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mai 2018

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Un calendrier de groupe qui stimule l'efficacité

Le Service est un service financé par le gouvernement britannique pour tous les jeunes âgés de 13 à 19 ans (jusqu'à 25 ans pour ceux qui ont des difficultés d'apprentissage ou un handicap). Il fournit des informations, des conseils et des orientations aux jeunes qui passent de l'éducation à plein temps à la formation continue, à la formation et à l'emploi. Les conseillers personnels du service sont une ressource vitale, offrant aide et soutien sur les nombreuses questions auxquelles les jeunes peuvent être confrontés, comme la santé, le logement, l'argent, l'éducation, la formation et l'emploi. La diversité des questions traitées et le degré d'accessibilité de l'offre (y compris les conversations téléphoniques et les réunions personnelles dans un large éventail d'endroits) signifiaient que le Service avait besoin d'un moyen efficace d'assurer une couverture complète de la disponibilité et de la localisation du personnel. Bien que le personnel du Service ait largement recours au calendrier Outlook pour gérer leurs agendas, il était difficile de voir qui était libre de prendre un appel particulier, d'identifier quand et où il serait préférable de contacter un collègue, ou d'établir quand quelqu'un d'autre avait une lacune dans son agenda afin d'organiser des réunions. Le responsable ICT du service a expliqué : "Le personnel de la réception, les collègues et les chefs d'équipe doivent examiner les calendriers Outlook de chacun à tour de rôle, ce qui prend beaucoup de temps. Nous avions besoin d'un meilleur moyen." Une recommandation d'un collègue a orienté le directeur des TIC dans la direction d'AgendaX.

Amélioration du calendrier Outlook

AgendaX extrait les informations de calendrier Outlook stockées par Microsoft Exchange Server et les rend disponibles sur l'intranet de l'entreprise sous la forme d'une série de pages Web qui peuvent être adaptées pour refléter les modèles de style d'entreprise. Les utilisateurs bénéficient d'une mise à jour consolidée des informations de localisation de leurs collègues via des vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles de type " planificateur ". Les 250 membres du personnel du Service utilisent désormais AgendaX. Selon le responsable ICT " Maintenant, n'importe qui, et pas seulement le personnel d'accueil, peut voir immédiatement qui se trouve dans l'un des nombreux sites éloignés d'où notre service est fourni, qui assiste aux réunions et qui est en congé ou malade. Cela a été une véritable aubaine pour notre efficacité et a amélioré notre niveau de service à la clientèle. Un avantage particulier a été qu'AgendaX fournit un guide très utile sur le personnel qui se trouve simplement au bureau, pour des raisons de santé et de sécurité".

Comment ça marche

AgendaX fonctionne en conjonction avec Outlook, publiant automatiquement les heures libres/occupées de tous les calendriers des utilisateurs sous la forme d'une série de pages Web personnalisables accessibles via l'intranet de l'entreprise. Une vue'Qui est où?' donne un instantané de la situation de chacun avec ses coordonnées. Les vues hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et même annuelles montrent un aperçu consolidé du style'wall planner' des réunions, vacances, jours de congé de maladie, etc. Les utilisateurs peuvent approfondir les détails selon les besoins et créer leurs propres groupes de collègues pour les visualiser en une seule fois.

Gestion des ressources non humaines !

En plus de montrer la disponibilité des personnes, AgendaX peut être utilisé pour décrire la disponibilité d'autres ressources de l'entreprise telles que les salles de conférence et l'équipement de présentation. Sur un site du Service, il est utilisé pour contrôler l'attribution du nombre limité de places de stationnement disponibles ! De nombreuses organisations utilisent AgendaX pour soutenir leurs opérations commerciales et maximiser leur investissement à la fois dans leur environnement Exchange et leurs ressources humaines.

Travailler avec AgendaX

"Nous avons choisi AgendaX après une courte période d'évaluation. L'installation a été relativement facile, mais nous avons dû porter une attention particulière au manuel, d'autant plus que nous voulions maximiser notre compréhension des diverses améliorations disponibles au-delà du partage de base des calendriers, comme la modification des mises en page par défaut et des schémas de couleurs. Nous avons vraiment trouvé ce soutien très utile et nous attendons avec impatience d'adapter AgendaX à notre organisation ", conclut le directeur des TIC.

