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Mai 2018

Monthly Archives

Exchange-Kalenderübersicht über mehrere Active Directory Forests, Exchange-Organisationen oder sogar mehrere Unternehmen

Es ist möglich, AgendaX auf verschiedenen Servern, in verschiedenen Active Directory-Forests, Standorten, Exchange-Organisationen oder sogar verschiedenen Firmen zu installieren und mit allen Installationen in dieselbe Datenbank zu schreiben, um eine konsolidierte Ansicht der ansonsten nicht verbundenen Mailbox-Kalender zu erhalten.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, verschiedene AgendaX-Sites zu verbinden, auch wenn diese nicht den gleichen Active Directory-Forest oder die gleiche Domain teilen. Selbst über Firmen hinweg können Kalender geteilt und konsolidiert dargestellt werden. Mit allen Verbindungsmethoden können Sie Kalenderdaten zwischen den Standorten austauschen, Kalender mehrerer Standorte anzeigen und sogar Meetings mit Teilnehmern mehrerer Standorte buchen.

 

Anbindung von Standorten über eine zentrale Datenbank

Dies ist die einfachste Methode, um verschiedene AgendaX-Sites zu verbinden. Jede Website liest ihre lokalen Exchange-Kalender und schreibt die Daten in eine zentrale Datenbank, die auf einer der Websites gehostet wird.

agendax_connecting_sites_using_a_central_database

Verbinden von Standorten unter Verwendung mehrerer Datenbanken

Diese Verbindungsmethode funktioniert wie folgt: Jede Site liest nur ihre lokalen Exchange-Kalender und schreibt in eine lokale SQL-Datenbank. Ein Skript auf den SQL-Servern wird ausgeführt, um Benutzerinformationen (keine Kalenderdaten) in die andere SQL-Datenbank zu kopieren. Die AgendaX-Webanwendung verbindet sich bei Bedarf mit den Datenbanken, je nachdem, welche Benutzer in einer Ansicht enthalten sind.

Diese Methode ist besonders dann geeignet, wenn Sie steuern wollen, welche Benutzer auf der anderen Seite sichtbar sind und Sie den Datentransfer zwischen den Seiten auf ein Minimum beschränken wollen. Sie kann auch verwendet werden, wenn nur Benutzer von Site B auf Site A sichtbar sein sollen, aber nicht umgekehrt.

agendax_connecting_sites_using_multiple_databases


Ein Gruppenkalender zur Effizienzsteigerung

Der Dienstleistungsstelle ist ein von der britischen Regierung finanzierter Dienst für alle jungen Menschen im Alter von 13 bis 19 Jahren (bis zu 25 Jahren für Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Behinderungen). Sie informiert, berät und begleitet junge Menschen beim Übergang von der Vollzeitausbildung zur Weiterbildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die persönlichen Berater des Dienstes sind eine lebenswichtige Ressource und bieten Hilfe und Unterstützung bei den vielen Fragen, mit denen junge Menschen konfrontiert werden, wie Gesundheit, Wohnen, Geld, Bildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die Vielfalt der behandelten Themen, verbunden mit dem Grad der Erreichbarkeit (einschließlich Telefongesprächen und persönlichen Treffen an vielen verschiedenen Orten), erforderte einen effizienten Weg, um die Verfügbarkeit und den Aufenthaltsort des Personals umfassend zu erfassen.

Obwohl die Mitarbeiter des Dienstes die Outlook-Kalender für die Verwaltung ihrer Agenden ausgiebig nutzen, war es schwierig zu erkennen, wer einen bestimmten Anruf annehmen kann, wann und wo es am besten ist, einen Kollegen zu kontaktieren oder festzustellen, wann jemand als nächstes eine Lücke in seinem Kalender hatte, um Termine zu vereinbaren.

Der ICT-Manager des Dienstes erklärte: "Die Empfangsmitarbeiter, Mitarbeiter und Teammanager müssten sich die Outlook-Kalender jedes Einzelnen abwechselnd ansehen, was sehr zeitaufwendig war. Wir brauchten einen besseren Weg."

