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AgendaX hace feliz a París

París, 2 de febrero de 2015, me Anne secretaria ejecutiva. En esa fecha no sabía que una sola herramienta informática como "AgendaX" cambiaría y facilitaría la organización de la empresa en la que he trabajado durante 12 años. Esta hermosa mañana el jefe del departamento de TI vino a verme para pedirme que hiciera una planificación en Excel para la gestión de reuniones y recursos para los empleados.

Tres semanas después, a pesar del esfuerzo y la buena presentación de mi planificación me fue imposible saber quién está dónde y sobre todo informar a los colaboradores dónde estaban sus colegas, entonces me dije que necesitaba un calendario más potente y sofisticado para la buena gestión.

Así que fui a Google, escribí en mi teclado, calendario de grupo y bingo y me encontré con la empresa Drollinger Technologies Sàrl especializada en calendarios de grupo con Exchange, la felicidad y el alivio me invadió en ese momento.

Una vez en su sitio web, me di cuenta de que esto es exactamente lo que nuestra empresa necesitaba, el software AgendaX, un calendario que le muestra de un vistazo quién está donde y quién estará disponible pronto. Además, el software permite la sincronización de los datos de calendario de Outlook de los colaboradores, por lo que no hay necesidad de gestionar dos calendarios por separado, lo que hace que este software sea especialmente útil e indispensable para nuestra buena organización.

Desde ese paso, inmediatamente fui a ver al jefe del departamento de TI para contarle sobre este famoso y fabuloso software que me sedujo.

Después de haber discutido largamente con el responsable del departamento informático, convencido de que este software podía facilitar la organización y la gestión de la empresa, me ofreció que me pusiera en contacto con Drollinger Technologies Sàrl para pedirle una oferta para su software AgendaX.

Ahora, desde que nuestra empresa utiliza AgendaX, nunca hemos tenido una organización tan fácil, sencilla y precisa, puedo en cualquier momento y en un abrir y cerrar de ojos informar a los empleados dónde están sus colegas, puedo reservar salas de reuniones, los recursos que necesitan, incluso pueden ver un conjunto de calendarios ya sea semanal, mensual o anual, con el fin de tener la organización más garantizada.


Configuración de permisos independiente del idioma para AgendaX en Exchange Server 2013, 2016, Office 365

Los permisos que deben configurarse para la cuenta de AgendaX en Exchange Server 2013, 2016 y Office 365 son permisos a nivel de carpeta de Outlook.

Dado que los nombres de las carpetas de Outlook difieren según el idioma utilizado al abrir el buzón de correo por primera vez con Outlook, deberá saber qué empleado utiliza qué idioma para asignar permisos a las carpetas correctas. Además de eso, tendrías que saber cómo se llaman las carpetas en estos idiomas.

Si tiene buzones de correo en varios idiomas en su empresa, puede configurar fácilmente los permisos necesarios para la cuenta AgendaX utilizando el siguiente script, que funciona en todos los idiomas.

Por favor, asegúrese de reemplazar "agendax" en la tercera línea con el nombre de su cuenta AgendaX:

 

foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
{
$AgendaXAccount = "agendax"

$InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
$InboxName = "$($Mailbox.Name)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
$CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
$CalendarName = "$($Mailbox.Name)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"

Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"

$AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.Name -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
$AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
$AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1

If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.Name -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
}

Simplemente copie y pegue el script anterior en Powershell. Asignará derechos de Revisor en la parte superior del buzón de correo y la Bandeja de entrada, así como derechos de Editor en la carpeta Calendario.

Si no desea asignar estos derechos a todos los buzones de correo de su organización, pero prefiere limitarlos a una unidad organizativa, por ejemplo, puede modificar la instrucción Get-Mailbox en la primera línea añadiendo -OrganizationalUnit con el nombre de la unidad organizativa en la que desea asignar permisos.


Traslado de una instalación de AgendaX existente a Office 365

Muchos de nuestros clientes están migrando su infraestructura Exchange existente a la nube. Microsoft Office 365 es la opción más utilizada.

Pero, ¿qué hay que hacer con una instalación AgendaX existente que esté configurada para acceder a los servidores de Exchange locales?

Esto depende en gran medida de si realiza la transición a Office 365 en un solo paso (batch) o en varios pasos a lo largo de semanas / meses. Si la transición se realiza en un lote, sólo necesitará reconfigurar su instalación existente. Si tiene muchos buzones de correo para migrar y esto le llevará un tiempo, le sugerimos que configure una segunda instancia de AgendaX en el mismo servidor. Esto permitirá una transición sin problemas y mostrará en cualquier momento todos los calendarios de los usuarios (tanto los buzones de correo locales como los migrados) en las vistas de AgendaX.

 

Migración en un lote

Deberá desinstalar MAPI/CDO (Exchange Server MAPI), si está instalado, e instalar un cliente de 32 bits de Outlook (Outlook 2013 o posterior) en el servidor de AgendaX. Además, el buzón de correo de AgendaX debe migrarse primero a Office 365 antes de iniciar la migración de los buzones de correo de los usuarios.