Principaux avantages

AgendaX fournit un moyen simple et concis de voir l'ensemble des informations de localisation de l'entreprise dans une seule vue. Cela apporte de nombreux avantages aux organisations, notamment :

  • Gagnez du temps en réservant et en planifiant des réunions dans un calendrier de groupe en ayant une vue d'ensemble de la disponibilité.
  • Vous pouvez créer et gérer des groupes de calendriers.
  • Gérer et créer un ensemble de calendriers que vous souhaitez afficher conjointement.
  • Vous pouvez créer un groupe de calendriers afin de voir les plannings combinés en un coup d’œil
  • Permet de localiser rapidement les employés et les planifiés à n'importe quel moment.
  • Permet d'utiliser plus efficacement les ressources coûteuses, comme les salles de réunion.
  • Tire parti de l'investissement de l'organisation dans Outlook.
  • Aider l'équipe de travail et l'allocation des ressources pour améliorer le service à la clientèle.

AgendaX Services

AgendaX offre aux organisations un service hautement personnalisable qui fonctionne de façon transparente avec Exchange Outlook Calendar pour fournir un service avancé de calendrier d'équipe basé sur le Web. Les caractéristiques incluent :

  • Vues multiples, y compris point dans le temps, hebdomadaire, mensuel, bimensuel, bimensuel et toute l'année.
  • Personnalisable pour refléter l'identité de l'entreprise et les besoins de l'entreprise.
  • Groupes définis par l'utilisateur - les administrateurs n'ont pas besoin de définir des groupes ad hoc.
  • Possibilité de rechercher par texte toutes les entrées du calendrier.
  • Affiche les propriétés Outlook requises (kilométrage, facturation, etc.), y compris les champs Outlook définis par l'utilisateur.
  • Affiche en option téléphone, fax, mobile, département, photo, photo, etc. pour chaque utilisateur.
  • Capacité de supprimer les réunions marquées comme étant " privées ".
  • Permet de demander des réunions via le web sans Outlook, avec la possibilité de limiter les réservations au temps libre, de faire de la localisation un champ obligatoire, etc.
  • Fournit une vue consolidée sur plusieurs serveurs et emplacements Exchange.

Définition des groupes AgendaX

Vous pouvez configurer un nombre illimité de groupes individuels composés de listes de distribution Exchange et d'utilisateurs individuels. Les membres de ces groupes sont les utilisateurs dont les calendriers seront affichés par l'application web AgendaX. Les utilisateurs qui ne font pas partie d'un groupe ne seront pas scannés et ne seront donc pas disponibles dans les vues AgendaX. Les groupes que vous définissez dans la Configuration AgendaX sont des groupes définis par l'Administrateur et seront disponibles pour tous les utilisateurs AgendaX. Si vous ne voulez pas que tous les groupes définis par l'administrateur soient accessibles à tous les utilisateurs, vous pouvez activer la fonction "Group membership required to view group" pour n'afficher que les groupes dont l'utilisateur AgendaX actuellement connecté est membre.

Vous pouvez également configurer différentes installations d'AgendaX pour séparer les groupes d'utilisateurs, s'ils ne sont pas autorisés à voir les données des autres. Les installations séparées peuvent être sécurisées avec des permissions NTFS ou des répertoires virtuels.

Chaque utilisateur AgendaX a également la possibilité de définir jusqu'à 9 groupes personnels qui ne sont disponibles que pour lui. Les groupes personnels sont définis dans l'interface web AgendaX.


AgendaX - la planification de groupe en toute simplicité !

AgendaX vous offre de la clarté dans la planification de vos données de calendrier Outlook, de sorte que vous obtenez toujours une réponse rapide à la question : Qui est où ?

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Quel que soit votre rôle dans votre entreprise, vous bénéficierez immédiatement d'une efficacité accrue dans l'ensemble de l'entreprise.

AgendaX permet aux utilisateurs de créer et de maintenir leurs propres vues pour refléter les membres de l'équipe et les collègues sur les projets en cours - sans avoir besoin de l'intervention de l'administrateur Exchange.