Eine Empfehlung eines Kollegen wies den ICT-Manager in Richtung AgendaX.

 

Outlook-Kalender aufwerten

AgendaX extrahiert die von Microsoft Exchange Server gespeicherten Outlook-Kalenderinformationen und stellt sie im Intranet des Unternehmens als eine Reihe von Webseiten zur Verfügung, die an die Corporate Style-Vorlagen angepasst werden können.

Anwender profitieren von einer konsolidierten Aktualisierung des Aufenthaltsortes ihrer Mitarbeiter über tägliche, wöchentliche und monatliche "Planer-Ansichten".
Alle 250 Mitarbeiter des Dienstes nutzen nun AgendaX. Laut dem ICT-Manager "Jetzt kann jeder, nicht nur das Empfangspersonal, sofort sehen, wer sich an einem der vielen entfernten Standorte befindet, von wo aus unser Service erbracht wird, wer an Meetings teilnimmt und wer im Urlaub oder krank ist. Dies war ein echter Gewinn für unsere Effizienz und hat unseren Service für unsere Kunden verbessert. Ein besonderer Vorteil ist, dass AgendaX einen sehr nützlichen Leitfaden für die Mitarbeiter bietet, die sich einfach nur im Büro aufhalten, für Gesundheits- und Sicherheitszwecke".

Wie es funktioniert

AgendaX arbeitet mit Outlook zusammen und veröffentlicht automatisch die Frei/Gebucht-Zeiten aus den Kalendern aller Benutzer als eine Reihe von anpassbaren Webseiten, auf die über das Intranet zugegriffen werden kann. Eine "Wer ist wo" Ansicht gibt einen sofortigen Überblick darüber, wo sich jeder mit seinen Kontaktdaten befindet. Wochen-, Monats-, Quartals- und sogar Jahresansichten zeigen eine konsolidierte Übersicht über Meetings, Feiertage, Krankheitstage usw. im Stil eines Wandplaners. Benutzer können nach Bedarf detailliert in die Details verzweigen und eigene Gruppen von Mitarbeitern anlegen, die sie sofort einsehen können.

Verwaltung von nicht personenbezogenen Ressourcen!

Neben der Verfügbarkeit von Personen kann AgendaX auch die Verfügbarkeit anderer Unternehmensressourcen wie Konferenzräume und Präsentationstechnik darstellen. An einem Standort des Dienstes wird er zur Steuerung der Vergabe der begrenzten Anzahl an freien Parkplätzen verwendet!

Viele Unternehmen nutzen AgendaX, um ihre Geschäftsabläufe zu unterstützen, und ihre Investitionen in ihre Exchange-Umgebung und ihre Personalressourcen zu maximieren.

Mit AgendaX arbeiten

"Wir haben uns nach einer kurzen Evaluierungsphase für AgendaX entschieden. Die Installation war relativ einfach, aber wir mussten dem Handbuch besondere Aufmerksamkeit schenken, zumal wir unser Verständnis für die verschiedenen Verbesserungen, die über das grundlegende Teilen von Kalendern hinausgehen, wie z.B. das Ändern von Standardlayouts und Farbschemata, maximieren wollten. Wir haben die Unterstützung wirklich sehr hilfreich gefunden und freuen uns darauf, AgendaX weiter auf unsere Organisation zuzuschneiden", schließt der ICT-Manager.

Die wichtigsten Vorteile

AgendaX bietet eine einfache und prägnante Möglichkeit, den Aufenthaltsort des gesamten Unternehmens in einer einzigen Ansicht zu sehen.