Entonces,

  • Inicie sesión en el servidor de AgendaX con el usuario de AgendaX. Esto es MUY importante porque los perfiles de Outlook son específicos para cada usuario.
  • Ejecute Regedit y asegúrese de que no hay ningún valor llamado MapiHttpDisabled bajo
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange o que su valor sea 0.
  • Outlook 2010:
    no se necesita hacer nada especial
  • Outlook 2013:
    • Ejecute Regedit, vaya a  HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Cached Mode
      y agregue un valor llamado AllowAutoDiscoverForNonOutlook y establezca su valor en DWORD 1.
    • Asegúrese de que KB3114941 para Office 2013 32bit (https://support.microsoft.com/en-us/kb/3114941)
      está instalado.
    • Añada el siguiente parámetro a AgentX.ini:
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Outlook 2016:
    Ejecute Regedit, vaya a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode y agregar un
    llamado AllowAutoDiscoverForNonOutlook y establezca su valor en DWORD 1.
  • A continuación, cree el perfil de Outlook y asegúrese de que el modo de caché de Exchange está desactivado en el perfil de Outlook. Introduzca el nombre del perfil de Outlook (ya sea en Configuración de AgendaX si está configurando una nueva instancia de AgendaX o en AgendaXCfg.exe si AgendaX ya está instalado en Versión MSX / Cliente MAPI de Outlook / Nombre del perfil de Outlook). El nombre estándar para el primer perfil de Outlook que está configurado es'Outlook'.
  • Inicie Outlook con ese perfil y asegúrese de que el perfil funciona. Cuando se le pida una contraseña, asegúrese de marcar la casilla de verificación "Recordar contraseña".
  • Por último, cierre Outlook y reinicie el servicio de actualización de AgendaX.

Los permisos de Office 365 deben configurarse de forma un poco diferente que en un entorno de On Site Exchange. En Office 365, tendrá que establecer permisos a nivel de carpeta:

Otorgue al usuario de AgendaX derechos de Revisor en la parte superior del buzón de correo y en la bandeja de entrada, así como derechos de Editor en las carpetas de Calendario.

El siguiente script Powershell independiente del idioma hará esto por usted. Primero deberá iniciar una sesión remota de Powershell con O365, utilizando los comandos Get-Credential, New-PSSession e Import-PSSession. Sustituya "agendax" en la tercera línea del siguiente script por el nombre de su cuenta O365 AgendaX:

foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
{
$AgendaXAccount = "agendax"

$InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
$InboxName = "$($Mailbox.Name)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
$CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
$CalendarName = "$($Mailbox.Name)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"

Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"

$AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.Name -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
$AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
$AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1

If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.Name -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
}

Por favor vea también el siguiente documento: Guía de instalación de AgendaX V6.0

 

Migración en el transcurso de varias semanas / meses

Si la migración a Office 365 lleva algún tiempo y se migran buzones de correo con varios lotes, le sugerimos que instale una segunda instancia de AgendaX durante la transición.

La primera instancia (existente) leerá los buzones de correo locales y la segunda (nueva) leerá los buzones de correo migrados (O365).

Durante la transición, seguirá viendo todos los calendarios de los buzones de correo locales y migrados en la aplicación web AgendaX.

 

Instalación de un segundo programa de instalación de AgendaX en el servidor de AgendaX para acceder a los buzones de correo de O365

  • Crear un nuevo usuario de AgendaX en Office 365 (incluido el buzón de correo)
  • Copiar la carpeta de instalación de AgendaX en una segunda ubicación, p. ej. AgendaXO365
  • Instale el segundo servicio con la herramienta de configuración multiservicio AgendaX multi service configuration utility. La cuenta de servicio que introduzca será la cuenta que se utilizará para ejecutar el Servicio de actualización de AgendaX. Este debería ser idealmente el nuevo usuario de AgendaX en Office 365. Si esto no es posible, seleccione un usuario local con privilegios de administrador en el servidor de AgendaX.
  • Instalar Outlook 2013 o 2016 en el servidor de AgendaX, si no está ya presente
  • Inicie sesión con el nuevo usuario de AgendaX (o el usuario local que especificó al instalar el segundo servicio) en el servidor de AgendaX.
  • Establecer los indicadores de registro adecuados para la versión de Outlook utilizada y la configuración de AgentX.ini (página 6 de la Guía de instalación:: Guía de instalación de AgendaX)
  • Cree un perfil de Outlook con este usuario, acceda a su buzón de correo en O365 y deshabilite el modo de caché de Exchange en el perfil de Outlook. Si se le pide un nombre de usuario / contraseña, marque la opción'Recordar contraseña' antes de introducir las credenciales. Tenga en cuenta el nombre del perfil de Outlook que ha creado (predeterminado: Outlook)
  • Ejecute la configuración de AgendaX en la instalación de AgendaX O365 (AgendaXCfg.exe), haga clic en MSX Version, seleccione Office 365 e introduzca el nombre del perfil de Outlook que ha creado, iniciado sesión con el usuario de O365 AgendaX (o el usuario local).
  • Configure los permisos de la carpeta Buzón de correo para los usuarios que ya han migrado a O365 con el siguiente script Powershell independiente del idioma. Primero deberá iniciar una sesión remota de Powershell con O365, utilizando los comandos Get-Credential, New-PSSession e Import-PSSession. Sustituya "agendax" en la tercera línea del siguiente script por el nombre de su cuenta O365 AgendaX:

foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
{
$AgendaXAccount = "agendax"

$InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
$InboxName = "$($Mailbox.Name)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
$CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
$CalendarName = "$($Mailbox.Name)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"

Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"

$AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.Name -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
$AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
$AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1

If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.Name -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
}

