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Déplacement d'une installation AgendaX existante vers Office 365

Bon nombre de nos clients migrent leur infrastructure Exchange existante vers le cloud. Microsoft Office 365 est l'option la plus couramment utilisée.

Mais que faut-il faire pour une installation AgendaX existante qui est configurée pour accéder aux serveurs Exchange sur place ?

Cela dépend en grande partie du fait que vous effectuez la transition vers Office 365 en une seule étape (batch) ou en plusieurs étapes au cours de semaines/mois. Si la transition se fait en un seul lot, vous n'aurez qu'à reconfigurer votre installation existante. Si vous avez plusieurs boîtes aux lettres à migrer et que cela prendra un certain temps, nous vous suggérons de configurer une deuxième instance d'AgendaX sur le même serveur. Cela permettra une transition en douceur et affichera à tout moment tous les calendriers des utilisateurs (tant sur site que dans les boîtes aux lettres migrées) dans les vues AgendaX.

Migration en un seul lot

Vous devrez désinstaller MAPI/CDO (Exchange Server MAPI), si installé, et installer un client Outlook 32bit (Outlook 2016 ou ultérieur) sur le serveur AgendaX. De plus, la boîte aux lettres AgendaX doit d'abord être migrée vers Office 365, avant de commencer à migrer les boîtes aux lettres des utilisateurs.

Assurez-vous également qu'un navigateur moderne est installé sur le serveur AgendaX, car il est nécessaire pour créer un profil Outlook qui se connecte à une boîte aux lettres Office 365.

Alors,

  • Connectez-vous au serveur AgendaX avec l'utilisateur AgendaX. Ceci est TRES important car les profils Outlook sont spécifiques à l'utilisateur.
  • Exécutez Regedit et assurez-vous qu'il n'y a pas de valeur appelée MapiHttpDisabled sous HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange ou que sa valeur est fixée à 0.
  • Ajoutez les clés suivantes dans le registre sous HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Identity

    EnableADAL (DWORD) 1
    DisableAADWAM (DWORD) 1
    DisableADALatopWAMOverride (DWORD) 1

    et sous HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode, ajoutez une valeur nommée AllowAutoDiscoverForNonOutlook et définissez sa valeur sur DWORD 1.

  • Outlook 2016 :
    • Assurez-vous que KB3115279 pour Office 2016 32bit (https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53200)
      est installé.
    • Ajoutez le paramètre suivant à AgentX.ini :
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Outlook 2019 / Office 365:
    • Ajoutez le paramètre suivant à AgentX.ini :
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Ensuite, créez le profil Outlook et assurez-vous que le mode Exchange Cache est désactivé dans le profil Outlook. Entrez le nom du profil Outlook (soit dans AgendaX Setup si vous configurez une nouvelle instance d'AgendaX ou dans AgendaXCfg.exe si AgendaX est déjà installé sous MSX Version / Outlook MAPI Client / Outlook Profile Name). Le nom standard du premier profil Outlook configuré est'Outlook'.
  • Lencez Outlook avec ce profil et assurez-vous que le profil fonctionne. Lorsque vous êtes invité à entrer un mot de passe, assurez-vous de cocher la case " Se souvenir du mot de passe ".
  • Enfin, fermez Outlook et redémarrez le service de mise à jour AgendaX.

Les permissions sur Office 365 doivent être définies un peu différemment que dans un environnement On Site Exchange. Sur Office 365, vous devrez définir les permissions au niveau du dossier :

Veuillez donner des droits de relecteur sur le haut des dossiers de la boîte aux lettres et de la boîte de réception, ainsi que des droits d'éditeur sur le dossier Calendrier.

