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Un Calendario de Grupo que Aumenta la Eficiencia

El Servicio es un servicio financiado por el gobierno del Reino Unido para todos los jóvenes de 13 a 19 años de edad (hasta 25 para aquellos con dificultades o discapacidades de aprendizaje). Proporciona información, asesoramiento y orientación a medida que los jóvenes realizan la transición de la educación a tiempo completo a la educación superior, la formación y el empleo.

Los Asesores Personales en el servicio son un recurso vital, ofreciendo ayuda y apoyo en las muchas cuestiones a las que los jóvenes pueden tener que hacer frente, como la salud, la vivienda, el dinero, la educación, la formación y el empleo.

La diversidad de las cuestiones tratadas, combinada con el grado de accesibilidad que se ofrece (incluidas las conversaciones telefónicas y las reuniones personales en una amplia gama de lugares) significaba que el Servicio necesitaba una manera eficiente de asegurar una cobertura completa de la disponibilidad y el paradero del personal.

Aunque el personal del Servicio hace un uso extensivo del calendario de Outlook para gestionar sus agendas, era difícil ver quién estaba libre para tomar una llamada en particular, identificar cuándo o dónde sería mejor ponerse en contacto con un colega, o establecer cuándo alguien tenía un hueco en su agenda para organizar reuniones.

El Director de TIC del Servicio explicó: "El personal de recepción, los compañeros de trabajo y los directores de equipo tendrían que revisar los calendarios de Outlook de cada persona, lo que consumía mucho tiempo. Necesitábamos una forma mejor".

Una recomendación de un colega apuntó al Director de TIC en la dirección de AgendaX.

 

Mejora del calendario de Outlook

AgendaX extrae la información de calendario de Outlook almacenada por Microsoft Exchange Server y la pone a disposición en la intranet de la empresa en forma de una serie de páginas web que pueden adaptarse para reflejar las plantillas de estilo corporativo.

Los usuarios se benefician de una actualización consolidada del paradero de sus compañeros de trabajo a través de vistas diarias, semanales y mensuales "al estilo del planificador".
Los 250 miembros del personal del Servicio utilizan ahora AgendaX. Ahora cualquier persona, no sólo el personal de recepción, puede ver inmediatamente quién está en cualquiera de los muchos lugares remotos desde los que se presta nuestro servicio, quién asiste a las reuniones y quién está de baja o enfermo. Esto ha sido una gran ayuda para nuestra eficiencia y ha mejorado nuestro nivel de servicio a los clientes. Un beneficio particular ha sido que AgendaX proporciona una guía muy útil en cuanto a qué personal está simplemente en la oficina, para propósitos de Salud y Seguridad".

Cómo Funciona

AgendaX trabaja en conjunto con Outlook, publicando automáticamente los tiempos libres/ocupados de los calendarios de todos los usuarios como una serie de páginas web personalizables a las que se puede acceder a través de la intranet corporativa. La vista "Quién es dónde" ofrece una instantánea de dónde están todos junto con sus datos de contacto. Las vistas semanales, mensuales, trimestrales e incluso anuales muestran una visión general consolidada al estilo del "planificador de pared" de las reuniones, los días festivos, los días de descanso por enfermedad, etc. Los usuarios pueden profundizar en los detalles según sea necesario y crear sus propios grupos de compañeros de trabajo para verlos de inmediato.

Gestión de recursos no humanos!

Además de mostrar la disponibilidad de personas, AgendaX puede utilizarse para representar la disponibilidad de otros recursos corporativos como salas de conferencias y equipos de presentación. En un sitio del Servicio, se utiliza para controlar la asignación del número limitado de plazas de aparcamiento disponibles!

Muchas organizaciones utilizan AgendaX para apoyar sus operaciones comerciales y maximizar su inversión tanto en su entorno de Exchange como en sus recursos humanos.

Trabajar con AgendaX

"Seleccionamos AgendaX tras un breve periodo de evaluación. La instalación fue relativamente fácil, pero tuvimos que prestar mucha atención al manual, especialmente porque queríamos maximizar nuestra comprensión de las diversas mejoras disponibles más allá de la compartición básica de calendarios, como el cambio de diseños predeterminados y esquemas de color. Realmente hemos encontrado el apoyo muy útil y estamos deseosos de seguir adaptando AgendaX a nuestra organización", concluye el Director de TIC.

 

Beneficios Principales

AgendaX ofrece una forma sencilla y concisa de ver el paradero de toda la empresa en una sola vista.

Esto trae muchos beneficios a las organizaciones, incluyendo:

  • Ahorre tiempo reservando y programando reuniones en un calendario de grupo con una visión general de la disponibilidad.
  • Se pueden crear y actualizar grupos de calendarios.
    Gestione y cree un conjunto de calendarios que desee que se muestren juntos.
  • Puede crear un grupo de calendario para ver los horarios combinados de un vistazo
  • Localice rápidamente a los empleados en cualquier momento.
  • Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
  • Ayuda a utilizar recursos costosos, como salas de reuniones, de manera más eficiente.
  • Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
  • Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.