  • Detener el servicio de actualización de AgendaX de la antigua instalación de AgendaX
  • Ejecute la Configuración AgendaX tanto de la instalación antigua como de la nueva (AgendaXCfg.exe) y marque la opción "Multiple services write to this database" (Múltiples servicios escriben en esta base de datos) y deje caer las tablas de la base de datos (sólo una vez) bajo Config / Drop tables (Config / Drop tables).
  • Haga clic en "Actualizar" en ambas configuraciones de AgendaX y en "Sí" para reiniciar los servicios.
  • Compruebe el Registro de eventos de aplicaciones de Windows para ver si hay posibles advertencias o errores. Cada uno de los servicios añadirá advertencias al registro de eventos de la aplicación para los buzones de correo que no estén en su sistema. Esto es normal. La configuración local creará avisos para los buzones de correo O365 y la configuración O365 creará avisos para los buzones de correo locales. Si en la instalación de O365 aparecen advertencias sobre buzones de correo que no se encuentran en la libreta de direcciones global y estos buzones ya han sido migrados a O365, deberá volver a seleccionarlos de la libreta de direcciones en las definiciones de grupos de AgendaX (AgendaXCfg.exe / Grupos).
  • Después de que ambos servicios de actualización de AgendaX hayan terminado de escanear a través de los buzones de correo, verá los calendarios de buzones de correo locales y O365 en la aplicación web de AgendaX.
  • Mientras traslada usuarios de los servidores Exchange locales a O365, deberá volver a ejecutar el script Powershell anterior para establecer permisos en los buzones de correo recién trasladados.

 

Eliminación de la antigua configuración de AgendaX después de que todos los buzones de correo se hayan movido a O365

Cuando todos los buzones de correo se mueven a O365, puede desinstalar la antigua configuración de AgendaX siguiendo los pasos que se indican a continuación. Como la aplicación web de AgendaX todavía se está ejecutando bajo su antigua configuración de AgendaX, primero tendrá que moverla a la ubicación de la nueva instalación (O365):

  • Ejecute Internet Information Services (IIS) Manager, navegue a Sites / Default Web Site / AgendaX, haga clic en "Basic settings" y cambie la ubicación de la "Physical path" a la carpeta de su nueva instalación de AgendaX O365.

Si ha realizado algún cambio de configuración en la página Administración de AgendaX (en la aplicación web AgendaX) desde que instaló la instalación de AgendaX en el O365, o si ha realizado cambios en el menú de grupo plegable en el archivo multmenu.txt, copie config.inc y multmenu.txt (ambos se encuentran en la subcarpeta AGENDA de la carpeta de instalación de AgendaX) desde la configuración anterior a la configuración de O365.

 

Para desinstalar la configuración de AgendaX antigua, siga los pasos que se indican a continuación:

  • Detener el servicio de actualización AgendaX de la instalación antigua
  • Cierre todas las instancias de MMC (Microsoft Management Console), por ejemplo, Servicios, Visor de eventos
  • Abra un símbolo del sistema y cambie a la carpeta de instalación de AgendaX de su antigua instalación de AgendaX, por ejemplo, CD C:\Inetpub\AgendaX
  • Introduzca el siguiente comando:
    AgendaXSrv.exe -u (esto desinstalará el servicio de actualización de AgendaX)
  • Eliminar la antigua carpeta de instalación de AgendaX

El paso final es decirle al servicio de actualización de AgendaX que ya no hay otros servicios que utilicen la misma base de datos. Ejecute la Configuración de AgendaX (AgendaXCfg.exe) en su nueva carpeta de configuración del O365 y desmarque la opción "Multiple services write to this database" (Múltiples servicios escriben en esta base de datos) y suelte las tablas de la base de datos bajo Config / Drop tables (Config / Drop tables), luego haga clic en "Update" (Actualizar) y "Yes" (Sí) para reiniciar el servicio.


Soporte de zonas horarias

Para empresas con sedes en diferentes zonas horarias la organización de reuniones de grupo no son del todo fáciles. La hora local respectiva primero debe ser calculada laboriosamente para, por ejemplo convocar una conferencia telefónica. AgendaX escanea los servidores de Exchange a través de múltiples zonas horarias y muestra todas las citas en la zona horaria local del usuario. A pesar de que haya empleados de viaje los nombramientos del equipo se pueden consultar fácilmente (sin cálculo de cambio de zona horaria) para ver si los compañeros están trabajando en la oficina o se encuentran en reuniones. Los usuarios pueden configurar fácilmente su hora local actual en las configuraciones personales.


La opinión de nuestros clientes sobre AgendaX

El Director de Información, una de las principales empresas de TI del Reino Unido con una importante experiencia en la implementación de aplicaciones empresariales, de gestión de datos y de TI de alto rendimiento, da su opinión sobre AgendaX..:

"La organización eficiente de los recursos es la clave para mantener el mejor servicio posible para nuestros clientes. Esto significa que dependemos en gran medida de funciones de calendario como la reserva de reuniones de equipo, la consultoría y la formación.

Antes de migrar a Microsoft Exchange, nuestra empresa disponía de un servicio de calendario en línea que era fácil de gestionar para los particulares, pero que dificultaba la visualización de los "movimientos" de toda la empresa. Faltaba el resumen de todos los calendarios web.

Después de buscar en Google en "Outlook Group Calendar", encontramos rápidamente el calendario del equipo "AgendaX" y lo descargamos como versión de prueba. Como usuarios, sólo queríamos trabajar rápidamente con la nueva herramienta y AgendaX se comportó sorprendentemente bien. Mientras tanto, AgendaX se ha convertido en una parte importante de nuestra empresa. Consideramos que AgendaX es estable, fiable, fácil de gestionar y fácil de controlar.

Este calendario de grupo es efectivo y cumple sus promesas.