Dies bringt viele Vorteile für Unternehmen, einschließlich:

  • Sparen Sie Zeit, indem Sie Meetings in einem Gruppenkalender mit Verfügbarkeitsübersicht buchen und planen.
  • Sie können Kalendergruppen anlegen und pflegen.
  • Verwalten und erstellen Sie einen Satz von Kalendern, die Sie gemeinsam anzeigen möchten.
  • Sie können eine Kalendergruppe erstellen, um die kombinierten Zeitpläne auf einen Blick zu sehen.
  • Ermöglicht ein schnelles Auffinden der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt.
  • Hilft, teure Ressourcen, wie z.B. Besprechungsräume, effizienter zu nutzen.
  • Nutzt die Investitionen des Unternehmens in Outlook.
  • Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenallokation, um den Kundenservice zu verbessern.

AgendaX Dienstleistungen

AgendaX bietet Unternehmen einen hochgradig anpassbaren Dienst, der nahtlos mit Exchange Outlook Kalender zusammenarbeitet, um einen erweiterten, webbasierten Teamkalenderdienst anzubieten.

Zu den Leistungsmerkmalen gehören:

  • Mehrere Ansichten, einschließlich momentaner Zeitpunkt, wöchentlich, monatlich, zweimonatlich und das ganze Jahr.
  • Anpassbar an Corporate Identity und Geschäftsanforderungen.
  • Benutzerdefinierte Gruppen: Administratoren müssen keine Ad-hoc-Gruppen definieren.
  • Möglichkeit der Textsuche in allen Kalendereinträgen.
  • Zeigt die gewünschten Informationen (Kilometerstand, Abrechnung usw.) einschließlich benutzerdefinierter Outlook-Felder an.
  • Zeigt optional Telefon, Fax, Handy, Abteilung, Bild, Foto etc. für jeden Benutzer an.
  • Möglichkeit, Meetings, die als 'privat' gekennzeichnet sind zu unterdrücken bzw. ohne Details anzuzeigen.
  • Ermöglicht das Buchen von Meetings über das Internet ohne Outlook, mit der Möglichkeit, Buchungen nur auf unbelegte Zeiten zu beschränken, den Ort zu einem Pflichtfeld zu machen, etc.
  • Bietet eine konsolidierte Ansicht über mehrere Exchange-Server und -Standorte hinweg.

Eine existierende AgendaX- Installation nach Office 365 migrieren

Viele unserer Kunden migrieren ihre bestehende Exchange-Infrastruktur in die Cloud. Microsoft Office 365 ist die am häufigsten verwendete Option.

Aber was muss mit einer bestehenden AgendaX-Installation gemacht werden, die für den Zugriff auf die lokalen Exchange-Server konfiguriert ist?

Dies hängt weitgehend davon ab, ob Sie den Übergang zu Office 365 in einem Schritt (Batch) oder in mehreren Schritten über Wochen/Monate durchführen. Wenn der Übergang in einem Batch erfolgt, brauchen Sie nur Ihre bestehende Installation neu zu konfigurieren. Wenn Sie viele Postfächer zu migrieren haben und dies eine Weile dauern wird, empfehlen wir, eine zweite Instanz von AgendaX auf dem gleichen Server einzurichten. Dies ermöglicht einen reibungslosen Übergang und zeigt jederzeit alle Benutzerkalender (sowohl lokale als auch migrierte Postfächer) in den AgendaX-Ansichten an.

Migration in einem Schritt

Sie müssen MAPI/CDO (Exchange Server MAPI) deinstallieren und einen Outlook 32bit Client (Outlook 2013 oder höher) auf dem AgendaX Server installieren. Außerdem muss das AgendaX-Postfach zuerst nach Office 365 migriert werden, bevor Sie mit der Migration von Benutzerpostfächern beginnen können.

