'avait pas prévues hier ne figurent pas sur sa liste Excel imprimée, ce qui rend le transfert d'appels cauchemardesque, car les personnes qui devraient être disponibles selon sa liste ne répondent pas au téléphone.
Épuisée, elle demande à Paul, l'informaticien, à la pause de midi, s'il n'y a pas vraiment un moyen plus facile de voir où sont les gens et qui est disponible. Il lui dit : "Pas que je sache, mais je vais vérifier s'il y a un outil d'un tiers qui ferait le travail".
Paul googles et trouve AgendaX, la "solution de calendrier de groupe basée sur le web pour Microsoft Exchange et Outlook". Il lance la démo en ligne et trouve la vue "qui est où", une vue qui ne montre que les réunions actuellement en place. "Wow, c'est exactement ce dont Cindy a besoin" pense-t-il. Un menu déroulant lui permet également de sélectionner des départements, pour n'afficher que les personnes dans les ventes par exemple, et une multitude d'autres vues comme les vues hebdomadaires et mensuelles est également disponible. Paul pense que toute l'entreprise pourrait bénéficier d'un outil comme AgendaX, parce qu'il est très simple de voir qui est disponible à quelle heure pour programmer les réunions. Il clique sur le filtre de la catégorie'Vacances' dans la vue annuelle et voit immédiatement le calendrier des vacances d'un département.
Deux semaines plus tard, AgendaX est en place à la maison d'édition. Il lit automatiquement les calendriers Outlook du personnel de l'entreprise et publie des aperçus faciles à lire lorsque les gens sont occupés ou à l'extérieur du bureau.
Cindy a mis à la poubelle ses feuilles de disponibilité Excel et compte maintenant sur la vue "Qui est où ? Elle voit en un coup d'œil qui est en réunion, malade, absent du bureau ou indisponible et peut transférer immédiatement les appels aux personnes disponibles.
Quand les gens sont malades, elle clique simplement sur le calendrier des utilisateurs dans AgendaX et lui réserve une journée entière, classée comme "malade", de sorte que tout le monde dans l'entreprise sait que cette personne n'est pas au bureau pour la journée. Elle peut même le faire sans avoir la permission d'écrire à tous les calendriers de l'entreprise. Grâce à AgendaX, l'événement toute la journée est synchronisé avec Outlook et les personnes qui n'utilisent pas AgendaX peuvent voir les informations libres/occupées modifiées lorsqu'elles planifient une réunion dans Outlook.
- AgendaX apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :
- Gagnez du temps en réservant des réunions.
- Permet de localiser rapidement les employés à n'importe quel moment.
- Permet d'utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, comme les salles de réunion.
- Tire parti de l'investissement de l'organisation dans Outlook.
- Aider l'équipe de travail et l'allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.
AgendaX fait le bonheur à Paris
Paris, le 2 février 2020, je m'appelle Anne, je suis secrétaire de direction. En cette date je ne savais pas qu’un seul outil informatique tel qu’« AgendaX » aller changer et faciliter l’organisation de la société ou je travaille depuis 12 ans. Par ce beau matin le responsable du département informatique vient me voir pour me demander d’effectuer un planning sur Excel pour la gestion des réunions et des ressources pour les collaborateurs.
Trois semaines plus tard, malgré l’effort et la bonne présentation de mon planning il m’était impossible de savoir qui est où et surtout d’informer les collaborateurs où se trouvaient leurs collègues, alors je me suis dit qu’il me fallait un calendrier plus performant et sophistique pour la bonne gestion.
Donc, je suis allée sur Google j’ai tapé sur mon clavier, calendrier de groupe et bingo je suis tombée sur la société nommé Drollinger Technologies Sàrl spécialisée dans les calendriers de groupe avec Exchange, le bonheur et le soulagement m’a envahie à ce moment-là.
Une fois sur leur site web, j’ai pu réaliser que c’est exactement ce que notre entreprise avait besoin, le logiciel AgendaX, un calendrier qui vous montre en un clin d’œil qui est où et qui sera prochainement disponible. De plus, le logiciel permet la synchronisation des données du calendrier Outlook des collaborateurs, de ce fait il n’y a pas de besoin de gérer deux calendriers séparément, ce qui rend ce logiciel particulièrement utile et indispensable à notre bonne organisation.
De ce pas, je suis immédiatement allé voir le responsable du département informatique pour lui parler de ce fabuleux logiciel que j’ai était séduite.
Après avoir discuté longuement avec le responsable du département informatique, persuadé lui-même que ce logiciel pourrait faciliter l’organisation et la gestion de l’entreprise, il me proposa de contacter la société Drollinger Technologies Sàrl afin de leur demander une offre pour leur logiciel AgendaX.
Or, depuis que notre entreprise utilise AgendaX, nous n’avons jamais eu une organisation aussi facile, simple et précise, je peux à tout moment en un clin d’œil informer les collaborateurs où se trouvent leurs collègues, je peux réserver des salles de réunions, les ressources dont ils ont besoin, ils peuvent d’ailleurs eux même visualiser un ensemble de calendriers que cela soit, hebdomadaire, mensuel ou annuel, afin d’avoir une organisation la plus garantie.