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AgendaX macht Paris glücklich

Paris, 2. Februar 2020, mein Name ist Anne, Chef- Sekretärin. Zu diesem Zeitpunkt wusste ich nicht, dass ein einziges Computerprogramm wie "AgendaX" die Organisation des Unternehmens, in dem ich seit 12 Jahren arbeite, verändern und erleichtern würde. An diesem schönen Morgen kam der Leiter der IT-Abteilung zu mir, um mich zu bitten, eine Planung auf Excel für das Management von Meetings und Ressourcen für die Mitarbeiter durchzuführen.

Drei Wochen später war es für mich trotz der Mühe und der guten Präsentation meines Terminkalenders immer noch unmöglich zu wissen, wer wo war und vor allem die Kollegen zu informieren, wo ihre Kollegen waren, also sagte ich mir, dass ich einen effizienteren und ausgefeilteren Kalender für ein gutes Management brauche.

Also suchte ich auf Google nach Gruppenkalender und Bingo: Ich stiess auf das Unternehmen Drollinger Technologies GmbH, spezialisiert auf Gruppenkalender mit Exchange. Glück und Erleichterung eroberte mich zu dieser Zeit.

Auf deren Website habe ich festgestellt, dass AgendaX genau das ist, was unser Unternehmen schon lange braucht: ein Kalender, der Sie auf einen Blick darüber informiert, wer wo ist und wer bald verfügbar sein wird. Außerdem ermöglicht die Software die Synchronisation der Outlook-Kalenderdaten der Mitarbeiter, so dass es nicht notwendig ist, zwei Kalender getrennt zu verwalten, was diese Software besonders nützlich und unverzichtbar für unsere gute Organisation macht.

In diesem Moment schritt ich sofort zum Leiter unserer IT-Abteilung, um ihm von dieser berühmten und weit verbreiteten Software zu erzählen, die es mir angetan hat.

Nachdem ich mit dem Leiter der IT-Abteilung ausführlich diskutiert und auch er sich davon überzeugt hatte, dass diese Software die Organisation und das Management unseres Unternehmens erleichtern könnte, bot er mir an, mit Drollinger Technologies Sàrl Kontakt aufzunehmen und sie um ein Angebot für ihre AgendaX-Software zu bitten.

Jetzt, da unser Unternehmen AgendaX einsetzt, hatten wir noch nie eine so einfache und präzise Organisation, ich kann die Mitarbeiter jederzeit im Handumdrehen darüber informieren, wo ihre Kollegen sind, ich kann Besprechungsräume buchen, auch die Ressourcen, die sie benötigen. Jeder in unserem Unternehmen kann nun zu jedem Zeitpunkt eine Reihe von nützlichen Kalender- Übersichten einsehen, sei es tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche, und jeder weiss nun, wo sich wer bis wann befindet.


Ein Gruppenkalender zur Effizienzsteigerung

Der Dienstleistungsstelle ist ein von der britischen Regierung finanzierter Dienst für alle jungen Menschen im Alter von 13 bis 19 Jahren (bis zu 25 Jahren für Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Behinderungen). Sie informiert, berät und begleitet junge Menschen beim Übergang von der Vollzeitausbildung zur Weiterbildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die persönlichen Berater des Dienstes sind eine lebenswichtige Ressource und bieten Hilfe und Unterstützung bei den vielen Fragen, mit denen junge Menschen konfrontiert werden, wie Gesundheit, Wohnen, Geld, Bildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die Vielfalt der behandelten Themen, verbunden mit dem Grad der Erreichbarkeit (einschließlich Telefongesprächen und persönlichen Treffen an vielen verschiedenen Orten), erforderte einen effizienten Weg, um die Verfügbarkeit und den Aufenthaltsort des Personals umfassend zu erfassen.

Obwohl die Mitarbeiter des Dienstes die Outlook-Kalender für die Verwaltung ihrer Agenden ausgiebig nutzen, war es schwierig zu erkennen, wer einen bestimmten Anruf annehmen kann, wann und wo es am besten ist, einen Kollegen zu kontaktieren oder festzustellen, wann jemand als nächstes eine Lücke in seinem Kalender hatte, um Termine zu vereinbaren.

Der ICT-Manager des Dienstes erklärte: "Die Empfangsmitarbeiter, Mitarbeiter und Teammanager müssten sich die Outlook-Kalender jedes Einzelnen abwechselnd ansehen, was sehr zeitaufwendig war. Wir brauchten einen besseren Weg."

Eine Empfehlung eines Kollegen wies den ICT-Manager in Richtung AgendaX.