Le script Powershell suivant, indépendant de la langue, le fera pour vous. Remplacez "agendax" sur la 4ème et 5ème ligne du script suivant par le nom de votre compte AgendaX O365 :

Connect-ExchangeOnline
foreach ($Mailbox in (Get-EXOMailbox -OrganizationalUnit abc -ResultSize Unlimited))
{
Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name)" -AccessRights Reviewer -User agendax
Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendrier" -AccessRights Editor -User agendax
}
Disconnect-ExchangeOnline

"-OrganizationalUnit abc" limite les utilisateurs à une OU spécifique (ici "abc").
Cela peut être omis si vous souhaitez accorder les autorisations à tous les utilisateurs de votre organisation.

Si vous souhaitez plutôt limiter les utilisateurs à ceux qui ont une adresse SMTP spécifique, vous pouvez utiliser le script suivant :

Connect-ExchangeOnline
foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | where-Object {($_.PrimarySMTPAddress -like "*@agendax.net")}))
{
Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name)" -AccessRights Reviewer -User agendax
Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendrier" -AccessRights Editor -User agendax
}
Disconnect-ExchangeOnline

Ou, si vous souhaitez limiter les utilisateurs aux membres d'une liste de distribution spécifique,
vous pouvez utiliser ce qui suit :

Connect-ExchangeOnline
foreach ($Mailbox in (Get-DistributionGroupMember -Identity "NameDerVerteilerliste" -ResultSize Unlimited))
{
Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name)" -AccessRights Reviewer -User agendax
Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendrier" -AccessRights Editor -User agendax
}
Disconnect-ExchangeOnline

Veuillez aussi consulter le document suivant: AgendaX Installation Guide V6.1

Migration au cours de plusieurs semaines / mois

Si le passage à Office 365 prend un certain temps et que vous migrez les boîtes aux lettres avec plusieurs lots, nous vous suggérons d'installer une deuxième instance d'AgendaX pendant la transition.

La première installation (existante) lira les boîtes aux lettres sur site et la seconde (nouvelle) lira les boîtes aux lettres migrées (O365).

Pendant la transition, vous verrez continuellement tous les calendriers des boîtes aux lettres dans l'application web AgendaX, ceux qui se trouvent encore sur site ainsi que ceux qui sont déjà migrés .

Installer une deuxième instance d'AgendaX sur le serveur AgendaX pour accéder aux boîtes aux lettres Office 365.

  • Créez un nouvel utilisateur AgendaX sur Office 365 (avec sa boîte aux lettres)
  • Copiez le dossier d'installation d'AgendaX dans un deuxième emplacement, par exemple AgendaXO365.
  • Installez le deuxième service à l'aide de l'outil de configuration multiservice AgendaX, utilitaire de configuration multiservice. Le compte de service que vous entrez sera le compte utilisé pour exécuter le service de mise à jour AgendaX. Ceci devrait idéalement être le nouvel utilisateur AgendaX sur Office 365. Si cela n'est pas possible, sélectionnez un utilisateur local avec des privilèges d'administration sur le serveur AgendaX.
  • Installer Outlook 2016 (ou ultérieur) sur le serveur AgendaX, s'il n'est pas déjà présent.
  • Assurez-vous également qu'un navigateur moderne est installé sur le serveur AgendaX, car il est nécessaire pour créer un profil Outlook qui se connecte à une boîte aux lettres Office 365.
  • Connectez-vous avec le nouvel utilisateur AgendaX (ou l'utilisateur local que vous avez spécifié lors de l'installation du 2ème service) sur le serveur AgendaX.
  • Définissez les indicateurs de registre appropriés pour la version d'Outlook utilisée et les paramètres AgentX.ini (page 6 du Guide d'installation: AgendaX Installation Guide)
  • Créez un profil Outlook avec cet utilisateur, accédant à sa boîte aux lettres sur O365 et désactivant le mode Exchange Cache dans le profil Outlook. Si un nom d'utilisateur / mot de passe vous est demandé, cochez l'option 'Se souvenir du mot de passe' avant d'entrer les informations. Notez le nom du profil Outlook que vous avez créé (par défaut : Outlook).
  • Exécutez la configuration AgendaX dans le dossier d'installation AgendaX O365 (AgendaXCfg.exe), cliquez sur MSX Version, sélectionnez Office 365 et entrez le nom du profil Outlook que vous avez créé, connecté avec l'utilisateur AgendaX O365 (ou l'utilisateur local).
  • Définissez les permissions sur les boîtes aux lettres des utilisateurs déjà migrés vers O365 avec le script Powershell suivant, Remplacez "agendax" sur la 4ème et 5ème ligne du script par le nom de votre compte AgendaX O365 :
    Connect-ExchangeOnline
    foreach ($Mailbox in (Get-EXOMailbox -OrganizationalUnit abc -ResultSize Unlimited))
    {
    Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name)" -AccessRights Reviewer -User agendax
    Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendrier" -AccessRights Editor -User agendax
    }
    Disconnect-ExchangeOnline
    