Danach,

  • Melden Sie sich mit dem AgendaX-Benutzer am AgendaX-Server an. Dies ist sehr wichtig, da Outlook-Profile benutzerspezifisch sind.
  • Starten Sie Regedit und stellen Sie sicher, dass es keinen Wert namens MapiHttpDisabled gibt unter
    HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange oder dass sein Wert auf 0 gesetzt ist.
  • Outlook 2013:
    • Starten Sie Regedit, gehen Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Cached Mode
      und fügen Sie einen Wert namens AllowAutoDiscoverForNonOutlook hinzu und setzen Sie dessen Wert auf DWORD 1.
    • Stellen Sie sicher, dass KB3114941 für Office 2013 32bit (https://support.microsoft.com/en-us/kb/3114941) installiert ist.
    • Fügen Sie den folgenden Parameter zu AgentX.ini hinzu:
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Outlook 2016:
    • Starten Sie Regedit, gehen Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode und fügen Sie einen Wert namens AllowAutoDiscoverForNonOutlook und setzen dessen Wert auf DWORD 1.
    • Stellen Sie sicher, dass KB3115279 für Office 2016 32bit (https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=53200) installiert ist.
    • Fügen Sie den folgenden Parameter zu AgentX.ini hinzu:
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Outlook 2019 / Office 365:
    • Starten Sie Regedit, gehen Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Cached Mode und fügen Sie einen Wert namens AllowAutoDiscoverForNonOutlook und setzen dessen Wert auf DWORD 1.
    • Fügen Sie den folgenden Parameter zu AgentX.ini hinzu:
      [Config]
      ForceIExchangeManageStoreEx=1
  • Erstellen Sie dann das Outlook-Profil und stellen Sie sicher, dass der Exchange-Cache-Modus im Outlook-Profil deaktiviert ist. Geben Sie den Namen des Outlook-Profils ein (entweder in AgendaX Setup, wenn Sie eine neue Instanz von AgendaX einrichten oder in AgendaXCfg.exe, wenn AgendaX bereits installiert ist, unter MSX Version / Outlook MAPI Client / Outlook Profile Name). Der Standard-Name für das erste konfigurierte Outlook-Profil lautet 'Outlook'.
  • Starten Sie Outlook mit diesem Profil und stellen Sie sicher, dass das Profil funktioniert. Wenn Sie aufgefordert werden, ein Passwort einzugeben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Passwort speichern".
  • Schließen Sie schließlich Outlook und starten Sie den AgendaX Update Dienst neu.

Die Berechtigungen in Office 365 müssen etwas anders gesetzt werden als in einer On Site Exchange-Umgebung. In Office 365 müssen Sie Berechtigungen auf Ordnerebene festlegen:

Bitte geben Sie dem AgendaX-Benutzer Reviewer-Rechte zuoberst im Postfach und im Posteingang und Editor-Rechte im Kalender-Ordner.

Das folgende, sprachunabhängige Powershell-Skript erledigt dies für Sie. Sie müssen zuerst mit O365 eine Remote-Powershell-Sitzung mit den Befehlen Get-Credential, New-PSSession und Import-PSSession starten. Ersetzen Sie "agendax" in der 3. Zeile im folgenden Skript durch den Namen Ihres O365 AgendaX-Kontos:

foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
{
  $AgendaXAccount = "agendax"

  $InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
  $InboxName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
  $CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
  $CalendarName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"

  Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"

  $AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
  $AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
  $AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1

  If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
  If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
  If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
}

Bitte beachten Sie auch das folgende Dokument: AgendaX Installation Guide V6.0

Migration über mehrere Wochen / Monate hinweg

Wenn der Umzug zu Office 365 einige Zeit in Anspruch nimmt und Sie Postfächer in mehreren Batches migrieren, empfehlen wir, während der Umstellung eine zweite Instanz von AgendaX zu installieren.

Die erste (bestehende) Instanz liest lokale Postfächer und die zweite (neue) Instanz liest migrierte (O365) Postfächer.

Während der Umstellung sehen Sie weiterhin alle Kalender von lokalen und migrierten Postfächern in der AgendaX-Webanwendung.