Servicios AgendaX

AgendaX ofrece a las organizaciones un servicio altamente personalizable que funciona a la perfección con Exchange Outlook Calendar para proporcionar un servicio avanzado de calendario en equipo basado en la web.

Las características incluyen:

  • Múltiples vistas, incluyendo punto en el tiempo, semanal, mensual, bimestral y todo el año.
  • Personalizable para reflejar la identidad corporativa y las necesidades del negocio.
  • Grupos definidos por el usuario - no es necesario que los administradores definan grupos ad-hoc.
  • Capacidad para buscar por texto en todas las entradas del calendario.
  • Muestra las propiedades necesarias de Outlook (kilometraje, facturación, etc.), incluidos los campos de Outlook definidos por el usuario.
  • Opcionalmente muestra el teléfono, fax, móvil, departamento, foto, foto, etc. para cada usuario.
  • Posibilidad de suprimir las reuniones marcadas como "privadas".
  • Permite solicitar reuniones a través de la web sin Outlook, con la opción de restringir las reservas sólo al tiempo libre, hacer de la ubicación un campo obligatorio, etc.
  • Proporciona una vista consolidada de varios servidores y ubicaciones de Exchange.

Gestión de recursos con Exchange - AgendaX facilita la programación

AgendaX es una herramienta de programación de recursos que facilita a los usuarios de Outlook que organizan los recursos de la empresa ver cuándo se reservan los recursos y cuándo están disponibles. Al mismo tiempo, sirve como un calendario de equipo que muestra dónde están las personas y cuándo se pueden reservar para una reunión o actividad.

Las características incluyen vistas orientadas a equipos, ubicaciones y departamentos que proporcionan al usuario una visión general de muchos calendarios, gestión de varios calendarios en una sola vista, reserva de recursos como salas de reuniones y vehículos de la empresa, así como empleados, y modificación de citas existentes.

Programación de recursos de intercambio de la manera más fácil!

Los resúmenes de recursos incluyen vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran la disponibilidad de recursos y de los miembros del equipo. Las reuniones categorizadas se pueden filtrar, para mostrar sólo las citas que corresponden a categorías específicas.

Gestionar los recursos y el personal en la misma interfaz basada en web, fácil de usar

AgendaX es un calendario de grupo que gestiona a la perfección múltiples zonas horarias y permite vistas globales de la disponibilidad de recursos y personal. AgendaX incorpora muchas funciones que le permiten aprovechar el calendario de Outlook, los atributos de Active Directory y las vistas web para obtener el portal de recursos corporativos definitivo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar ningún cliente y no se instala nada en Exchange Server.

AgendaX es compatible con todas las versiones de servidores Exchange, así como con Exchange Online / Office 365.


Programación y gestión de salas de reuniones - Sistema de reservas de salas AgendaX para Exchange

AgendaX es una herramienta de programación de salas de reuniones que facilita a los usuarios de Outlook que organizan salas de reuniones ver cuándo se reservan las salas de reuniones y cuándo estarán disponibles. Al mismo tiempo, sirve como un calendario de equipo que muestra dónde están las personas y cuándo se pueden reservar para una reunión o actividad.

Las características incluyen vistas orientadas a equipos/ubicaciones/departamentos que proporcionan al usuario una visión general de muchos calendarios, gestión de varios calendarios en una sola vista, reserva de salas de reuniones, empleados, vehículos de la empresa u otros recursos y modifica las citas existentes.

AgendaX - el calendario de grupos de Exchange que también es un sistema de reserva de salas de reuniones

Los resúmenes de las salas de reuniones incluyen vistas diarias, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran la disponibilidad de salas, otros equipos y miembros del equipo. Las reuniones categorizadas se pueden filtrar, para mostrar sólo las citas que corresponden a categorías específicas.

AgendaX es un calendario de grupo que gestiona a la perfección múltiples zonas horarias y permite vistas globales de la sala de reuniones y la disponibilidad de personal, así como la asignación de recursos. AgendaX incorpora muchas funciones que le permiten aprovechar el calendario de Outlook, los atributos de Active Directory y las vistas web para obtener el portal de recursos corporativos definitivo.

Lo mejor de todo es que no es necesario instalar ningún cliente y no se instala nada en Exchange Server.

AgendaX es compatible con todas las versiones de servidores Exchange, así como con Exchange Online / Office 365.


Comentario de Glaxo Wellcome Switzerland

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La programación de grupos es una necesidad importante en nuestra empresa.
AgendaX proporciona a nuestros empleados un fácil acceso a los datos de calendario seleccionados en la intranet, lo que hace que la planificación de personal y recursos sea mucho más eficiente. Gracias a la sencilla interfaz web de AgendaX, la aceptación fue muy buena y no fue necesario formar a los empleados.