    "-OrganizationalUnit abc" limite les utilisateurs à une OU spécifique (ici "abc").
    Cela peut être omis si vous souhaitez accorder les autorisations à tous les utilisateurs de votre organisation.
    
    Si vous souhaitez plutôt limiter les utilisateurs à ceux qui ont une adresse SMTP spécifique, vous pouvez utiliser le script suivant :
    
    Connect-ExchangeOnline
    foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | where-Object {($_.PrimarySMTPAddress -like "*@agendax.net")}))
    {
    Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name)" -AccessRights Reviewer -User agendax
    Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendrier" -AccessRights Editor -User agendax
    }
    Disconnect-ExchangeOnline
    
    Ou, si vous souhaitez limiter les utilisateurs aux membres d'une liste de distribution spécifique,
    vous pouvez utiliser ce qui suit :
    
    Connect-ExchangeOnline
    foreach ($Mailbox in (Get-DistributionGroupMember -Identity "NameDerVerteilerliste" -ResultSize Unlimited))
    {
    Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name)" -AccessRights Reviewer -User agendax
    Add-MailboxFolderPermission -identity "$($Mailbox.Name):\Calendrier" -AccessRights Editor -User agendax
    }
    Disconnect-ExchangeOnline
  • Arrêter le service AgendaX Update Service de l'ancienne installation AgendaX.
  • Exécutez la configuration AgendaX de l'ancienne et de la nouvelle installation (AgendaXCfg.exe) et cochez l'option "Multiple services write to this database" et effacez les tables de la base de données (une seule fois) en cliquant sous Config / Drop tables.
  • Cliquez sur "Update" dans les deux Configurations AgendaX et "Oui" pour redémarrer les Services.
  • Vérifiez le journal des événements application à la recherche d'éventuels avertissements / erreurs. Chacun des services ajoutera des avertissements au journal des événements d'application pour les boîtes aux lettres qui ne sont pas sur leur système. C'est normal. L'installation sur site créera des avertissements pour les boîtes aux lettres O365 et l'installation O365 créera des avertissements pour les boîtes aux lettres sur site. Si vous recevez des avertissements sur l'installation d'O365 au sujet des boîtes aux lettres qui ne se trouvent pas dans le carnet d'adresses global et que ces boîtes aux lettres ont déjà été migrées vers O365, vous devrez les sélectionner à nouveau dans le carnet d'adresses dans les définitions de groupe AgendaX (AgendaXCfg.exe / Groups).
  • Une fois que les deux services de mise à jour AgendaX ont fini de scanner les boîtes aux lettres, vous verrez les calendriers des boîtes aux lettres sur site et O365 dans l'application web AgendaX.
  • Pendant que vous déplacez les utilisateurs des serveurs Exchange sur site vers O365, vous devrez réexécuter le script Powershell ci-dessus pour définir les permissions sur les boîtes aux lettres nouvellement déplacées.

Suppression de l'ancienne configuration AgendaX après que toutes les boîtes aux lettres ont été déplacées vers O365.