Installation eines zweiten AgendaX-Setups auf dem AgendaX-Server, um auf die O365-Postfächer zuzugreifen

  • Legen Sie einen neuen AgendaX-Benutzer in Office 365 an (inklusive Mailbox).
  • Kopieren Sie den AgendaX-Installationsordner an einen zweiten Ort, z.B. AgendaXO365.
  • Installieren Sie den zweiten Dienst mit dem Multi-Service-Konfigurationstool AgendaX multi service configuration utility. Das von Ihnen eingegebene Dienstkonto ist das Konto, mit dem der AgendaX Update Service ausgeführt wird. Dies sollte idealerweise der neue AgendaX-Benutzer auf Office 365 sein. Wenn dies nicht möglich ist, wählen Sie einen lokalen Benutzer mit Administratorrechten auf dem AgendaX Server.
  • Installieren Sie Outlook 2013 oder 2016 auf dem AgendaX Server, falls nicht bereits vorhanden.
  • Melden Sie sich mit dem neuen AgendaX-Benutzer (oder dem lokalen Benutzer, den Sie bei der Installation des zweiten Dienstes angegeben haben) am AgendaX-Server an.
  • Setzen Sie die entsprechenden Registry-Flags entsprechend der verwendeten Outlook-Version und die Einstellungen in AgentX.ini (Seite 6 im Installationshandbuch): AgendaX Installation Guide)
  • Erstellen Sie ein Outlook-Profil mit diesem Benutzer, indem Sie auf sein Postfach auf O365 zugreifen und den Exchange-Cache-Modus im Outlook-Profil deaktivieren. Wenn Sie nach einem Benutzernamen / Passwort gefragt werden, aktivieren Sie die Option 'Passwort speichern', bevor Sie die Zugangsdaten eingeben. Notieren Sie sich den Namen des erstellten Outlook-Profils (Standard: Outlook).
  • Starten Sie die AgendaX-Konfiguration in der AgendaX O365-Installation (AgendaXCfg.exe), klicken Sie auf MSX Version, wählen Sie Office 365 und geben Sie den Namen des von Ihnen erstellten Outlook-Profils ein, das Sie eingeloggt als O365 AgendaX-Benutzer (oder dem lokalen Benutzer) erstellt haben.
  • Setzen Sie die Mailbox-Ordnerrechte für die bereits auf O365 migrierten Benutzer mit dem folgenden, sprachunabhängigen Powershell-Skript. Sie müssen zuerst mit O365 eine Remote-Powershell-Sitzung mit den Befehlen Get-Credential, New-PSSession und Import-PSSession starten. Ersetzen Sie "agendax" in der 3. Zeile im folgenden Skript durch den Namen Ihres O365 AgendaX-Kontos:
    foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))
    {
      $AgendaXAccount = "agendax"
    
      $InboxStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Inbox
      $InboxName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($InboxStat.Name)"
      $CalendarStat = Get-MailboxFolderStatistics -Identity $Mailbox -FolderScope Calendar
      $CalendarName = "$($Mailbox.PrimarySMTPAddress)" + ":\" + "$($CalendarStat.Name)"
    
      Write-Host "Applying permissions to mailbox: $($Mailbox.Name) (TOIS/$($InboxStat.Name)/$($CalendarStat.Name))"
    
      $AccRightTOIS = Get-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
      $AccRightInbox = Get-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
      $AccRightCalendar = Get-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -user $AgendaXAccount >$null 2>&1
    