 

Outlook-Kalender aufwerten

AgendaX extrahiert die von Microsoft Exchange Server gespeicherten Outlook-Kalenderinformationen und stellt sie im Intranet des Unternehmens als eine Reihe von Webseiten zur Verfügung, die an die Corporate Style-Vorlagen angepasst werden können.

Anwender profitieren von einer konsolidierten Aktualisierung des Aufenthaltsortes ihrer Mitarbeiter über tägliche, wöchentliche und monatliche "Planer-Ansichten".
Alle 250 Mitarbeiter des Dienstes nutzen nun AgendaX. Laut dem ICT-Manager "Jetzt kann jeder, nicht nur das Empfangspersonal, sofort sehen, wer sich an einem der vielen entfernten Standorte befindet, von wo aus unser Service erbracht wird, wer an Meetings teilnimmt und wer im Urlaub oder krank ist. Dies war ein echter Gewinn für unsere Effizienz und hat unseren Service für unsere Kunden verbessert. Ein besonderer Vorteil ist, dass AgendaX einen sehr nützlichen Leitfaden für die Mitarbeiter bietet, die sich einfach nur im Büro aufhalten, für Gesundheits- und Sicherheitszwecke".

Wie es funktioniert

AgendaX arbeitet mit Outlook zusammen und veröffentlicht automatisch die Frei/Gebucht-Zeiten aus den Kalendern aller Benutzer als eine Reihe von anpassbaren Webseiten, auf die über das Intranet zugegriffen werden kann. Eine "Wer ist wo" Ansicht gibt einen sofortigen Überblick darüber, wo sich jeder mit seinen Kontaktdaten befindet. Wochen-, Monats-, Quartals- und sogar Jahresansichten zeigen eine konsolidierte Übersicht über Meetings, Feiertage, Krankheitstage usw. im Stil eines Wandplaners. Benutzer können nach Bedarf detailliert in die Details verzweigen und eigene Gruppen von Mitarbeitern anlegen, die sie sofort einsehen können.

Verwaltung von nicht personenbezogenen Ressourcen!

Neben der Verfügbarkeit von Personen kann AgendaX auch die Verfügbarkeit anderer Unternehmensressourcen wie Konferenzräume und Präsentationstechnik darstellen. An einem Standort des Dienstes wird er zur Steuerung der Vergabe der begrenzten Anzahl an freien Parkplätzen verwendet!

Viele Unternehmen nutzen AgendaX, um ihre Geschäftsabläufe zu unterstützen, und ihre Investitionen in ihre Exchange-Umgebung und ihre Personalressourcen zu maximieren.

Mit AgendaX arbeiten

"Wir haben uns nach einer kurzen Evaluierungsphase für AgendaX entschieden. Die Installation war relativ einfach, aber wir mussten dem Handbuch besondere Aufmerksamkeit schenken, zumal wir unser Verständnis für die verschiedenen Verbesserungen, die über das grundlegende Teilen von Kalendern hinausgehen, wie z.B. das Ändern von Standardlayouts und Farbschemata, maximieren wollten. Wir haben die Unterstützung wirklich sehr hilfreich gefunden und freuen uns darauf, AgendaX weiter auf unsere Organisation zuzuschneiden", schließt der ICT-Manager.

Die wichtigsten Vorteile

AgendaX bietet eine einfache und prägnante Möglichkeit, den Aufenthaltsort des gesamten Unternehmens in einer einzigen Ansicht zu sehen.

Dies bringt viele Vorteile für Unternehmen, einschließlich:

  • Sparen Sie Zeit, indem Sie Meetings in einem Gruppenkalender mit Verfügbarkeitsübersicht buchen und planen.
  • Sie können Kalendergruppen anlegen und pflegen.
  • Verwalten und erstellen Sie einen Satz von Kalendern, die Sie gemeinsam anzeigen möchten.
  • Sie können eine Kalendergruppe erstellen, um die kombinierten Zeitpläne auf einen Blick zu sehen.
  • Ermöglicht ein schnelles Auffinden der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt.
  • Hilft, teure Ressourcen, wie z.B. Besprechungsräume, effizienter zu nutzen.
  • Nutzt die Investitionen des Unternehmens in Outlook.
  • Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenallokation, um den Kundenservice zu verbessern.

AgendaX Dienstleistungen

AgendaX bietet Unternehmen einen hochgradig anpassbaren Dienst, der nahtlos mit Exchange Outlook Kalender zusammenarbeitet, um einen erweiterten, webbasierten Teamkalenderdienst anzubieten.

