Casos de utilidad

El Servicio es un servicio financiado por el gobierno del Reino Unido para todos los jóvenes de 13 a 19 años de edad (hasta 25 para aquellos con dificultades o discapacidades de aprendizaje). Proporciona información, asesoramiento y orientación a medida que los jóvenes realizan la transición de la educación a tiempo completo a la educación superior, la formación y el empleo.

Los Asesores Personales en el servicio son un recurso vital, ofreciendo ayuda y apoyo en las muchas cuestiones a las que los jóvenes pueden tener que hacer frente, como la salud, la vivienda, el dinero, la educación, la formación y el empleo.

La diversidad de las cuestiones tratadas, combinada con el grado de accesibilidad que se ofrece (incluidas las conversaciones telefónicas y las reuniones personales en una amplia gama de lugares) significaba que el Servicio necesitaba una manera eficiente de asegurar una cobertura completa de la disponibilidad y el paradero del personal.

Aunque el personal del Servicio hace un uso extensivo del calendario de Outlook para gestionar sus agendas, era difícil ver quién estaba libre para tomar una llamada en particular, identificar cuándo o dónde sería mejor ponerse en contacto con un colega, o establecer cuándo alguien tenía un hueco en su agenda para organizar reuniones.

El Director de TIC del Servicio explicó: "El personal de recepción, los compañeros de trabajo y los directores de equipo tendrían que revisar los calendarios de Outlook de cada persona, lo que consumía mucho tiempo. Necesitábamos una forma mejor".

Una recomendación de un colega apuntó al Director de TIC en la dirección de AgendaX.

Mejora del calendario de Outlook

AgendaX extrae la información de calendario de Outlook almacenada por Microsoft Exchange Server y la pone a disposición en la intranet de la empresa en forma de una serie de páginas web que pueden adaptarse para reflejar las plantillas de estilo corporativo.

Los usuarios se benefician de una actualización consolidada del paradero de sus compañeros de trabajo a través de vistas diarias, semanales y mensuales "al estilo del planificador".
Los 250 miembros del personal del Servicio utilizan ahora AgendaX. Ahora cualquier persona, no sólo el personal de recepción, puede ver inmediatamente quién está en cualquiera de los muchos lugares remotos desde los que se presta nuestro servicio, quién asiste a las reuniones y quién está de baja o enfermo. Esto ha sido una gran ayuda para nuestra eficiencia y ha mejorado nuestro nivel de servicio a los clientes. Un beneficio particular ha sido que AgendaX proporciona una guía muy útil en cuanto a qué personal está simplemente en la oficina, para propósitos de Salud y Seguridad".

Cómo Funciona

AgendaX trabaja en conjunto con Outlook, publicando automáticamente los tiempos libres/ocupados de los calendarios de todos los usuarios como una serie de páginas web personalizables a las que se puede acceder a través de la intranet corporativa. La vista "Quién es dónde" ofrece una instantánea de dónde están todos junto con sus datos de contacto. Las vistas semanales, mensuales, trimestrales e incluso anuales muestran una visión general consolidada al estilo del "planificador de pared" de las reuniones, los días festivos, los días de descanso por enfermedad, etc. Los usuarios pueden profundizar en los detalles según sea necesario y crear sus propios grupos de compañeros de trabajo para verlos de inmediato.

Gestión de recursos no humanos!

Además de mostrar la disponibilidad de personas, AgendaX puede utilizarse para representar la disponibilidad de otros recursos corporativos como salas de conferencias y equipos de presentación. En un sitio del Servicio, se utiliza para controlar la asignación del número limitado de plazas de aparcamiento disponibles!

Muchas organizaciones utilizan AgendaX para apoyar sus operaciones comerciales y maximizar su inversión tanto en su entorno de Exchange como en sus recursos humanos.

Trabajar con AgendaX

"Seleccionamos AgendaX tras un breve periodo de evaluación. La instalación fue relativamente fácil, pero tuvimos que prestar mucha atención al manual, especialmente porque queríamos maximizar nuestra comprensión de las diversas mejoras disponibles más allá de la compartición básica de calendarios, como el cambio de diseños predeterminados y esquemas de color. Realmente hemos encontrado el apoyo muy útil y estamos deseosos de seguir adaptando AgendaX a nuestra organización", concluye el Director de TIC.