      If ($AccRightTOIS.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $Mailbox.PrimarySMTPAddress -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
      If ($AccRightInbox.AccessRights -ne "Reviewer") {Add-MailboxFolderPermission -identity $InboxName -AccessRights Reviewer -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
      If ($AccRightCalendar.AccessRights -ne "Editor") {Add-MailboxFolderPermission -identity $CalendarName -AccessRights Editor -User $AgendaXAccount >$null 2>&1}
    }
  • Stoppen Sie den AgendaX Update Service der alten AgendaX-Installation.
  • Starten Sie die AgendaX-Konfiguration der alten und der neuen Installation (AgendaXCfg.exe) und aktivieren Sie die Option "Multiple services write to this database" und löschen Sie die Datenbanktabellen (nur einmal) unter Config / Drop tables.
  • Klicken Sie auf "Update" in den beiden AgendaX-Konfigurationen und " Ja ", um die Dienste neu zu starten.
  • Überprüfen Sie das Windows Application Eventlog auf mögliche Warnungen / Fehler. Jeder der Dienste fügt dem Anwendungsereignisprotokoll Warnungen für die Postfächer hinzu, die sich nicht auf ihrem System befinden. Das ist normal. Das lokale Setup erstellt Warnungen für die O365-Postfächer und das O365-Setup erstellt Warnungen für die lokalen Postfächer. Wenn Sie bei der O365-Installation Warnungen über Postfächer erhalten, die nicht im globalen Adressbuch zu finden sind und diese Postfächer bereits nach O365 migriert wurden, müssen Sie diese aus dem Adressbuch in den AgendaX-Gruppendefinitionen (AgendaXCfg.exe / Groups) erneut auswählen.
  • Nachdem beide AgendaX Update Services das Scannen der Postfächer abgeschlossen haben, sehen Sie sowohl die lokalen als auch die O365-Postfachkalender in der AgendaX-Webanwendung.
  • Während Sie Benutzer von den lokalen Exchange-Servern auf O365 verschieben, müssen Sie das obige Powershell-Skript erneut ausführen, um Berechtigungen für die neu verschobenen Postfächer festzulegen.

Entfernen des alten AgendaX-Setups, nachdem alle Postfächer nach O365 verschoben wurden.

Wenn alle Postfächer auf O365 verschoben wurden, können Sie das alte AgendaX-Setup deinstallieren, indem Sie die folgenden Schritte ausführen. Da die Web-Anwendung von AgendaX noch unter Ihrem alten AgendaX-Setup läuft, müssen Sie diese zunächst an den Ort der neuen (O365) Installation verschieben:

  • Starten Sie den Internet Information Services (IIS) Manager, navigieren Sie zu Sites / Default Web Site / AgendaX, klicken Sie auf "Basic settings" und ändern Sie den Ort des "Physical path" in den Ordner Ihrer neuen AgendaX O365 Installation.

Wenn Sie auf der Seite AgendaX-Administration (in der AgendaX-Webanwendung) seit der Installation der O365-Installation von AgendaX irgendwelche Konfigurationsänderungen vorgenommen haben, oder wenn Sie Änderungen am zusammenklappbaren Gruppenmenü in der Datei multmenu.txt vorgenommen haben, kopieren Sie config.inc und multmenu.txt (beide befinden sich im Unterordner AGENDA Ihres AgendaX-Installationsordners) aus dem alten Setup in das O365-Setup.

Um das alte AgendaX Setup zu deinstallieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Stoppen Sie den AgendaX Update Service der alten Installation.
  • Schließen Sie alle Instanzen der MMC (Microsoft Management Console), z.B. Dienste, Ereignisanzeige.
  • Öffnen Sie eine Eingabeaufforderung und wechseln Sie in den AgendaX-Installationsordner Ihrer alten AgendaX-Installation, z.B. CD C:\Inetpub\AgendaX
  • Geben Sie den folgenden Befehl ein:
    AgendaXSrv.exe -u (Dadurch wird der AgendaX Update Service deinstalliert)
  • Löschen Sie den alten AgendaX-Installationsordner.

Der letzte Schritt besteht darin, dem AgendaX Update Service mitzuteilen, dass nicht mehr andere Dienste dieselbe Datenbank verwenden. Führen Sie die AgendaX-Konfiguration (AgendaXCfg.exe) in Ihrem neuen O365-Setup-Ordner aus und deaktivieren Sie die Option "Multiple services write to this database" und löschen Sie die Datenbanktabellen unter Config / Drop tables, dann klicken Sie auf "Update" und " Ja ", um den Dienst neu zu starten.