Zu den Leistungsmerkmalen gehören:

  • Mehrere Ansichten, einschließlich momentaner Zeitpunkt, wöchentlich, monatlich, zweimonatlich und das ganze Jahr.
  • Anpassbar an Corporate Identity und Geschäftsanforderungen.
  • Benutzerdefinierte Gruppen: Administratoren müssen keine Ad-hoc-Gruppen definieren.
  • Möglichkeit der Textsuche in allen Kalendereinträgen.
  • Zeigt die gewünschten Informationen (Kilometerstand, Abrechnung usw.) einschließlich benutzerdefinierter Outlook-Felder an.
  • Zeigt optional Telefon, Fax, Handy, Abteilung, Bild, Foto etc. für jeden Benutzer an.
  • Möglichkeit, Meetings, die als 'privat' gekennzeichnet sind zu unterdrücken bzw. ohne Details anzuzeigen.
  • Ermöglicht das Buchen von Meetings über das Internet ohne Outlook, mit der Möglichkeit, Buchungen nur auf unbelegte Zeiten zu beschränken, den Ort zu einem Pflichtfeld zu machen, etc.
  • Bietet eine konsolidierte Ansicht über mehrere Exchange-Server und -Standorte hinweg.

Ein großer Vorteil für TelefonistInnen, um die Verfügbarkeit der MitarbeiterInnen zu sehen

Montag, 9.00 Uhr, New York City, in einem Verlagshaus spielen die Telefonleitungen verrückt. Cindy, eine Telefonistin, ist gestresst. Der gerade erschienene Roman eines ihrer meistverkauften Autoren bewegt Buchverkäufer auf der ganzen Welt, mehr zu bestellen.

Es ist Winterzeit, 15% der Mitarbeiter im Betrieb sind krank, andere sind in Meetings beschäftigt. Cindy überprüft ihre gedruckte Excel-Liste, die sie letzte Nacht vor ihrem Feierabend vorbereitet hat. Eine Liste, aus der hervorgeht, wer zu welcher Zeit an welchen Meetings teilnimmt, wer krank ist, etc. Die Erstellung der Liste dauerte gestern Abend mehr als 45 Minuten. Sie musste jeden Kalender der Mitarbeiter einzeln in Outlook nach Meetings am folgenden Tag durchforsten.

Monica ruft sie auf Leitung 4 an: "Hey Cindy, sorry, aber ich kann heute nicht zur Arbeit kommen, ich hatte die ganze Nacht hohes Fieber und kann kaum reden." "Ok, ich sage deinem Manager Bescheid", sagt Cindy, "werde bald wieder gesund, tut mir leid, aber alle meine Leitungen klingeln". Sie legt auf und streicht Monica für den Tag auf ihrer Liste.

Mit Kunden am Telefon sprechen zu müssen und gleichzeitig die Excel-Liste zu überprüfen, um zu sehen, an wen man Anrufe weiterleiten kann, ist sehr stressig und ineffizient. Außerdem werden Ad-hoc-Meetings, die die Mitarbeiter gestern nicht schon geplant hatten, nicht auf ihrer gedruckten Excel-Liste angezeigt, was das Weiterleiten von Anrufen zu einem Albtraum macht, da Leute, die nach ihrer Liste verfügbar sein sollten, nicht ans Telefon gehen.

Erschöpft fragt sie Paul, den IT-Mann, in der Mittagspause, ob es wirklich keinen einfacheren Weg gibt, um zu sehen, wo die Leute sind und wer verfügbar ist. Er sagt ihr: "Nicht, dass ich wüsste, aber ich werde prüfen, ob es ein Tool von einem Drittanbieter gibt, das diese Aufgabe übernehmen würde".

Paul googelt und findet AgendaX, die "webbasierte Gruppenkalenderlösung für Microsoft Exchange und Office 365". Er startet die Online-Demo und findet die Ansicht "Wer ist wo?", eine Ansicht, in der nur die zum aktuellen Zeitpunkt stattfindenden Meetings angezeigt werden. "Wow, das ist genau das, was Cindy braucht", denkt er. Über ein Dropdown-Menü kann er auch Abteilungen auswählen, um z.B. nur Personen im Vertrieb anzuzeigen, und eine Vielzahl weiterer Ansichten wie Wochen- und Monatsansichten ist ebenfalls verfügbar. Paul meint, dass das ganze Unternehmen von einem Tool wie AgendaX profitieren könnte, denn es macht es wirklich einfach, zu sehen, wer zu welcher Zeit verfügbar ist, um Meetings zu planen. Er klickt in der Jahresansicht auf den Kategoriefilter 'Urlaub' und sieht augenblicklich einen Ferienkalender einer Abteilung.