Lorsque toutes les boîtes aux lettres sont déplacées vers O365, vous pouvez désinstaller l'ancienne configuration AgendaX en suivant les étapes ci-dessous. Comme l'application web d'AgendaX fonctionne toujours sous votre ancienne installation AgendaX, vous devrez d'abord la déplacer à l'emplacement de la nouvelle installation (O365) :

  • Exécutez Internet Information Services (IIS) Manager, naviguez jusqu'à Sites / Site Web par défaut / AgendaX, cliquez sur "Basic settings" et changez l'emplacement du "Physical path" dans le dossier de votre nouvelle installation AgendaX O365.

Si vous avez effectué des changements de configuration sur la page d'administration AgendaX (dans l'application web AgendaX) depuis que vous avez installé l'installation O365 d'AgendaX, ou si vous avez apporté des changements au menu de groupe repliable dans le fichier multmenu.txt, copiez config.inc et multmenu.txt (tous deux situés dans le sous-dossier AGENDA de votre dossier d'installation AgendaX) de l'ancienne configuration à la configuration O365.

Pour désinstaller l'ancien AgendaX Setup, suivez les étapes ci-dessous :

  • Arrêter le service de mise à jour AgendaX de l'ancienne installation.
  • Fermez toutes les instances de MMC (Microsoft Management Console), par exemple Services, Event Viewer, etc.
  • Ouvrez une invite de commande et changez le dossier d'installation AgendaX de votre ancienne installation AgendaX, par exemple CD C:\Inetpub\AgendaX.
  • Entrez la commande suivante :
    AgendaXSrv.exe -u (ceci désinstallera le service de mise à jour AgendaX)
  • Supprimer l'ancien dossier d'installation d'AgendaX

L'étape finale est de dire au service AgendaX Update que les autres services n'utilisent plus la même base de données. Exécutez la Configuration AgendaX (AgendaXCfg.exe) dans votre nouveau dossier de configuration O365 et décochez l'option "Multiple services write to this database" et déposez les tables de base de données sous Config / Drop tables, puis cliquez sur "Update" et "Yes" pour redémarrer le service.


Commentaire de l'Institut for Safe Medication Practices, Huntingdon Valley, PA

«

Nous sommes très satisfaits d'AgendaX. Cela fonctionne très bien pour nous et nous l'utilisons quotidiennement pour la planification dans notre entreprise. Il est très facile à utiliser et à configurer, bien que j'ai des légers soucis après avoir commencé une migration des boîtes aux lettres Exchange vers une nouvelle banque d'information de boîtes aux lettres sur un autre serveur Exchange. Cependant, je suis sûr que je vais trouver la solution. Nous sommes en effet très satisfaits du produit et en tant qu'administrateur réseau, je dois dire que je suis également très satisfait de la facilité de sa gestion.

»

William R. Cunningham | Systems Administrator
Institute for Safe Medication Practices, Huntingdon Valley, PA


Commentaire de la base aérienne de Peterson

«

Nous avons essayé de multiples solutions pour partager les informations de calendrier entre de nombreux utilisateurs. En raison de notre exigence qu'un calendrier soit accessible dans plusieurs domaines, nous n'avons pu trouver une solution adéquate jusqu'à ce que nous ayons évalué AgendaX.
Nous avions besoin d'un accès sécurisé à plusieurs calendriers avec une interface utilisateur flexible. AgendaX s'est avéré très flexible, personnalisable et la solution la plus sûre pour nos besoins.

»

Brandon E. Lloyd | Web Administrator / Developer (bdSystems)
Peterson Air Force base, CO, USA


Commentaire d'Adelphi Group

«

Il y a 10 ans, je cherchais une solution de calendrier et j'ai trouvé AgendaX.
10 ans après avoir cherché une autre solution de calendrier, j'ai passé 2 jours à chercher, et je n'ai toujours rien trouvé qui se rapprochait d'AgendaX.