Promouvoir l'efficacité avec des vues d'ensemble du groupe et améliorer le service à la clientèle en voyant d'un coup d'œil quels employés et ressources sont disponibles ou sont sur le point de l'être.

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AgendaX est extrêmement flexible et peut s'intégrer à travers plusieurs pays et différentes langues : dans une infrastructure mondiale à serveurs multiples, AgendaX gérera de manière transparente plusieurs fuseaux horaires et permettra d'avoir une vision globale de la disponibilité du personnel et de l'allocation des ressources.

AgendaX a une grande variété de fonctions.

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Des vues et des statistiques spécifiques à l'utilisateur peuvent être créées facilement en quelques clics.

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AgendaX a été conçu spécifiquement pour répondre aux exigences des environnements Microsoft Exchange et est compatible avec toutes les versions d'Exchange Server.

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AgendaX est installé sur votre serveur IIS et ne nécessite aucun composant installé sur votre serveur Exchange.

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Grâce à l'interface utilisateur basée sur le Web, aucune installation client n'est nécessaire.

 

Comment fonctionne AgendaX ?

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Le service AgendaX Update Service extrait les données de calendrier des boîtes aux lettres souhaitées à intervalles configurables de Microsoft Exchange et de

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l'inscrit dans une base de données centrale AgendaX.

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Microsoft Internet Information Server publie ces données sous forme de pages HTML dynamiques dans des synthèses graphiques sur votre Intranet ou Extranet.

AgendaX inclut une variété de vues différentes, y compris un instantané "Qui est où", particulièrement utile pour les réceptionnistes, puisqu'il affiche exactement ce que le personnel fait actuellement à un moment précis. Ceci donne une vue d'ensemble de la disponibilité actuelle dans l'ensemble de l'entreprise.

La vue hebdomadaire montre les réunions sous forme de barres couvrant la période de rendez-vous.
La disponibilité est indiquée en utilisant différentes couleurs (libre, provisoire, occupé, occupé, hors du bureau) ou catégories.

Cliquer sur un filtre de statut ou de catégorie réduit les réunions affichées à celles qui correspondent aux critères sélectionnés.

Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les réunions en survolant les barres.

La fonction de recherche plein texte intégrée vous aide à trouver facilement des réunions.

Vous pouvez facilement créer des vues propres à l'utilisateur, comme par exemple, un calendrier mensuel des jours fériés.

Des résumés encore plus détaillés, avec les sujets, les lieux et les participants directement montrés, ne posent aucun problème pour AgendaX.

Chaque vue offre des fonctions de navigation qui vous permettent de sélectionner les dates que vous souhaitez consulter.

AgendaX dispose de groupes définis par l'administrateur et de groupes personnels, dans lesquels chaque employé peut définir ses propres groupes de personnes qui sont importantes pour lui.

 

Les données de l'Active Directory comme le département et les numéros de téléphone sont accessibles en cliquant sur le nom d'utilisateur.

Les rendez-vous peuvent être créés rapidement et facilement directement dans AgendaX. En option, AgendaX peut sélectionner automatiquement les membres du groupe actuellement affiché en tant que participants.

Des fonctions statistiques utiles sont disponibles dans AgendaX.

Les rendez-vous avec le même sujet peuvent être analysés statistiquement. Vous pouvez également appliquer le filtre de votre choix. L'utilisation des employés est automatiquement calculée.

Comme vous pouvez le constater, AgendaX est très polyvalent, augmente l'efficacité et simplifie grandement la planification de groupe.

AgendaX - Calendrier de groupe en toute simplicité !


Comment le calendrier de groupe AgendaX améliore l'efficacité.

AgendaX vous donne un aperçu de plusieurs calendriers et vous permet de planifier des réunions à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau. Les vues peuvent refléter les membres actuels de l'équipe de projet, les groupes de départements, les emplacements ou des entreprises entières. Même des vues à travers différentes entreprises sont possibles.
AgendaX est un logiciel de calendrier basé sur le Web qui améliore l'efficacité de la planification au sein de votre organisation et se synchronise dans les deux sens avec les calendriers Microsoft Exchange et Office 365.