Agendax ha facilitado enormemente la gestión de recursos en la clínica

La organización de laboratorios, salas de rayos X y una gran variedad de equipos médicos de la clínica se gestionaban hasta el momento mediante tablas Excel. Antes de que pudiera reservar la habitación deseada debía enviar primero una solicitud al administrador. Sucedía lo mismo con las reservas de los equipos médicos. Las tablas de planificación únicamente estaban disponibles para el administrador.

Con AgendaX, la precisa asignación de recursos en grupos (departamentos / equipos / unidades) de acuerdo con criterios de libre configuración es posible. Cada usuario dispone de hasta 9 grupos personales para crear su equipo. Fue un gran alivio para todos los departamentos: Ya no se deberá consultar al administrador de Exchange la formación de equipos /grupos.

La amplia gama de perspectivas y la fácil navegación, desde simples grupos hasta detalladas vistas anuales, mensuales , semanales o diarias, ofrecen a todos los empleados la información que necesitan de un vistazo :

¿Cuándo y qué empleado, habitación o dispositivo está disponible?


Cómo el calendario del grupo AgendaX mejora la eficiencia

AgendaX le ofrece una visión general de varios calendarios y le permite planificar reuniones dentro y fuera de la oficina. Las vistas pueden reflejar los miembros actuales del equipo del proyecto, grupos de departamentos, ubicaciones o empresas completas. Incluso las opiniones a través de diferentes empresas son posibles.
AgendaX es un software de calendario basado en web que mejora la eficiencia en la programación dentro de su organización y se sincroniza en ambas direcciones con los calendarios de buzones de correo de Microsoft Exchange y Office 365.

AgendaX - el popular calendario de grupos de Exchange para Microsoft Exchange y Office 365

AgendaX ayuda a mejorar la eficiencia de su empresa proporcionando estadísticas sobre cómo los empleados gastan su tiempo, cómo se utilizan las salas de reuniones y otros equipos. Por ejemplo, un director de proyecto puede determinar cuántas horas se han dedicado a un proyecto específico. Esto facilita la planificación de proyectos similares en el futuro.

El jefe de un departamento puede necesitar imprimir un resumen del calendario de vacaciones de sus colegas o determinar cuántas horas de trabajo se dedicaron a atención al cliente, reuniones, visitas a clientes, etc.

El operador de teléfono / recepcionista necesita saber quién está libre y quién está ocupado para transferir llamadas de una manera eficiente. Gracias a la visión "Quién es Dónde" de AgendaX, esta información se recupera en un tiempo mínimo, el cliente se siente bienvenido y atendido eficientemente.

Los representantes de los clientes necesitan una manera fácil y eficiente de saber qué técnico puede visitar a un cliente en qué momento, y reservar la cita directamente en su calendario.

Hay muchos más ejemplos de cómo AgendaX puede mejorar la eficiencia en todas las partes de su organización.

Características y ventajas:

  • Promueva la eficiencia con resúmenes de grupos y mejore el servicio al cliente viendo de un vistazo qué empleados y recursos están disponibles o están a punto de estarlo.
  • El rico conjunto de vistas, incluyendo una instantánea de "quién está dónde", así como las vistas diarias, semanales y mensuales para individuos o grupos de usuarios le proporcionan la información que necesita de un vistazo. Nunca tendrá que abrir los calendarios de otras personas ni comprobar su disponibilidad para programar una reunión.
  • Con unos pocos clics del ratón puede enviar invitaciones a las reuniones a los asistentes que desee.
  • Las asignaciones dinámicas de usuarios a grupos (departamentos / equipos) alivian en gran medida a los administradores de Exchange. Por ejemplo, puede utilizar listas de distribución de Exchange para formar grupos de AgendaX.
  • AgendaX es muy flexible, soporta muchos idiomas (alemán, inglés, francés, italiano, danés, noruego, sueco, holandés y polaco), y racionaliza múltiples organizaciones, sitios y zonas horarias.
  • AgendaX mantiene las entradas privadas del calendario en privado.
  • AgendaX tiene una gran variedad de funciones y filtros, pero mantiene la interfaz simple. Las vistas específicas del usuario (por ejemplo, vacaciones, cursos, bajas por enfermedad) y las estadísticas se pueden crear fácilmente.
  • Funciones estadísticas útiles: Las citas con el mismo sujeto pueden ser analizadas estadísticamente. La utilización de los empleados se calcula automáticamente.
  • Cada vista de AgendaX se puede exportar a Excel (csv).

AgendaX - ¡la programación de grupos es más fácil!

AgendaX le ofrece claridad en la programación de los datos de su calendario de Outlook, para que siempre obtenga una respuesta rápida a la pregunta: ¿Quién está dónde?

agendax-increases-efficiency-throughout-the-business

No importa cuál sea su papel en su empresa, usted se beneficiará inmediatamente del aumento de la eficiencia en todo el negocio.

AgendaX permite a los usuarios crear y mantener sus propios puntos de vista para reflejar a los miembros del equipo y a sus colegas en los proyectos actuales, sin necesidad de la intervención del Administrador de Exchange.

Promueva la eficiencia con las descripciones generales de los grupos y mejore el Servicio de atención al cliente viendo de un vistazo qué empleados y recursos están disponibles o están a punto de estarlo.

agendax-rationalises-multiple-site-and-time-zone-views

AgendaX es extremadamente flexible y puede integrarse a través de múltiples países y diferentes idiomas: en una infraestructura global multi-servidor, AgendaX gestionará sin problemas múltiples zonas horarias y permitirá una visión global de la disponibilidad de personal y la asignación de recursos.