»

Mo Haq | Global IT Consultant
Adelphi Group, an Omnicom Group Inc Company


Commentaire de Glaxo Wellcome Switzerland

«

La planification de groupe est un besoin important dans notre entreprise. AgendaX permet à nos employés d‘accéder facilement à des données de calendrier sélectionnées sur l‘intranet, ce qui rend la planification du personnel et des ressources beaucoup plus efficace. Grâce à l‘interface web conviviale d‘AgendaX, l‘acceptation a été très bonne et aucune formation des employés n‘a été nécessaire.

»

Bruno Kneubuehler | Messaging Systems Manager
Glaxo Wellcome Switzerland


Commentaire de Clinphone Ltd

«

Nous sommes très satisfaits d‘AgendaX. Il fonctionne très bien pour nous et nous l‘utilisons comme une partie normale de la planification de l‘entreprise. Il est très facile à utiliser et à configurer, bien que j‘ai des problèmes avec le système après avoir commencé une migration des boîtes aux lettres Exchange vers un nouveau mailstore sur un autre serveur Exchange. Cependant, je suis sûr que je vais trouver un moyen afin de résoudre ce petit problème. Nous sommes en effet très satisfaits du produit et en tant qu‘administrateur réseau, je dois dire que je suis également très satisfait de la facilité de sa gestion.

»

Parminder Khosa | Systems Architect
Clinphone Ltd


AgendaX fait le bonheur à Paris

Paris, le 2 février 2020, je m'appelle Anne, je suis secrétaire de direction. En cette date je ne savais pas qu’un seul outil informatique tel qu’« AgendaX » aller changer et faciliter l’organisation de la société ou je travaille depuis 12 ans. Par ce beau matin le responsable du département informatique vient me voir pour me demander d’effectuer un planning sur Excel pour la gestion des réunions et des ressources pour les collaborateurs.

Trois semaines plus tard, malgré l’effort et la bonne présentation de mon planning il m’était impossible de savoir qui est où et surtout d’informer les collaborateurs où se trouvaient leurs collègues, alors je me suis dit qu’il me fallait un calendrier plus performant et sophistique pour la bonne gestion.

Donc, je suis allée sur Google j’ai tapé sur mon clavier, calendrier de groupe et bingo je suis tombée sur la société nommé Drollinger Technologies Sàrl spécialisée dans les calendriers de groupe avec Exchange, le bonheur et le soulagement m’a envahie à ce moment-là.

Une fois sur leur site web, j’ai pu réaliser que c’est exactement ce que notre entreprise avait besoin, le logiciel AgendaX, un calendrier qui vous montre en un clin d’œil qui est où et qui sera prochainement disponible. De plus, le logiciel permet la synchronisation des données du calendrier Outlook des collaborateurs, de ce fait il n’y a pas de besoin de gérer deux calendriers séparément, ce qui rend ce logiciel particulièrement utile et indispensable à notre bonne organisation.

De ce pas, je suis immédiatement allé voir le responsable du département informatique pour lui parler de ce fabuleux logiciel que j’ai était séduite.

Après avoir discuté longuement avec le responsable du département informatique, persuadé lui-même que ce logiciel pourrait faciliter l’organisation et la gestion de l’entreprise, il me proposa de contacter la société Drollinger Technologies Sàrl afin de leur demander une offre pour leur logiciel AgendaX.

Or, depuis que notre entreprise utilise AgendaX, nous n’avons jamais eu une organisation aussi facile, simple et précise, je peux à tout moment en un clin d’œil informer les collaborateurs où se trouvent leurs collègues, je peux réserver des salles de réunions, les ressources dont ils ont besoin, ils peuvent d’ailleurs eux même visualiser un ensemble de calendriers que cela soit, hebdomadaire, mensuel ou annuel, afin d’avoir une organisation la plus garantie.