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Bruno Kneubuehler | Messaging Systems Manager
Glaxo Wellcome Switzerland


Comentario de Clinphone Ltd

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Después de comprobar una serie de soluciones de calendario de grupo, finalmente nos decidimos por AgendaX.
Había muchas razones para ello: La sencillez de instalación y administración; la facilidad de adaptación de la solución a nuestras necesidades y a nuestra intranet.
También tenemos varias sucursales en diferentes zonas horarias.
Configurar a los usuarios de estas ubicaciones en AgendaX con la zona horaria correcta fue muy sencillo. Los usuarios encontraron la interfaz muy intuitiva y todos los comentarios que recibí han sido muy positivos.

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Parminder Khosa | Systems Architect
Clinphone Ltd


Comentario del Institue for Safe Medication Practices, Huntingdon Valley, PA

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Estamos muy satisfechos con AgendaX. Funciona muy bien para nosotros y lo utilizamos diariamente para la planificación en nuestra empresa. Es muy fácil de usar y configurar, aunque tengo algunas preocupaciones menores después de iniciar una migración de buzones de correo de Exchange a un nuevo banco de información de buzones de correo en otro servidor de Exchange. Sin embargo, estoy seguro de que encontraré la solución. De hecho, estamos muy satisfechos con el producto y, como administrador de red, debo decir que también estoy muy satisfecho con la facilidad de su gestión.

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William R. Cunningham | Systems Administrator
Institute for Safe Medication Practices, Huntingdon Valley, PA


Comentario de la base de la Fuerza Aérea Peterson

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Probamos varias soluciones para compartir información de calendario entre muchos usuarios. Debido a nuestro requisito de que un calendario sea accesible a través de múltiples dominios, no pudimos encontrar una solución adecuada hasta que evaluamos AgendaX.
Necesitábamos acceso seguro a varios calendarios con una interfaz de usuario flexible. AgendaX demostró ser muy flexible, personalizable y la solución más segura para nuestras necesidades.

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Brandon E. Lloyd | Web Administrator / Developer (bdSystems)
Peterson Air Force base, CO, USA


Statement from Adelphi Group

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Hace 10 años estaba buscando una solución de calendario y encontré AgendaX.
10 años después de buscar otra solución de calendario, pasé 2 días buscando, y aún así no pude encontrar nada que se acercara a AgendaX.

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Mo Haq | Global IT Consultant
Adelphi Group, an Omnicom Group Inc Company


AgendaX hace feliz a París

París, 2 de febrero de 2020, me Anne secretaria ejecutiva. En esa fecha no sabía que una sola herramienta informática como "AgendaX" cambiaría y facilitaría la organización de la empresa en la que he trabajado durante 12 años. Esta hermosa mañana el jefe del departamento de TI vino a verme para pedirme que hiciera una planificación en Excel para la gestión de reuniones y recursos para los empleados.

Tres semanas después, a pesar del esfuerzo y la buena presentación de mi planificación me fue imposible saber quién está dónde y sobre todo informar a los colaboradores dónde estaban sus colegas, entonces me dije que necesitaba un calendario más potente y sofisticado para la buena gestión.

Así que fui a Google, escribí en mi teclado, calendario de grupo y bingo y me encontré con la empresa Drollinger Technologies Sàrl especializada en calendarios de grupo con Exchange, la felicidad y el alivio me invadió en ese momento.

Una vez en su sitio web, me di cuenta de que esto es exactamente lo que nuestra empresa necesitaba, el software AgendaX, un calendario que le muestra de un vistazo quién está donde y quién estará disponible pronto. Además, el software permite la sincronización de los datos de calendario de Outlook de los colaboradores, por lo que no hay necesidad de gestionar dos calendarios por separado, lo que hace que este software sea especialmente útil e indispensable para nuestra buena organización.

Desde ese paso, inmediatamente fui a ver al jefe del departamento de TI para contarle sobre este famoso y fabuloso software que me sedujo.

Después de haber discutido largamente con el responsable del departamento informático, convencido de que este software podía facilitar la organización y la gestión de la empresa, me ofreció que me pusiera en contacto con Drollinger Technologies Sàrl para pedirle una oferta para su software AgendaX.

Ahora, desde que nuestra empresa utiliza AgendaX, nunca hemos tenido una organización tan fácil, sencilla y precisa, puedo en cualquier momento y en un abrir y cerrar de ojos informar a los empleados dónde están sus colegas, puedo reservar salas de reuniones, los recursos que necesitan, incluso pueden ver un conjunto de calendarios ya sea semanal, mensual o anual, con el fin de tener la organización más garantizada.


Soporte de zonas horarias

Para empresas con sedes en diferentes zonas horarias la organización de reuniones de grupo no son del todo fáciles. La hora local respectiva primero debe ser calculada laboriosamente para, por ejemplo convocar una conferencia telefónica. AgendaX escanea los servidores de Exchange a través de múltiples zonas horarias y muestra todas las citas en la zona horaria local del usuario. A pesar de que haya empleados de viaje los nombramientos del equipo se pueden consultar fácilmente (sin cálculo de cambio de zona horaria) para ver si los compañeros están trabajando en la oficina o se encuentran en reuniones. Los usuarios pueden configurar fácilmente su hora local actual en las configuraciones personales.


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