AgendaX tiene una gran variedad de funciones.

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Las vistas específicas del usuario y las estadísticas se pueden crear fácilmente con sólo unos clics del ratón.

 

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AgendaX fue diseñado específicamente para cumplir con los requisitos de los entornos de Microsoft Exchange y es compatible con todas las versiones de Exchange Server.

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AgendaX se instala en su servidor IIS y no necesita ningún componente instalado en su servidor Exchange.

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Gracias a la interfaz de usuario basada en web, no es necesaria la instalación del cliente.

 

¿Cómo funciona AgendaX?

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El servicio de actualización AgendaX extrae datos de calendario de los buzones de correo deseados a intervalos configurables desde Microsoft Exchange y Microsoft Exchange.

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lo escribe en una base de datos central de AgendaX.

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Microsoft Internet Information Server publica estos datos como páginas HTML dinámicas en resúmenes gráficos en su Intranet o Extranet.

AgendaX incluye una variedad de puntos de vista diferentes, incluyendo una instantánea de "Quién es Dónde", especialmente útil para los recepcionistas, ya que muestra exactamente lo que el personal está haciendo en un momento dado. Esto da una visión general de la disponibilidad actual en toda la empresa.

La vista semanal muestra las reuniones como barras que abarcan el período de la cita.
La disponibilidad se muestra usando diferentes colores (libre, tentativo, ocupado, fuera de la oficina), o categorías.

Al hacer clic en un filtro de estado o de categoría se reducen las reuniones mostradas a las que corresponden a los criterios seleccionados.

Puede obtener información detallada sobre las reuniones pasando el puntero del ratón por encima de las barras.

La función de búsqueda de texto completo integrada le ayuda a encontrar reuniones sin esfuerzo.

Puede crear fácilmente vistas específicas de usuario, como por ejemplo, un plan de vacaciones mensual.

Resúmenes aún más detallados, con temas, ubicaciones y participantes directamente mostrados, no son un problema para AgendaX.

Cada vista proporciona características de navegación que le permiten seleccionar las fechas que desea ver.

AgendaX tiene grupos definidos por el administrador y grupos personales, en los que cada empleado puede establecer sus propios grupos de personas que son importantes para ellos.

 

 

Se puede acceder a los datos de Active Directory como el Departamento y los números de teléfono haciendo clic en el nombre de usuario.

Las citas se pueden crear de forma rápida y sencilla directamente en AgendaX. Opcionalmente, AgendaX puede seleccionar automáticamente a los miembros del grupo que se muestra actualmente como asistentes.

Las funciones estadísticas útiles están disponibles en AgendaX.

Las citas con el mismo sujeto pueden ser analizadas estadísticamente. También puede aplicar cualquier filtro que desee. La utilización de los empleados se calcula automáticamente.

Como puede ver, AgendaX es muy versátil, aumenta la eficiencia y simplifica mucho la programación de grupos.

AgendaX - ¡el calendario de grupo es más fácil!


Cómo definir grupos en AgendaX

Puede configurar un número ilimitado de grupos individuales que consisten en listas de distribución de Exchange y usuarios individuales. Los miembros de estos grupos son los usuarios cuyos calendarios se mostrarán en la aplicación web AgendaX. Los usuarios que no forman parte de ningún grupo no serán escaneados y, por lo tanto, no estarán disponibles en las vistas de AgendaX. Los grupos definidos en la configuración de AgendaX son grupos definidos por el administrador y estarán disponibles para todos los usuarios de AgendaX. Si no desea que todos los grupos definidos por el Administrador estén disponibles para todos los usuarios, puede habilitar la función "Membresía de grupo necesaria para ver el grupo" para que sólo se muestren los grupos de los que es miembro el usuario de AgendaX actualmente conectado.

También puede configurar diferentes instalaciones de AgendaX para separar grupos de usuarios, si no se les permite ver los datos de los demás. Las instalaciones separadas pueden protegerse con permisos NTFS o de directorio virtual.

Cada usuario de AgendaX también tiene la posibilidad de definir hasta 9 grupos personales que sólo están disponibles para él. Los grupos personales se definen en la interfaz web de AgendaX.


Descripción general del calendario de intercambio de varios bosques de Active Directory, organizaciones de intercambio o incluso varias empresas

Es posible instalar AgendaX en diferentes servidores, en diferentes bosques de Active Directory, ubicaciones, organizaciones de Exchange o incluso en diferentes empresas, y escribir con todas las instalaciones en la misma base de datos, para obtener una vista consolidada de calendarios de buzones de correo que de otro modo no estarían conectados.

Tiene varias posibilidades de conectar diferentes sitios de AgendaX, incluso si no comparten el mismo bosque de Active Directory, dominio o incluso empresas. Todos los métodos de conexión le permiten compartir datos de calendario entre los sitios, ver calendarios de varios sitios e incluso reservar reuniones con participantes de varios sitios.

 

Conexión de sitios mediante una base de datos central

Este es el método más sencillo para conectar diferentes sitios de AgendaX. Cada sitio lee sus calendarios locales de Exchange y escribe los datos en una base de datos central alojada en uno de los sitios.

agendax_connecting_sites_using_a_central_database

Conexión de sitios utilizando múltiples bases de datos

Este método de conexión funciona de la siguiente manera: Cada sitio sólo lee sus calendarios locales de Exchange y escribe en una base de datos SQL local. Se ejecuta un script en los servidores SQL para copiar información de usuario (no datos de calendario) a la otra base de datos SQL. La aplicación web AgendaX se conecta a las bases de datos según sea necesario, dependiendo de los usuarios que participan en una vista.