Un calendrier de groupe qui stimule l'efficacité

Le Service est un service financé par le gouvernement britannique pour tous les jeunes âgés de 13 à 19 ans (jusqu'à 25 ans pour ceux qui ont des difficultés d'apprentissage ou un handicap). Il fournit des informations, des conseils et des orientations aux jeunes qui passent de l'éducation à plein temps à la formation continue, à la formation et à l'emploi. Les conseillers personnels du service sont une ressource vitale, offrant aide et soutien sur les nombreuses questions auxquelles les jeunes peuvent être confrontés, comme la santé, le logement, l'argent, l'éducation, la formation et l'emploi. La diversité des questions traitées et le degré d'accessibilité de l'offre (y compris les conversations téléphoniques et les réunions personnelles dans un large éventail d'endroits) signifiaient que le Service avait besoin d'un moyen efficace d'assurer une couverture complète de la disponibilité et de la localisation du personnel. Bien que le personnel du Service ait largement recours au calendrier Outlook pour gérer leurs agendas, il était difficile de voir qui était libre de prendre un appel particulier, d'identifier quand et où il serait préférable de contacter un collègue, ou d'établir quand quelqu'un d'autre avait une lacune dans son agenda afin d'organiser des réunions. Le responsable ICT du service a expliqué : "Le personnel de la réception, les collègues et les chefs d'équipe doivent examiner les calendriers Outlook de chacun à tour de rôle, ce qui prend beaucoup de temps. Nous avions besoin d'un meilleur moyen." Une recommandation d'un collègue a orienté le directeur des TIC dans la direction d'AgendaX.

Amélioration du calendrier Outlook

AgendaX extrait les informations de calendrier Outlook stockées par Microsoft Exchange Server et les rend disponibles sur l'intranet de l'entreprise sous la forme d'une série de pages Web qui peuvent être adaptées pour refléter les modèles de style d'entreprise. Les utilisateurs bénéficient d'une mise à jour consolidée des informations de localisation de leurs collègues via des vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de type " planificateur ". Les 250 membres du personnel du Service utilisent désormais AgendaX. Selon le responsable ICT " Maintenant, n'importe qui, et pas seulement le personnel d'accueil, peut voir immédiatement qui se trouve dans l'un des nombreux sites éloignés d'où notre service est fourni, qui assiste aux réunions et qui est en congé ou malade. Cela a été une véritable aubaine pour notre efficacité et a amélioré notre niveau de service à la clientèle. Un avantage particulier a été qu'AgendaX fournit un guide très utile sur le personnel qui se trouve simplement au bureau, pour des raisons de santé et de sécurité".

Comment ça marche

AgendaX fonctionne en conjonction avec Outlook, publiant automatiquement les heures libres/occupées de tous les calendriers des utilisateurs sous la forme d'une série de pages Web personnalisables accessibles via l'intranet de l'entreprise. Une vue'Qui est où?' donne un instantané de la situation de chacun avec ses coordonnées. Les vues hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et même annuelles montrent un aperçu consolidé du style'wall planner' des réunions, vacances, jours de congé de maladie, etc. Les utilisateurs peuvent approfondir les détails selon les besoins et créer leurs propres groupes de collègues pour les visualiser en une seule fois.

Gestion des ressources non humaines !

En plus de montrer la disponibilité des personnes, AgendaX peut être utilisé pour décrire la disponibilité d'autres ressources de l'entreprise telles que les salles de conférence et l'équipement de présentation. Sur un site du Service, il est utilisé pour contrôler l'attribution du nombre limité de places de stationnement disponibles ! De nombreuses organisations utilisent AgendaX pour soutenir leurs opérations commerciales et maximiser leur investissement à la fois dans leur environnement Exchange et leurs ressources humaines.

Travailler avec AgendaX

"Nous avons choisi AgendaX après une courte période d'évaluation. L'installation a été relativement facile, mais nous avons dû porter une attention particulière au manuel, d'autant plus que nous voulions maximiser notre compréhension des diverses améliorations disponibles au-delà du partage de base des calendriers, comme la modification des mises en page par défaut et des schémas de couleurs. Nous avons vraiment trouvé ce soutien très utile et nous attendons avec impatience d'adapter AgendaX à notre organisation ", conclut le directeur des TIC.