AgendaX - le calendrier de groupe Exchange populaire pour Microsoft Exchange et Office 365.

AgendaX aide à améliorer l'efficacité de votre entreprise en fournissant des statistiques sur la façon dont les employés passent leur temps, comment les salles de réunion et autres équipements sont utilisés. Par exemple, un gestionnaire de projet peut déterminer combien d'heures ont été consacrées à un projet spécifique. Il est donc facile de planifier des projets similaires à l'avenir.

Le chef de service peut avoir besoin d'imprimer un aperçu de l'horaire de vacances de ses collègues ou de déterminer combien d'heures de travail ont été consacrées au soutien à la clientèle, aux réunions, aux visites de clients, etc.

L'opérateur téléphonique / réceptionniste doit savoir qui est libre et qui est occupé pour transférer les appels de manière efficace. Grâce à la vue "Who is Where" d'AgendaX, ces informations sont récupérées en un minimum de temps, le client se sent bienvenu et efficacement servi.

Les représentants de la clientèle ont besoin d'un moyen facile et efficace de savoir quel technicien peut rendre visite à un client et de prendre rendez-vous directement dans son calendrier.

Il existe de nombreux autres exemples de la façon dont AgendaX peut améliorer l'efficacité dans tous les secteurs de votre organisation.

Caractéristiques et avantages :

  • Promouvoir l'efficacité avec des vues d'ensemble du groupe et améliorer le service à la clientèle en voyant d'un coup d'œil quels employés et ressources sont disponibles ou sont sur le point de l'être.
  • Le riche ensemble de vues, y compris un instantané " qui est où ", ainsi que des vues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles pour des individus ou des groupes d'utilisateurs vous donnent l'information dont vous avez besoin d'un coup d'œil. Vous n'aurez jamais besoin d'ouvrir les calendriers d'autres personnes ou de vérifier leur disponibilité pour planifier une réunion.
  • En quelques clics de souris, vous pouvez envoyer des invitations aux participants requis.
  • L'affectation dynamique des utilisateurs à des groupes (départements/équipes) soulage dans une large mesure les administrateurs Exchange. Vous pouvez, par exemple, utiliser les listes de distribution Exchange pour former des groupes AgendaX.
  • AgendaX est très flexible, prend en charge de nombreuses langues (allemand, anglais, français, italien, danois, norvégien, suédois, néerlandais et polonais) et rationalise de multiples organisations, sites et fuseaux horaires.
  • AgendaX garde les entrées de calendrier privées privées..
  • AgendaX a une grande variété de fonctions et de filtres, tout en gardant l'interface simple. Des vues spécifiques à l'utilisateur (par ex. vacances, cours, congés de maladie) et des statistiques peuvent être créées facilement.
  • Fonctions statistiques utiles : Les rendez-vous avec le même sujet peuvent être analysés statistiquement. L'utilisation des employés est automatiquement calculée.
  • Chaque vue AgendaX peut être exportée vers Excel (csv).

Paramètres d'autorisation indépendants de la langue pour AgendaX sur Exchange Server 2013, 2016, 2019, Office 365

Les permissions qui doivent être définies pour le compte AgendaX sur Exchange Server 2013, 2016, 2019 et Office 365 sont des permissions au niveau des dossiers Outlook.

Puisque les noms de dossiers dans Outlook diffèrent selon la langue utilisée lorsque la boîte aux lettres est ouverte pour la première fois avec Outlook, vous devez savoir quel employé utilise quelle langue pour attribuer les permissions aux bons dossiers. En plus de cela, vous devez savoir comment s'appellent les dossiers dans ces langues.

Si vous avez des boîtes aux lettres dans plusieurs langues dans votre entreprise, vous pouvez facilement définir les permissions requises pour le compte AgendaX en utilisant le script suivant, qui fonctionne pour toutes les langues.