Este método es adecuado cuando necesita controlar qué usuarios serán visibles en el otro sitio y desea mantener la transferencia de datos entre los sitios al mínimo. También se puede utilizar si sólo desea que los usuarios del Sitio B sean visibles en el Sitio A, pero no viceversa.

agendax_connecting_sites_using_multiple_databases


Gestión de recursos con Exchange - AgendaX facilita la programación

AgendaX es una herramienta de programación de recursos que facilita a los usuarios de Outlook que organizan los recursos de la empresa ver cuándo se reservan los recursos y cuándo están disponibles. Al mismo tiempo, sirve como un calendario de equipo que muestra dónde están las personas y cuándo se pueden reservar para una reunión o actividad.

Las características incluyen vistas orientadas a equipos, ubicaciones y departamentos que proporcionan al usuario una visión general de muchos calendarios, gestión de varios calendarios en una sola vista, reserva de recursos como salas de reuniones y vehículos de la empresa, así como empleados, y modificación de citas existentes.

Programación de recursos de intercambio de la manera más fácil!

Los resúmenes de recursos incluyen vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran la disponibilidad de recursos y de los miembros del equipo. Las reuniones categorizadas se pueden filtrar, para mostrar sólo las citas que corresponden a categorías específicas.

Gestionar los recursos y el personal en la misma interfaz basada en web, fácil de usar

AgendaX es un calendario de grupo que gestiona a la perfección múltiples zonas horarias y permite vistas globales de la disponibilidad de recursos y personal. AgendaX incorpora muchas funciones que le permiten aprovechar el calendario de Outlook, los atributos de Active Directory y las vistas web para obtener el portal de recursos corporativos definitivo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar ningún cliente y no se instala nada en Exchange Server.

AgendaX es compatible con todas las versiones de servidores Exchange, así como con Exchange Online / Office 365.


Programación de vehículos de la empresa

AgendaX es una herramienta de programación de vehículos de la empresa que facilita a los usuarios de Outlook que organizan vehículos de la empresa ver cuándo se reservan los vehículos de la empresa y cuándo están disponibles. Al mismo tiempo, sirve como un calendario de equipo que muestra dónde están las personas y cuándo se pueden reservar para una reunión o actividad.

Las características incluyen vistas orientadas a equipos/ubicaciones/departamentos que proporcionan al usuario una visión general de muchos calendarios, gestión de varios calendarios en una sola vista, reservación de vehículos de la empresa, empleados, salas de reuniones u otros recursos y modificación de citas existentes.

Los resúmenes de vehículos de la compañía incluyen vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran la disponibilidad de vehículos, otros recursos y miembros del equipo. Las reuniones categorizadas se pueden filtrar, para mostrar sólo las citas que corresponden a categorías específicas.

AgendaX es un calendario de grupo que gestiona a la perfección múltiples zonas horarias y permite una visión global de los recursos de la empresa, como los vehículos, la disponibilidad de personal y la asignación de recursos. AgendaX incorpora muchas funciones que le permiten aprovechar el calendario de Outlook, los atributos de Active Directory y las vistas web para obtener el portal de recursos corporativos definitivo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar ningún cliente y no se instala nada en Exchange Server.

AgendaX es compatible con todas las versiones de servidores Exchange, así como con Exchange Online / Office 365.


Programación y gestión de salas de reuniones - Sistema de reservas de salas AgendaX para Exchange

AgendaX es una herramienta de programación de salas de reuniones que facilita a los usuarios de Outlook que organizan salas de reuniones ver cuándo se reservan las salas de reuniones y cuándo estarán disponibles. Al mismo tiempo, sirve como un calendario de equipo que muestra dónde están las personas y cuándo se pueden reservar para una reunión o actividad.

Las características incluyen vistas orientadas a equipos/ubicaciones/departamentos que proporcionan al usuario una visión general de muchos calendarios, gestión de varios calendarios en una sola vista, reserva de salas de reuniones, empleados, vehículos de la empresa u otros recursos y modifica las citas existentes.

AgendaX - el calendario de grupos de Exchange que también es un sistema de reserva de salas de reuniones

Los resúmenes de las salas de reuniones incluyen vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran la disponibilidad de salas, otros equipos y miembros del equipo. Las reuniones categorizadas se pueden filtrar, para mostrar sólo las citas que corresponden a categorías específicas.

AgendaX es un calendario de grupo que gestiona a la perfección múltiples zonas horarias y permite vistas globales de la sala de reuniones y la disponibilidad de personal, así como la asignación de recursos. AgendaX incorpora muchas funciones que le permiten aprovechar el calendario de Outlook, los atributos de Active Directory y las vistas web para obtener el portal de recursos corporativos definitivo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar ningún cliente y no se instala nada en Exchange Server.

AgendaX es compatible con todas las versiones de servidores Exchange, así como con Exchange Online / Office 365.


Programación de grupos con AgendaX - Calendario del equipo Outlook

AgendaX es una herramienta de programación de grupos que facilita a los usuarios de Outlook que están organizando empleados ver dónde están y cuándo estarán disponibles. Al mismo tiempo, sirve como un calendario de equipo que muestra cuándo se puede reservar a los miembros del equipo para una reunión o actividad.

Las características incluyen vistas orientadas al equipo que proporcionan al usuario una visión general de muchos calendarios, gestión de varios calendarios en una sola vista, reserva de empleados, salas de reuniones, vehículos de la empresa u otros recursos y modificación de citas.