Principaux avantages

AgendaX fournit un moyen simple et concis de voir l'ensemble des informations de localisation de l'entreprise dans une seule vue. Cela apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :

  • Gagnez du temps en réservant et en planifiant des réunions dans un calendrier de groupe en ayant une vue d'ensemble de la disponibilité.
  • Vous pouvez créer et gérer des groupes de calendriers.
  • Gérer et créer un ensemble de calendriers que vous souhaitez afficher conjointement.
  • Vous pouvez créer un groupe de calendriers afin de voir les plannings combinés en un coup d’œil
  • Permet de localiser rapidement les employés et les planifiés à n'importe quel moment.
  • Permet d'utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, comme les salles de réunion.
  • Tire parti de l'investissement de l'organisation dans Outlook.
  • Aider l'équipe de travail et l'allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.

AgendaX Services

AgendaX offre aux organisations un service hautement personnalisable qui fonctionne de façon transparente avec Exchange Outlook Calendar pour fournir un service avancé de calendrier d'équipe basé sur le Web. Les caractéristiques incluent :

  • Vues multiples, y compris point dans le temps, hebdomadaire, mensuel, bimensuel, bimensuel et toute l'année.
  • Personnalisable pour refléter l'identité de l'entreprise et les besoins de l'entreprise.
  • Groupes définis par l'utilisateur - les administrateurs n'ont pas besoin de définir des groupes ad hoc.
  • Possibilité de rechercher par texte toutes les entrées du calendrier.
  • Affiche les propriétés Outlook requises (kilométrage, facturation, etc.), y compris les champs Outlook définis par l'utilisateur.
  • Affiche en option téléphone, fax, mobile, département, photo, photo, etc. pour chaque utilisateur.
  • Capacité de supprimer les réunions marquées comme étant " privées ".
  • Permet de demander des réunions via le web sans Outlook, avec la possibilité de limiter les réservations au temps libre, de faire de la localisation un champ obligatoire, etc.
  • Fournit une vue consolidée sur plusieurs serveurs et emplacements Exchange.

Définition des groupes AgendaX

Vous pouvez configurer un nombre illimité de groupes individuels composés de listes de distribution Exchange et d'utilisateurs individuels. Les membres de ces groupes sont les utilisateurs dont les calendriers seront affichés par l'application web AgendaX. Les utilisateurs qui ne font pas partie d'un groupe ne seront pas scannés et ne seront donc pas disponibles dans les vues AgendaX. Les groupes que vous définissez dans la Configuration AgendaX sont des groupes définis par l'Administrateur et seront disponibles pour tous les utilisateurs AgendaX. Si vous ne voulez pas que tous les groupes définis par l'administrateur soient accessibles à tous les utilisateurs, vous pouvez activer la fonction "Group membership required to view group" pour n'afficher que les groupes dont l'utilisateur AgendaX actuellement connecté est membre.

Vous pouvez également configurer différentes installations d'AgendaX pour séparer les groupes d'utilisateurs, s'ils ne sont pas autorisés à voir les données des autres. Les installations séparées peuvent être sécurisées avec des permissions NTFS ou des répertoires virtuels.

Chaque utilisateur AgendaX a également la possibilité de définir jusqu'à 9 groupes personnels qui ne sont disponibles que pour lui. Les groupes personnels sont définis dans l'interface web AgendaX.


AgendaX - la planification de groupe en toute simplicité !

AgendaX vous offre de la clarté dans la planification de vos données de calendrier Outlook, de sorte que vous obtenez toujours une réponse rapide à la question : Qui est où ?

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Quel que soit votre rôle dans votre entreprise, vous bénéficierez immédiatement d'une efficacité accrue dans l'ensemble de l'entreprise.