Veuillez vous assurer de remplacer "agendax" sur la 3ème ligne par le nom de votre compte AgendaX :

foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
{
  $AgendaXAccount = "agendax"

  $InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
  $InboxName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
  $CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
  $CalendarName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"

  Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"

  $AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
  $AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
  $AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1

  If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
  If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
  If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
}

Il suffit de copier et coller le script ci-dessus dans Powershell. Il attribuera des droits d'évaluateur en haut de la boîte aux lettres et de la boîte de réception, ainsi que des droits d'éditeur sur le dossier Calendrier.

Si vous ne voulez pas attribuer ces droits sur toutes les boîtes aux lettres de votre organisation, mais plutôt les limiter à une unité organisationnelle par exemple, vous pouvez modifier l'instruction Get-Mailbox sur la première ligne en ajoutant -OrganizationalUnit avec le nom de l'unité organisationnelle dans laquelle vous souhaitez attribuer les permissions.


Déplacement d'une installation AgendaX existante vers Office 365

Bon nombre de nos clients migrent leur infrastructure Exchange existante vers le cloud. Microsoft Office 365 est l'option la plus couramment utilisée.

Mais que faut-il faire pour une installation AgendaX existante qui est configurée pour accéder aux serveurs Exchange sur place ?

Cela dépend en grande partie du fait que vous effectuez la transition vers Office 365 en une seule étape (batch) ou en plusieurs étapes au cours de semaines/mois. Si la transition se fait en un seul lot, vous n'aurez qu'à reconfigurer votre installation existante. Si vous avez plusieurs boîtes aux lettres à migrer et que cela prendra un certain temps, nous vous suggérons de configurer une deuxième instance d'AgendaX sur le même serveur. Cela permettra une transition en douceur et affichera à tout moment tous les calendriers des utilisateurs (tant sur site que dans les boîtes aux lettres migrées) dans les vues AgendaX.

Migration en un seul lot

Vous devrez désinstaller MAPI/CDO (Exchange Server MAPI), si installé, et installer un client Outlook 32bit (Outlook 2013 ou ultérieur) sur le serveur AgendaX. De plus, la boîte aux lettres AgendaX doit d'abord être migrée vers Office 365, avant de commencer à migrer les boîtes aux lettres des utilisateurs..

Alors,

  • Connectez-vous au serveur AgendaX avec l'utilisateur AgendaX. Ceci est TRES important car les profils Outlook sont spécifiques à l'utilisateur.
  • Exécutez Regedit et assurez-vous qu'il n'y a pas de valeur appelée MapiHttpDisabled sous
  • HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange ou que sa valeur est fixée à 0.
  • Outlook 2013 :
    • Lancez Regedit, allez à HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Office\15.0\Outlook\Cached Mode
      et ajoutez une valeur appelée AllowAutoDiscoverForNonOutlook et mettez sa valeur à DWORD 1.
    • Assurez-vous que KB3114941 pour Office 2013 32bit (https://support.microsoft.com/en-us/kb/3114941)
      est installé.
    • Ajoutez le paramètre suivant à AgentX.ini :
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Outlook 2016 :
    • Lancez Regedit, allez à HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Office\16.0\Outlook\Cached Mode et ajouter une valeur
      appelée AllowAutoDiscoverForNonOutlook et mettez sa valeur à DWORD 1.
    • Assurez-vous que KB3115279 pour Office 2016 32bit (https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53200)
      est installé.
    • Ajoutez le paramètre suivant à AgentX.ini :
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Outlook 2019 / Office 365:
    • Lancez Regedit, allez à HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\Office\16.0\Outlook\Cached Mode et ajouter une valeur
      appelée AllowAutoDiscoverForNonOutlook et mettez sa valeur à DWORD 1.
    • Ajoutez le paramètre suivant à AgentX.ini :
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Ensuite, créez le profil Outlook et assurez-vous que le mode Exchange Cache est désactivé dans le profil Outlook. Entrez le nom du profil Outlook (soit dans AgendaX Setup si vous configurez une nouvelle instance d'AgendaX ou dans AgendaXCfg.exe si AgendaX est déjà installé sous MSX Version / Outlook MAPI Client / Outlook Profile Name). Le nom standard du premier profil Outlook configuré est'Outlook'.
  • Lencez Outlook avec ce profil et assurez-vous que le profil fonctionne. Lorsque vous êtes invité à entrer un mot de passe, assurez-vous de cocher la case " Se souvenir du mot de passe ".
  • Enfin, fermez Outlook et redémarrez le service de mise à jour AgendaX.