Wie der AgendaX Gruppenkalender die Effizienz steigert

AgendaX gibt Ihnen einen Überblick über mehrere Kalender und ermöglicht Ihnen die Planung von Meetings im Büro oder unterwegs. Ansichten können aktuelle Projektmitarbeiter, Abteilungsgruppen, Standorte oder ganze Unternehmen widerspiegeln. Auch unternehmensübergreifende Sichten sind möglich.
AgendaX ist eine webbasierte Kalendersoftware, die die Effizienz bei der Planung innerhalb Ihres Unternehmens verbessert und in beide Richtungen mit Microsoft Exchange und Office 365 Mailbox-Kalendern synchronisiert.

AgendaX - der beliebte Exchange-Gruppenkalender für Microsoft Exchange und Office 365

AgendaX hilft Ihnen, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern, indem es Statistiken darüber liefert, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, wie Besprechungsräume und andere Geräte genutzt werden. Beispielsweise kann ein Projektmanager feststellen, wie viele Stunden für ein bestimmtes Projekt aufgewendet wurden. Das macht es einfach, ähnliche Projekte in der Zukunft zu planen.

Der Abteilungsleiter muss möglicherweise eine Übersicht über den Urlaubsplan seiner Kollegen ausdrucken oder feststellen, wie viele Arbeitsstunden für Kundenbetreuung, Besprechungen, Kundenbesuche usw. aufgewendet wurden.

Der Telefonist / Rezeptionist muss wissen, wer frei und wer beschäftigt ist, um Anrufe effizient weiterzuleiten. Dank der "Wer ist wo?"-Ansicht von AgendaX werden diese Informationen in kürzester Zeit abgerufen, der Kunde fühlt sich willkommen und effizient bedient.

Kundenbetreuer brauchen einen einfachen und effizienten Weg, um zu wissen, welcher Techniker wann einen Kunden besuchen kann, und die Möglichkeit, den Termin direkt in seinem Kalender zu buchen.

Es gibt noch viele weitere Beispiele, wie AgendaX die Effizienz in allen Bereichen Ihres Unternehmens verbessern kann.

Eigenschaften und Vorteile:

  • Fördern Sie die Effizienz mit Gruppenübersichten und verbessern Sie den Kundenservice, indem Sie auf einen Blick sehen, welche Mitarbeiter und Ressourcen verfügbar sind oder verfügbar werden.
  • Das reichhaltige Angebot an Ansichten, einschließlich einer sofortigen "Wer ist wo" Momentaufnahme, sowie Tages-, Wochen- und Monatsansichten für Einzelpersonen oder Gruppen von Benutzern geben Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, auf einen Blick. Sie müssen niemals die Kalender anderer Personen öffnen oder deren Verfügbarkeit überprüfen, um ein Meeting zu planen.
  • Mit nur wenigen Mausklicks können Sie Einladungen an die gewünschten Teilnehmer versenden.
  • Dynamische Zuordnungen von Benutzern zu Gruppen (Abteilungen / Teams) entlasten Exchange-Administratoren weitgehend. Sie können z.B. Exchange-Verteilerlisten verwenden, um AgendaX-Gruppen zu bilden.
  • AgendaX ist sehr flexibel, unterstützt viele Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Dänisch, Norwegisch, Schwedisch, Niederländisch und Polnisch) und kann verschiedene Organisationen, Standorte und Zeitzonen verwalten.
  • AgendaX behält private Kalendereinträge vertraulich.
  • AgendaX verfügt über eine Vielzahl von Funktionen und Filtern, wobei die Benutzeroberfläche einfach gehalten wird. Benutzerspezifische Ansichten (z.B. Urlaub, Kurse, Krankheitstage) und Statistiken können einfach erstellt werden.
  • Nützliche Statistikfunktionen: Termine mit dem gleichen Thema können statistisch ausgewertet werden. Die Auslastung der Mitarbeiter wird automatisch berechnet.
  • Jede AgendaX-Ansicht kann nach Excel (csv) exportiert werden.