AgendaX permet aux utilisateurs de créer et de maintenir leurs propres vues pour refléter les membres de l'équipe et les collègues sur les projets en cours - sans avoir besoin de l'intervention de l'administrateur Exchange.

Promouvoir l'efficacité avec des vues d'ensemble du groupe et améliorer le service à la clientèle en voyant d'un coup d'œil quels employés et ressources sont disponibles ou sont sur le point de l'être.

agendax-rationalises-multiple-site-and-time-zone-views

AgendaX est extrêmement flexible et peut s'intégrer à travers plusieurs pays et différentes langues : dans une infrastructure mondiale à serveurs multiples, AgendaX gérera de manière transparente plusieurs fuseaux horaires et permettra d'avoir une vision globale de la disponibilité du personnel et de l'allocation des ressources.

AgendaX a une grande variété de fonctions.

agendax-user-specific-views-and-statistics

Des vues et des statistiques spécifiques à l'utilisateur peuvent être créées facilement en quelques clics.

agendax-designed-for-microsoft-exchange-server-and-exchange-online-office-365

AgendaX a été conçu spécifiquement pour répondre aux exigences des environnements Microsoft Exchange et est compatible avec toutes les versions d'Exchange Server.

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AgendaX est installé sur votre serveur IIS et ne nécessite aucun composant installé sur votre serveur Exchange.

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Grâce à l'interface utilisateur basée sur le Web, aucune installation client n'est nécessaire.

 

Comment fonctionne AgendaX ?

how-agendax-works-1

Le service AgendaX Update Service extrait les données de calendrier des boîtes aux lettres souhaitées à intervalles configurables de Microsoft Exchange et de

how-agendax-works-2

l'inscrit dans une base de données centrale AgendaX.

how-agendax-works-3

Microsoft Internet Information Server publie ces données sous forme de pages HTML dynamiques dans des synthèses graphiques sur votre Intranet ou Extranet.

AgendaX inclut une variété de vues différentes, y compris un instantané "Qui est où", particulièrement utile pour les réceptionnistes, puisqu'il affiche exactement ce que le personnel fait actuellement à un moment précis. Ceci donne une vue d'ensemble de la disponibilité actuelle dans l'ensemble de l'entreprise.

La vue hebdomadaire montre les réunions sous forme de barres couvrant la période de rendez-vous.
La disponibilité est indiquée en utilisant différentes couleurs (libre, provisoire, occupé, occupé, hors du bureau) ou catégories.

Cliquer sur un filtre de statut ou de catégorie réduit les réunions affichées à celles qui correspondent aux critères sélectionnés.

Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les réunions en survolant les barres.

La fonction de recherche plein texte intégrée vous aide à trouver facilement des réunions.

Vous pouvez facilement créer des vues propres à l'utilisateur, comme par exemple, un calendrier mensuel des jours fériés.

Des résumés encore plus détaillés, avec les sujets, les lieux et les participants directement montrés, ne posent aucun problème pour AgendaX.

Chaque vue offre des fonctions de navigation qui vous permettent de sélectionner les dates que vous souhaitez consulter.

AgendaX dispose de groupes définis par l'administrateur et de groupes personnels, dans lesquels chaque employé peut définir ses propres groupes de personnes qui sont importantes pour lui.

 

Les données de l'Active Directory comme le département et les numéros de téléphone sont accessibles en cliquant sur le nom d'utilisateur.

Les rendez-vous peuvent être créés rapidement et facilement directement dans AgendaX. En option, AgendaX peut sélectionner automatiquement les membres du groupe actuellement affiché en tant que participants.

Des fonctions statistiques utiles sont disponibles dans AgendaX.

Les rendez-vous avec le même sujet peuvent être analysés statistiquement. Vous pouvez également appliquer le filtre de votre choix. L'utilisation des employés est automatiquement calculée.

Comme vous pouvez le constater, AgendaX est très polyvalent, augmente l'efficacité et simplifie grandement la planification de groupe.

AgendaX - Calendrier de groupe en toute simplicité !


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