Zwei Wochen später ist AgendaX im Intranet des Verlags eingeführt. Es liest automatisch die Outlook-Kalender der Mitarbeiter aus und veröffentlicht leicht verständliche Übersichten, die aussagen, wann Menschen beschäftigt oder nicht im Büro sind.
Cindy hat ihre Excel-Verfügbarkeitsblätter zerstört und verlässt sich nun auf die "Wer ist wo?"-Ansicht von AgendaX. Sie sieht auf einen Blick, wer in einer Besprechung, krank, abwesend oder anderweitig nicht erreichbar ist, und kann Anrufe sofort an verfügbare Personen weiterleiten.
Wenn sich jemand krank meldet, klickt sie einfach auf den Kalender in AgendaX und bucht ihm eine ganztägige Abwesenheit, die als "krank" kategorisiert ist, so dass jeder im ganzen Unternehmen weiß, dass diese Person nicht im Büro ist. Sie kann dies sogar ohne Schreibberechtigung für alle Kalender im Unternehmen tun. Dank AgendaX wird die ganztägige Abwesenheit mit Outlook synchronisiert und auch Personen, die AgendaX nicht verwenden, können die geänderten Frei/Gebucht-Informationen sehen, wenn sie eine Besprechung in Outlook planen.

AgendaX bringt viele Vorteile für Unternehmen, unter anderem:

  • Spart Zeit beim Buchen von Meetings.
  • Ermöglicht ein schnelles Auffinden der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt.
  • Hilft, teure Ressourcen wie z.B. Besprechungsräume, Firmenautos, effizienter zu nutzen.
  • Nutzt die Investitionen des Unternehmens in Microsoft Exchange und Outlook und erweitert deren Funktionalitäten
  • Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenallokation, um den Kundenservice zu verbessern.

AgendaX hat die Ressourcen- Verwaltung in unserer Klinik enorm erleichtert

Die Planung der Laborräume, Röntgenzimmer und diversen medizinischen Gerätschaften unserer Klinik wurden früher mittels Excel- Tabellen verwaltet. Bevor man den gewünschten Raum reservieren konnte, musste man zuerst eine Anfrage an den Administrator machen. Ebenso verhielt es sich mit dem Reservieren von medizinischen Geräten. Die Planungstabellen waren nur für den Administrator einsehbar.

Mit AgendaX ist eine gezielte Zuordnung der Ressourcen in Gruppen (Abteilungen / Teams / Geräte) nach frei wählbaren Kriterien möglich. Jedem Benutzer stehen zudem bis zu 9 persönliche Gruppen zur Verfügung, um seine Teams abzubilden. Für sämtliche Abteilungen war das eine enorme Erleichterung: Der Exchange- Administrator musste für die Bildung der Teams / Gruppen nicht mehr beigezogen werden.

Die reiche Auswahl an Übersichten und die einfache Navigation mit schlichten Gruppenansichten bis hin zu detaillierten Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesansichten bieten nun allen Mitarbeitern die von ihnen benötigten Informationen auf einen Blick:

Wann ist welcher Mitarbeiter, Raum oder welches Gerät verfügbar?


Feedback zu AgendaX

Der Technology Manager eines der führenden technischen Computer Unternehmens in Großbritannien, mit erheblicher Erfahrung in der Implementierung von Hochleistungs-IT, Datenmanagement und Business-Anwendungen, meint zu AgendaX:

"Effiziente Zuweisung der Ressourcen ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung des bestmöglichen Services für unsere Kunden. Das bedeutet, wir sind stark von Kalenderfunktionen wie z.B. buchen von Teamsitzungen, Beratungen und Schulungen abhängig.

Vor der Migration auf Microsoft Exchange hatte unser Unternehmen einen Web-basierten Kalender-Service, der zwar einfach für den Einzelnen zu verwalten war, es jedoch schwierig machte die „Bewegungen“ der ganzen Firma anzuzeigen. Es fehlte die Übersicht auf alle Web-Kalender.

Nachdem wir bei Google unter "Outlook Gruppenkalender" gesucht haben, fanden wir schnell den „AgendaX“ Teamkalender und haben ihn als Trial heruntergeladen. Als Anwender wollten wir einfach nur schnell mit dem neuen Tool arbeiten und mit AgendaX gelang dies überraschend gut. Unterdessen ist AgendaX ein wichtiger Bestandteil unseres Unternehmens geworden. Wir finden AgendaX stabil, zuverlässig, einfach zu verwalten und leicht in den Griff zu bekommen.

Dieser Gruppenkalender ist effizient und hält was er verspricht“.


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