AgendaX - el calendario del equipo que Outlook nunca fue

Los resúmenes de grupo incluyen vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran la disponibilidad de los miembros del equipo. Las reuniones categorizadas se pueden filtrar, para mostrar sólo las citas que corresponden a categorías específicas.

AgendaX es un calendario de grupo que gestiona a la perfección múltiples zonas horarias y permite una visión global de la disponibilidad de personal y la asignación de recursos. AgendaX incorpora muchas funciones que le permiten aprovechar el calendario de Outlook, los atributos de Active Directory y las vistas web para obtener el portal de recursos corporativos definitivo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar ningún cliente y no se instala nada en Exchange Server.

AgendaX es compatible con todas las versiones de servidores Exchange, así como con Exchange Online / Office 365.


Un Calendario de Grupo que Aumenta la Eficiencia

El Servicio es un servicio financiado por el gobierno del Reino Unido para todos los jóvenes de 13 a 19 años de edad (hasta 25 para aquellos con dificultades o discapacidades de aprendizaje). Proporciona información, asesoramiento y orientación a medida que los jóvenes realizan la transición de la educación a tiempo completo a la educación superior, la formación y el empleo.

Los Asesores Personales en el servicio son un recurso vital, ofreciendo ayuda y apoyo en las muchas cuestiones a las que los jóvenes pueden tener que hacer frente, como la salud, la vivienda, el dinero, la educación, la formación y el empleo.

La diversidad de las cuestiones tratadas, combinada con el grado de accesibilidad que se ofrece (incluidas las conversaciones telefónicas y las reuniones personales en una amplia gama de lugares) significaba que el Servicio necesitaba una manera eficiente de asegurar una cobertura completa de la disponibilidad y el paradero del personal.

Aunque el personal del Servicio hace un uso extensivo del calendario de Outlook para gestionar sus agendas, era difícil ver quién estaba libre para tomar una llamada en particular, identificar cuándo o dónde sería mejor ponerse en contacto con un colega, o establecer cuándo alguien tenía un hueco en su agenda para organizar reuniones.

El Director de TIC del Servicio explicó: "El personal de recepción, los compañeros de trabajo y los directores de equipo tendrían que revisar los calendarios de Outlook de cada persona, lo que consumía mucho tiempo. Necesitábamos una forma mejor".

Una recomendación de un colega apuntó al Director de TIC en la dirección de AgendaX.

 

Mejora del calendario de Outlook

AgendaX extrae la información de calendario de Outlook almacenada por Microsoft Exchange Server y la pone a disposición en la intranet de la empresa en forma de una serie de páginas web que pueden adaptarse para reflejar las plantillas de estilo corporativo.

Los usuarios se benefician de una actualización consolidada del paradero de sus compañeros de trabajo a través de vistas diarias, semanales y mensuales "al estilo del planificador".
Los 250 miembros del personal del Servicio utilizan ahora AgendaX. Ahora cualquier persona, no sólo el personal de recepción, puede ver inmediatamente quién está en cualquiera de los muchos lugares remotos desde los que se presta nuestro servicio, quién asiste a las reuniones y quién está de baja o enfermo. Esto ha sido una gran ayuda para nuestra eficiencia y ha mejorado nuestro nivel de servicio a los clientes. Un beneficio particular ha sido que AgendaX proporciona una guía muy útil en cuanto a qué personal está simplemente en la oficina, para propósitos de Salud y Seguridad".

Cómo Funciona

AgendaX trabaja en conjunto con Outlook, publicando automáticamente los tiempos libres/ocupados de los calendarios de todos los usuarios como una serie de páginas web personalizables a las que se puede acceder a través de la intranet corporativa. La vista "Quién es dónde" ofrece una instantánea de dónde están todos junto con sus datos de contacto. Las vistas semanales, mensuales, trimestrales e incluso anuales muestran una visión general consolidada al estilo del "planificador de pared" de las reuniones, los días festivos, los días de descanso por enfermedad, etc. Los usuarios pueden profundizar en los detalles según sea necesario y crear sus propios grupos de compañeros de trabajo para verlos de inmediato.

Gestión de recursos no humanos!

Además de mostrar la disponibilidad de personas, AgendaX puede utilizarse para representar la disponibilidad de otros recursos corporativos como salas de conferencias y equipos de presentación. En un sitio del Servicio, se utiliza para controlar la asignación del número limitado de plazas de aparcamiento disponibles!

Muchas organizaciones utilizan AgendaX para apoyar sus operaciones comerciales y maximizar su inversión tanto en su entorno de Exchange como en sus recursos humanos.

Trabajar con AgendaX

"Seleccionamos AgendaX tras un breve periodo de evaluación. La instalación fue relativamente fácil, pero tuvimos que prestar mucha atención al manual, especialmente porque queríamos maximizar nuestra comprensión de las diversas mejoras disponibles más allá de la compartición básica de calendarios, como el cambio de diseños predeterminados y esquemas de color. Realmente hemos encontrado el apoyo muy útil y estamos deseosos de seguir adaptando AgendaX a nuestra organización", concluye el Director de TIC.

 

Beneficios Principales

AgendaX ofrece una forma sencilla y concisa de ver el paradero de toda la empresa en una sola vista.