Les permissions sur Office 365 doivent être définies un peu différemment que dans un environnement On Site Exchange. Sur Office 365, vous devrez définir les permissions au niveau du dossier :

Veuillez donner des droits de relecteur sur le haut des dossiers de la boîte aux lettres et de la boîte de réception, ainsi que des droits d'éditeur sur le dossier Calendrier.

Le script Powershell suivant, indépendant de la langue, le fera pour vous. Vous devrez d'abord lancer une session Powershell à distance avec O365, en utilisant les commandes Get-Credential, New-PSSession et Import-PSSession. Remplacez "agendax" sur la 3ème ligne du script suivant par le nom de votre compte AgendaX O365 :

foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
{
  $AgendaXAccount = "agendax"

  $InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
  $InboxName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
  $CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
  $CalendarName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"

  Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"

  $AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
  $AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
  $AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1

  If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
  If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
  If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
}

Please see also the following document: AgendaX Installation Guide V6.0

Migration au cours de plusieurs semaines / mois

Si le passage à Office 365 prend un certain temps et que vous migrez les boîtes aux lettres avec plusieurs lots, nous vous suggérons d'installer une deuxième instance d'AgendaX pendant la transition.

La première installation (existante) lira les boîtes aux lettres sur site et la seconde (nouvelle) lira les boîtes aux lettres migrées (O365).

Pendant la transition, vous verrez continuellement tous les calendriers des boîtes aux lettres dans l'application web AgendaX, ceux qui se trouvent encore sur site ainsi que ceux qui sont déjà migrés .

Installer une deuxième instance d'AgendaX sur le serveur AgendaX pour accéder aux boîtes aux lettres Office 365.

  • Créer un nouvel utilisateur AgendaX sur Office 365 (y compris la boîte aux lettres)
  • Copiez le dossier d'installation d'AgendaX dans un deuxième emplacement, par exemple AgendaXO365.
  • Installez le deuxième service à l'aide de l'outil de configuration multiservice AgendaX, utilitaire de configuration multiservice. Le compte de service que vous entrez sera le compte utilisé pour exécuter le service de mise à jour AgendaX. Ceci devrait idéalement être le nouvel utilisateur AgendaX sur Office 365. Si cela n'est pas possible, sélectionnez un utilisateur local avec des privilèges d'administration sur le serveur AgendaX.
  • Installer Outlook 2013 ou 2016 sur le serveur AgendaX, s'il n'est pas déjà présent.
  • Connectez-vous avec le nouvel utilisateur AgendaX (ou l'utilisateur local que vous avez spécifié lors de l'installation du second service) sur le serveur AgendaX.
  • Définissez les indicateurs de registre appropriés pour la version d'Outlook utilisée et les paramètres AgentX.ini (page 6 du Guide d'installation: AgendaX Installation Guide)
  • Créez un profil Outlook avec cet utilisateur, accédant à sa boîte aux lettres sur O365 et désactivant le mode Exchange Cache dans le profil Outlook. Si un nom d'utilisateur / mot de passe vous est demandé, cochez l'option'Se souvenir du mot de passe' avant d'entrer les informations d'identification. Notez le nom du profil Outlook que vous avez créé (par défaut : Outlook).
  • Exécutez la configuration AgendaX dans l'installation AgendaX O365 (AgendaXCfg.exe), cliquez sur Version MSX, sélectionnez Office 365 et entrez le nom du profil Outlook que vous avez créé, connecté avec l'utilisateur AgendaX O365 (ou l'utilisateur local).
  • Définissez les permissions du dossier Mailbox pour les utilisateurs déjà migrés vers O365 avec le script Powershell suivant, indépendant de la langue. Vous devrez d'abord lancer une session Powershell à distance avec O365, en utilisant les commandes Get-Credential, New-PSSession et Import-PSSession. Remplacez "agendax" sur la 3ème ligne du script suivant par le nom de votre compte AgendaX O365 :
    foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
    {
      $AgendaXAccount = "agendax"
    