Beneficios Principales

AgendaX ofrece una forma sencilla y concisa de ver el paradero de toda la empresa en una sola vista.

Esto trae muchos beneficios a las organizaciones, incluyendo:

• Ahorre tiempo reservando y programando reuniones en un calendario de grupo con una visión general de la disponibilidad.
• Se pueden crear y actualizar grupos de calendarios.
  Gestione y cree un conjunto de calendarios que desee que se muestren juntos.
• Puede crear un grupo de calendario para ver los horarios combinados de un vistazo
• Localice rápidamente a los empleados en cualquier momento.
• Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
• Ayuda a utilizar recursos costosos, como salas de reuniones, de manera más eficiente.
• Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
• Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.

Servicios AgendaX

AgendaX ofrece a las organizaciones un servicio altamente personalizable que funciona a la perfección con Exchange Outlook Calendar para proporcionar un servicio avanzado de calendario en equipo basado en la web.

Las características incluyen:

• Múltiples vistas, incluyendo punto en el tiempo, semanal, mensual, bimestral y todo el año.
• Personalizable para reflejar la identidad corporativa y las necesidades del negocio.
• Grupos definidos por el usuario - no es necesario que los administradores definan grupos ad-hoc.
• Capacidad para buscar por texto en todas las entradas del calendario.
• Muestra las propiedades necesarias de Outlook (kilometraje, facturación, etc.), incluidos los campos de Outlook definidos por el usuario.
• Opcionalmente muestra el teléfono, fax, móvil, departamento, foto, foto, etc. para cada usuario.
• Posibilidad de suprimir las reuniones marcadas como "privadas".
• Permite solicitar reuniones a través de la web sin Outlook, con la opción de restringir las reservas sólo al tiempo libre, hacer de la ubicación un campo obligatorio, etc.
• Proporciona una vista consolidada de varios servidores y ubicaciones de Exchange.

El Director de Información, una de las principales empresas de TI del Reino Unido con una importante experiencia en la implementación de aplicaciones empresariales, de gestión de datos y de TI de alto rendimiento, da su opinión sobre AgendaX..:

"La organización eficiente de los recursos es la clave para mantener el mejor servicio posible para nuestros clientes. Esto significa que dependemos en gran medida de funciones de calendario como la reserva de reuniones de equipo, la consultoría y la formación.

Antes de migrar a Microsoft Exchange, nuestra empresa disponía de un servicio de calendario en línea que era fácil de gestionar para los particulares, pero que dificultaba la visualización de los "movimientos" de toda la empresa. Faltaba el resumen de todos los calendarios web.

Después de buscar en Google en "Outlook Group Calendar", encontramos rápidamente el calendario del equipo "AgendaX" y lo descargamos como versión de prueba. Como usuarios, sólo queríamos trabajar rápidamente con la nueva herramienta y AgendaX se comportó sorprendentemente bien. Mientras tanto, AgendaX se ha convertido en una parte importante de nuestra empresa. Consideramos que AgendaX es estable, fiable, fácil de gestionar y fácil de controlar.

Este calendario de grupo es efectivo y cumple sus promesas.

La organización de laboratorios, salas de rayos X y una gran variedad de equipos médicos de la clínica se gestionaban hasta el momento mediante tablas Excel. Antes de que pudiera reservar la habitación deseada debía enviar primero una solicitud al administrador. Sucedía lo mismo con las reservas de los equipos médicos. Las tablas de planificación únicamente estaban disponibles para el administrador.

Con AgendaX, la precisa asignación de recursos en grupos (departamentos / equipos / unidades) de acuerdo con criterios de libre configuración es posible. Cada usuario dispone de hasta 9 grupos personales para crear su equipo. Fue un gran alivio para todos los departamentos: Ya no se deberá consultar al administrador de Exchange la formación de equipos /grupos.