Esto trae muchos beneficios a las organizaciones, incluyendo:

  • Ahorre tiempo reservando y programando reuniones en un calendario de grupo con una visión general de la disponibilidad.
  • Se pueden crear y actualizar grupos de calendarios.
    Gestione y cree un conjunto de calendarios que desee que se muestren juntos.
  • Puede crear un grupo de calendario para ver los horarios combinados de un vistazo
  • Localice rápidamente a los empleados en cualquier momento.
  • Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
  • Ayuda a utilizar recursos costosos, como salas de reuniones, de manera más eficiente.
  • Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
  • Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.

Servicios AgendaX

AgendaX ofrece a las organizaciones un servicio altamente personalizable que funciona a la perfección con Exchange Outlook Calendar para proporcionar un servicio avanzado de calendario en equipo basado en la web.

Las características incluyen:

  • Múltiples vistas, incluyendo punto en el tiempo, semanal, mensual, bimestral y todo el año.
  • Personalizable para reflejar la identidad corporativa y las necesidades del negocio.
  • Grupos definidos por el usuario - no es necesario que los administradores definan grupos ad-hoc.
  • Capacidad para buscar por texto en todas las entradas del calendario.
  • Muestra las propiedades necesarias de Outlook (kilometraje, facturación, etc.), incluidos los campos de Outlook definidos por el usuario.
  • Opcionalmente muestra el teléfono, fax, móvil, departamento, foto, foto, etc. para cada usuario.
  • Posibilidad de suprimir las reuniones marcadas como "privadas".
  • Permite solicitar reuniones a través de la web sin Outlook, con la opción de restringir las reservas sólo al tiempo libre, hacer de la ubicación un campo obligatorio, etc.
  • Proporciona una vista consolidada de varios servidores y ubicaciones de Exchange.

Un gran beneficio para los recepcionistas / operadores telefónicos para ver la disponibilidad de personal en Exchange

Lunes, 9 a.m., Nueva York, en una editorial, las líneas telefónicas se están volviendo locas. Cindy, una operadora telefónica de la editorial, está estresada. La novela recién publicada de uno de sus autores más vendidos mantiene a los vendedores de libros de todo el mundo llamando y pidiendo más.

Es invierno, el 15% del personal de ventas está enfermo, otros están ocupados en reuniones. Cindy sigue revisando su lista impresa de Excel que preparó anoche antes de salir de casa. Una lista que muestra quién asiste a las reuniones a qué hora hoy, quién está enfermo, etc. La preparación de la lista le llevó más de 45 minutos anoche, revisando todos los calendarios de Outlook.

Mónica la está llamando por la línea 4: "Hola Cindy, lo siento, pero no puedo ir a trabajar hoy, he tenido fiebre alta toda la noche y apenas puedo hablar." "Ok, se lo haré saber a tu manager", dice Cindy, "mejórate pronto, siento que todas mis líneas están sonando". Cuelga y tacha a Mónica por el día de su lista.

Tener que hablar con los clientes por teléfono y al mismo tiempo seguir revisando el reloj, su lista de Excel, para ver quién está disponible para transferir llamadas es muy estresante e ineficiente. Además, las reuniones ad-hoc que el personal no planificó ayer no aparecen en su lista impresa de Excel, lo que convierte la transferencia de llamadas en una pesadilla, ya que las personas que deberían estar disponibles de acuerdo con su lista no contestan el teléfono.

Agotada, le pregunta a Paul, el informático, a la hora del almuerzo si realmente no hay una manera más fácil de ver dónde está la gente y quién está disponible. Él le dice "No que yo sepa, pero voy a comprobar si hay una herramienta de terceros que haría el trabajo".

Paul busca en Google y encuentra AgendaX, la "solución de calendario de grupo basada en web para Microsoft Exchange y Outlook". Lanza la demostración en línea y encuentra la vista de "quién es dónde", una vista que muestra sólo las reuniones actualmente en curso. "Wow, eso es exactamente lo que Cindy necesita", piensa. Un menú desplegable le permite también seleccionar departamentos, para mostrar sólo personas en Ventas por ejemplo, y una gran cantidad de otras vistas como vistas semanales y mensuales también están disponibles. Paul piensa que toda la compañía se podría beneficiar de una herramienta como AgendaX, porque hace que sea muy sencillo ver quién está disponible a qué hora para programar las reuniones. Hace clic en el filtro de la categoría'Vacaciones' en la vista anual e inmediatamente ve un calendario de vacaciones de un departamento.

Dos semanas después, AgendaX está en marcha en la editorial. Lee automáticamente los calendarios de Outlook del personal de la empresa y publica resúmenes fáciles de leer de cuando la gente está ocupada o fuera de la oficina.
Cindy ha destrozado sus hojas de disponibilidad de Excel y ahora confía en la vista "Who is Where? Ella ve de un vistazo quién está en una reunión, enfermo, fuera de la oficina, o de otra manera no disponible y puede transferir llamadas inmediatamente a las personas que están disponibles.
Cuando la gente llama para decir que está enferma, simplemente hace clic en el calendario de usuarios de AgendaX y le reserva un evento de todo el día, clasificado como "Enfermo", para que todos en la compañía sepan que esa persona no está en la oficina durante el día. Incluso puede hacer esto sin tener permiso de escritura en todos los calendarios de la empresa. Gracias a AgendaX, el evento de todo el día se sincroniza con Outlook y también las personas que no utilizan AgendaX pueden ver la información cambiada de libre/ocupado cuando programan una reunión en Outlook.

  • AgendaX trae muchos beneficios a las organizaciones, incluyendo:
  • Ahorra tiempo en la reserva de reuniones.
  • Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
  • Ayuda a utilizar recursos costosos, como salas de reuniones, de manera más eficiente.
  • Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
  • Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.

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