Lunes, 9 a.m., Nueva York, en una editorial, las líneas telefónicas se están volviendo locas. Cindy, una operadora telefónica de la editorial, está estresada. La novela recién publicada de uno de sus autores más vendidos mantiene a los vendedores de libros de todo el mundo llamando y pidiendo más.
Es invierno, el 15% del personal de ventas está enfermo, otros están ocupados en reuniones. Cindy sigue revisando su lista impresa de Excel que preparó anoche antes de salir de casa. Una lista que muestra quién asiste a las reuniones a qué hora hoy, quién está enfermo, etc. La preparación de la lista le llevó más de 45 minutos anoche, revisando todos los calendarios de Outlook.
Mónica la está llamando por la línea 4: "Hola Cindy, lo siento, pero no puedo ir a trabajar hoy, he tenido fiebre alta toda la noche y apenas puedo hablar." "Ok, se lo haré saber a tu manager", dice Cindy, "mejórate pronto, siento que todas mis líneas están sonando". Cuelga y tacha a Mónica por el día de su lista.
Tener que hablar con los clientes por teléfono y al mismo tiempo seguir revisando el reloj, su lista de Excel, para ver quién está disponible para transferir llamadas es muy estresante e ineficiente. Además, las reuniones ad-hoc que el personal no planificó ayer no aparecen en su lista impresa de Excel, lo que convierte la transferencia de llamadas en una pesadilla, ya que las personas que deberían estar disponibles de acuerdo con su lista no contestan el teléfono.
Agotada, le pregunta a Paul, el informático, a la hora del almuerzo si realmente no hay una manera más fácil de ver dónde está la gente y quién está disponible. Él le dice "No que yo sepa, pero voy a comprobar si hay una herramienta de terceros que haría el trabajo".
Paul busca en Google y encuentra AgendaX, la "solución de calendario de grupo basada en web para Microsoft Exchange y Outlook". Lanza la demostración en línea y encuentra la vista de "quién es dónde", una vista que muestra sólo las reuniones actualmente en curso. "Wow, eso es exactamente lo que Cindy necesita", piensa. Un menú desplegable le permite también seleccionar departamentos, para mostrar sólo personas en Ventas por ejemplo, y una gran cantidad de otras vistas como vistas semanales y mensuales también están disponibles. Paul piensa que toda la compañía se podría beneficiar de una herramienta como AgendaX, porque hace que sea muy sencillo ver quién está disponible a qué hora para programar las reuniones. Hace clic en el filtro de la categoría'Vacaciones' en la vista anual e inmediatamente ve un calendario de vacaciones de un departamento.
Dos semanas después, AgendaX está en marcha en la editorial. Lee automáticamente los calendarios de Outlook del personal de la empresa y publica resúmenes fáciles de leer de cuando la gente está ocupada o fuera de la oficina.
Cindy ha destrozado sus hojas de disponibilidad de Excel y ahora confía en la vista "Who is Where? Ella ve de un vistazo quién está en una reunión, enfermo, fuera de la oficina, o de otra manera no disponible y puede transferir llamadas inmediatamente a las personas que están disponibles.
Cuando la gente llama para decir que está enferma, simplemente hace clic en el calendario de usuarios de AgendaX y le reserva un evento de todo el día, clasificado como "Enfermo", para que todos en la compañía sepan que esa persona no está en la oficina durante el día. Incluso puede hacer esto sin tener permiso de escritura en todos los calendarios de la empresa. Gracias a AgendaX, el evento de todo el día se sincroniza con Outlook y también las personas que no utilizan AgendaX pueden ver la información cambiada de libre/ocupado cuando programan una reunión en Outlook.
- AgendaX trae muchos beneficios a las organizaciones, incluyendo:
- Ahorra tiempo en la reserva de reuniones.
- Permite localizar rápidamente a los empleados en cualquier momento.
- Ayuda a utilizar recursos costosos, como salas de reuniones, de manera más eficiente.
- Aprovecha la inversión de la organización en Outlook.
- Ayuda al trabajo en equipo y a la asignación de recursos para mejorar el servicio al cliente.