La amplia gama de perspectivas y la fácil navegación, desde simples grupos hasta detalladas vistas anuales, mensuales , semanales o diarias, ofrecen a todos los empleados la información que necesitan de un vistazo :

¿Cuándo y qué empleado, habitación o dispositivo está disponible?

Lunes, 9 a.m., Nueva York, en una editorial, las líneas telefónicas se están volviendo locas. Cindy, una operadora telefónica de la editorial, está estresada. La novela recién publicada de uno de sus autores más vendidos mantiene a los vendedores de libros de todo el mundo llamando y pidiendo más.

Es invierno, el 15% del personal de ventas está enfermo, otros están ocupados en reuniones. Cindy sigue revisando su lista impresa de Excel que preparó anoche antes de salir de casa. Una lista que muestra quién asiste a las reuniones a qué hora hoy, quién está enfermo, etc. La preparación de la lista le llevó más de 45 minutos anoche, revisando todos los calendarios de Outlook.

Mónica la está llamando por la línea 4: "Hola Cindy, lo siento, pero no puedo ir a trabajar hoy, he tenido fiebre alta toda la noche y apenas puedo hablar." "Ok, se lo haré saber a tu manager", dice Cindy, "mejórate pronto, siento que todas mis líneas están sonando". Cuelga y tacha a Mónica por el día de su lista.

Tener que hablar con los clientes por teléfono y al mismo tiempo seguir revisando el reloj, su lista de Excel, para ver quién está disponible para transferir llamadas es muy estresante e ineficiente. Además, las reuniones ad-hoc que el personal no planificó ayer no aparecen en su lista impresa de Excel, lo que convierte la transferencia de llamadas en una pesadilla, ya que las personas que deberían estar disponibles de acuerdo con su lista no contestan el teléfono.

Agotada, le pregunta a Paul, el informático, a la hora del almuerzo si realmente no hay una manera más fácil de ver dónde está la gente y quién está disponible. Él le dice "No que yo sepa, pero voy a comprobar si hay una herramienta de terceros que haría el trabajo".

Paul busca en Google y encuentra AgendaX, la "solución de calendario de grupo basada en web para Microsoft Exchange y Outlook". Lanza la demostración en línea y encuentra la vista de "quién es dónde", una vista que muestra sólo las reuniones actualmente en curso. "Wow, eso es exactamente lo que Cindy necesita", piensa. Un menú desplegable le permite también seleccionar departamentos, para mostrar sólo personas en Ventas por ejemplo, y una gran cantidad de otras vistas como vistas semanales y mensuales también están disponibles. Paul piensa que toda la compañía se podría beneficiar de una herramienta como AgendaX, porque hace que sea muy sencillo ver quién está disponible a qué hora para programar las reuniones. Hace clic en el filtro de la categoría'Vacaciones' en la vista anual e inmediatamente ve un calendario de vacaciones de un departamento.

Dos semanas después, AgendaX está en marcha en la editorial. Lee automáticamente los calendarios de Outlook del personal de la empresa y publica resúmenes fáciles de leer de cuando la gente está ocupada o fuera de la oficina.
Cindy ha destrozado sus hojas de disponibilidad de Excel y ahora confía en la vista "Who is Where? Ella ve de un vistazo quién está en una reunión, enfermo, fuera de la oficina, o de otra manera no disponible y puede transferir llamadas inmediatamente a las personas que están disponibles.
Cuando la gente llama para decir que está enferma, simplemente hace clic en el calendario de usuarios de AgendaX y le reserva un evento de todo el día, clasificado como "Enfermo", para que todos en la compañía sepan que esa persona no está en la oficina durante el día. Incluso puede hacer esto sin tener permiso de escritura en todos los calendarios de la empresa. Gracias a AgendaX, el evento de todo el día se sincroniza con Outlook y también las personas que no utilizan AgendaX pueden ver la información cambiada de libre/ocupado cuando programan una reunión en Outlook.

• AgendaX trae muchos beneficios a las organizaciones, incluyendo:
• Ahorra tiempo en la reserva de reuniones.
• Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
• Ayuda a utilizar recursos costosos, como salas de reuniones, de manera más eficiente.
• Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
• Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.