      $InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
      $InboxName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
      $CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
      $CalendarName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"
    
      Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"
    
      $AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
      $AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
      $AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
    
      If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
      If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
      If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
    }
  • Arrêter le service de mise à jour AgendaX de l'ancienne installation AgendaX.
  • Exécutez l'AgendaX Configuration de l'ancienne et de la nouvelle installation (AgendaXCfg.exe) et cochez l'option "Plusieurs services écrivent dans cette base de données" et déposez les tables de la base de données (une seule fois) sous Config / Drop tables.
  • Cliquez sur "Update" dans les deux Configurations AgendaX et "Yes" pour redémarrer les Services.
  • Vérifiez le journal des événements de l'application Windows à la recherche d'éventuels avertissements / erreurs. Chacun des services ajoutera des avertissements au journal des événements d'application pour les boîtes aux lettres qui ne sont pas sur leur système. C'est normal. L'installation sur site créera des avertissements pour les boîtes aux lettres O365 et l'installation O365 créera des avertissements pour les boîtes aux lettres sur site. Si vous recevez des avertissements sur l'installation d'O365 au sujet des boîtes aux lettres qui ne se trouvent pas dans le carnet d'adresses global et que ces boîtes aux lettres ont déjà été migrées vers O365, vous devrez les sélectionner à nouveau dans le carnet d'adresses dans les définitions de groupe AgendaX (AgendaXCfg.exe / Groups).
  • Une fois que les deux services de mise à jour AgendaX ont fini de scanner les boîtes aux lettres, vous verrez les calendriers des boîtes aux lettres sur site et O365 dans l'application web AgendaX.
  • Pendant que vous déplacez les utilisateurs des serveurs Exchange sur site vers O365, vous devrez réexécuter le script Powershell ci-dessus pour définir les permissions sur les boîtes aux lettres nouvellement déplacées.

Suppression de l'ancienne configuration AgendaX après que toutes les boîtes aux lettres ont été déplacées vers O365.

Lorsque toutes les boîtes aux lettres sont déplacées vers O365, vous pouvez désinstaller l'ancienne configuration AgendaX en suivant les étapes ci-dessous. Comme l'application web d'AgendaX fonctionne toujours sous votre ancienne installation AgendaX, vous devrez d'abord la déplacer à l'emplacement de la nouvelle installation (O365) :

  • Exécutez Internet Information Services (IIS) Manager, naviguez jusqu'à Sites / Site Web par défaut / AgendaX, cliquez sur "Basic settings" et changez l'emplacement du "Physical path" dans le dossier de votre nouvelle installation AgendaX O365.

Si vous avez effectué des changements de configuration sur la page d'administration AgendaX (dans l'application web AgendaX) depuis que vous avez installé l'installation O365 d'AgendaX, ou si vous avez apporté des changements au menu de groupe repliable dans le fichier multmenu.txt, copiez config.inc et multmenu.txt (tous deux situés dans le sous-dossier AGENDA de votre dossier d'installation AgendaX) de l'ancienne configuration à la configuration O365.

Pour désinstaller l'ancien AgendaX Setup, suivez les étapes ci-dessous :

  • Arrêter le service de mise à jour AgendaX de l'ancienne installation.
  • Fermez toutes les instances de MMC (Microsoft Management Console), par exemple Services, Event Viewer, etc.
  • Ouvrez une invite de commande et changez le dossier d'installation AgendaX de votre ancienne installation AgendaX, par exemple CD C:\Inetpub\AgendaX.
  • Entrez la commande suivante :
    AgendaXSrv.exe -u (ceci désinstallera le service de mise à jour AgendaX)
  • Supprimer l'ancien dossier d'installation d'AgendaX

L'étape finale est de dire au service AgendaX Update que les autres services n'utilisent plus la même base de données. Exécutez la Configuration AgendaX (AgendaXCfg.exe) dans votre nouveau dossier de configuration O365 et décochez l'option "Multiple services write to this database" et déposez les tables de base de données sous Config / Drop tables, puis cliquez sur "Update" et "Yes" pour redémarrer le service.


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