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octobre 2016

Monthly Archives

Un avantage énorme pour les réceptionnistes / téléphonistes de voir la disponibilité du personnel sur Exchange.

Lundi, 9 heures, New York, dans une maison d'édition, les lignes téléphoniques deviennent folles. Cindy, une opératrice téléphonique à la maison d'édition est stressée. Le roman tout juste sorti de l'un de leurs auteurs les plus vendus incite les vendeurs de livres du monde entier à appeler et à en commander d'autres.

C'est l'hiver, 15% du personnel des ventes est malade, les autres sont occupés en réunion. Cindy continue de vérifier sa liste Excel imprimée qu'elle a préparée hier soir avant de quitter la maison. Une liste qui montre qui assiste aux réunions à quelle heure aujourd'hui, qui est malade, etc. La préparation de la liste lui a pris plus de 45 minutes hier soir, en parcourant tous les calendriers dans Outlook.

Monica l'appelle sur la ligne 4 : "Salut Cindy, désolé, mais je ne peux pas venir travailler aujourd'hui, j'ai eu une forte fièvre toute la nuit et je peux à peine parler." "Ok, je vais le dire à ton manager", dit Cindy, "guéris vite, désolé que toutes mes lignes sonnent". Elle raccroche et raye Monica pour la journée sur sa liste.

Il est très stressant et inefficace d'avoir à parler aux clients au téléphone tout en continuant à vérifier l'horloge, sa liste Excel, pour savoir qui est disponible pour transférer les appels. De plus, les réunions ad hoc que le personnel n'avait pas prévues hier ne figurent pas sur sa liste Excel imprimée, ce qui rend le transfert d'appels cauchemardesque, car les personnes qui devraient être disponibles selon sa liste ne répondent pas au téléphone.

Épuisée, elle demande à Paul, l'informaticien, à la pause de midi, s'il n'y a pas vraiment un moyen plus facile de voir où sont les gens et qui est disponible. Il lui dit : "Pas que je sache, mais je vais vérifier s'il y a un outil d'un tiers qui ferait le travail".

Paul googles et trouve AgendaX, la "solution de calendrier de groupe basée sur le web pour Microsoft Exchange et Outlook". Il lance la démo en ligne et trouve la vue "qui est où", une vue qui ne montre que les réunions actuellement en place. "Wow, c'est exactement ce dont Cindy a besoin" pense-t-il. Un menu déroulant lui permet également de sélectionner des départements, pour n'afficher que les personnes dans les ventes par exemple, et une multitude d'autres vues comme les vues hebdomadaires et mensuelles est également disponible. Paul pense que toute l'entreprise pourrait bénéficier d'un outil comme AgendaX, parce qu'il est très simple de voir qui est disponible à quelle heure pour programmer les réunions. Il clique sur le filtre de la catégorie'Vacances' dans la vue annuelle et voit immédiatement le calendrier des vacances d'un département.

Deux semaines plus tard, AgendaX est en place à la maison d'édition. Il lit automatiquement les calendriers Outlook du personnel de l'entreprise et publie des aperçus faciles à lire lorsque les gens sont occupés ou à l'extérieur du bureau.
Cindy a mis à la poubelle ses feuilles de disponibilité Excel et compte maintenant sur la vue "Qui est où ? Elle voit en un coup d'œil qui est en réunion, malade, absent du bureau ou indisponible et peut transférer immédiatement les appels aux personnes disponibles.
Quand les gens sont malades, elle clique simplement sur le calendrier des utilisateurs dans AgendaX et lui réserve une journée entière, classée comme "malade", de sorte que tout le monde dans l'entreprise sait que cette personne n'est pas au bureau pour la journée. Elle peut même le faire sans avoir la permission d'écrire à tous les calendriers de l'entreprise. Grâce à AgendaX, l'événement toute la journée est synchronisé avec Outlook et les personnes qui n'utilisent pas AgendaX peuvent voir les informations libres/occupées modifiées lorsqu'elles planifient une réunion dans Outlook.

  • AgendaX apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :
  • Gagnez du temps en réservant des réunions.
  • Permet de localiser rapidement les employés à n'importe quel moment.
  • Permet d'utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, comme les salles de réunion.
  • Tire parti de l'investissement de l'organisation dans Outlook.
  • Aider l'équipe de travail et l'allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.

Planification de groupe avec AgendaX - Calendrier de l'équipe Outlook

AgendaX est un outil de planification de groupe qui permet aux utilisateurs d'Outlook qui organisent des employés, de voir où se trouvent les gens et quand ils seront disponibles. En même temps, il sert de calendrier d'équipe qui montre quand les membres de l'équipe peuvent être réservés pour une réunion ou une activité.

Les fonctionnalités incluent des vues d'équipe offrant à l'utilisateur une vue d'ensemble de nombreux calendriers, la gestion de plusieurs calendriers en une seule vue, la réservation des employés, des salles de réunion, des véhicules de l'entreprise ou d'autres ressources et la modification des rendez-vous.

AgendaX - le calendrier de l'équipe qu'Outlook n'a jamais été.

Les aperçus de groupe comprennent des vues quotidiennes, hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles qui montrent la disponibilité des membres de l'équipe. Les réunions catégorisées peuvent être filtrées pour n'afficher que les rendez-vous qui correspondent à des catégories spécifiques.

AgendaX est un calendrier de groupe qui gère de façon transparente plusieurs fuseaux horaires et permet d'avoir une vue d'ensemble de la disponibilité du personnel et de l'allocation des ressources. AgendaX intègre de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de tirer parti du calendrier Outlook, des attributs Active Directory et des vues Web pour vous offrir le portail de ressources d'entreprise par excellence.

Mieux encore, aucune installation client n'est nécessaire et rien n'est installé sur le serveur Exchange.

AgendaX supporte toutes les versions de serveur Exchange, ainsi que Exchange Online / Office 365.


AgendaX a rendu la gestion des ressources dans notre clinique beaucoup plus facile.

La planification des laboratoires, des salles de radiologie et des différents équipements médicaux de notre clinique était auparavant gérée à l'aide de tableaux Excel. Avant de pouvoir réserver la chambre souhaitée, vous deviez d'abord en faire la demande à l'administrateur. Il en va de même pour la réservation de matériel médical. Les tableaux de planification n'étaient visibles que par l'administrateur.

AgendaX permet une allocation ciblée des ressources en groupes (départements / équipes / appareils) selon des critères librement sélectionnables. Chaque utilisateur a jusqu'à 9 groupes personnels à sa disposition pour cartographier ses équipes. C'était un soulagement énorme pour tous les départements : l'administrateur Exchange n'avait plus besoin d'être appelé pour former des équipes/groupes.

La riche sélection d'aperçus et la navigation simple avec des vues de groupe simples jusqu'à des vues détaillées annuelles, mensuelles, hebdomadaires ou quotidiennes offrent maintenant à tous les employés l'information dont ils ont besoin en un coup d'œil :

Quand et quel employé, chambre ou appareil est disponible ?


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