Ein großer Vorteil für TelefonistInnen, um die Verfügbarkeit der MitarbeiterInnen zu sehen

Montag, 9.00 Uhr, New York City, in einem Verlagshaus spielen die Telefonleitungen verrückt. Cindy, eine Telefonistin, ist gestresst. Der gerade erschienene Roman eines ihrer meistverkauften Autoren bewegt Buchverkäufer auf der ganzen Welt, mehr zu bestellen.

Es ist Winterzeit, 15% der Mitarbeiter im Betrieb sind krank, andere sind in Meetings beschäftigt. Cindy überprüft ihre gedruckte Excel-Liste, die sie letzte Nacht vor ihrem Feierabend vorbereitet hat. Eine Liste, aus der hervorgeht, wer zu welcher Zeit an welchen Meetings teilnimmt, wer krank ist, etc. Die Erstellung der Liste dauerte gestern Abend mehr als 45 Minuten. Sie musste jeden Kalender der Mitarbeiter einzeln in Outlook nach Meetings am folgenden Tag durchforsten.

Monica ruft sie auf Leitung 4 an: "Hey Cindy, sorry, aber ich kann heute nicht zur Arbeit kommen, ich hatte die ganze Nacht hohes Fieber und kann kaum reden." "Ok, ich sage deinem Manager Bescheid", sagt Cindy, "werde bald wieder gesund, tut mir leid, aber alle meine Leitungen klingeln". Sie legt auf und streicht Monica für den Tag auf ihrer Liste.

Mit Kunden am Telefon sprechen zu müssen und gleichzeitig die Excel-Liste zu überprüfen, um zu sehen, an wen man Anrufe weiterleiten kann, ist sehr stressig und ineffizient. Außerdem werden Ad-hoc-Meetings, die die Mitarbeiter gestern nicht schon geplant hatten, nicht auf ihrer gedruckten Excel-Liste angezeigt, was das Weiterleiten von Anrufen zu einem Albtraum macht, da Leute, die nach ihrer Liste verfügbar sein sollten, nicht ans Telefon gehen.

Erschöpft fragt sie Paul, den IT-Mann, in der Mittagspause, ob es wirklich keinen einfacheren Weg gibt, um zu sehen, wo die Leute sind und wer verfügbar ist. Er sagt ihr: "Nicht, dass ich wüsste, aber ich werde prüfen, ob es ein Tool von einem Drittanbieter gibt, das diese Aufgabe übernehmen würde".

Paul googelt und findet AgendaX, die "webbasierte Gruppenkalenderlösung für Microsoft Exchange und Office 365". Er startet die Online-Demo und findet die Ansicht "Wer ist wo?", eine Ansicht, in der nur die zum aktuellen Zeitpunkt stattfindenden Meetings angezeigt werden. "Wow, das ist genau das, was Cindy braucht", denkt er. Über ein Dropdown-Menü kann er auch Abteilungen auswählen, um z.B. nur Personen im Vertrieb anzuzeigen, und eine Vielzahl weiterer Ansichten wie Wochen- und Monatsansichten ist ebenfalls verfügbar. Paul meint, dass das ganze Unternehmen von einem Tool wie AgendaX profitieren könnte, denn es macht es wirklich einfach, zu sehen, wer zu welcher Zeit verfügbar ist, um Meetings zu planen. Er klickt in der Jahresansicht auf den Kategoriefilter 'Urlaub' und sieht augenblicklich einen Ferienkalender einer Abteilung.

Zwei Wochen später ist AgendaX im Intranet des Verlags eingeführt. Es liest automatisch die Outlook-Kalender der Mitarbeiter aus und veröffentlicht leicht verständliche Übersichten, die aussagen, wann Menschen beschäftigt oder nicht im Büro sind.
Cindy hat ihre Excel-Verfügbarkeitsblätter zerstört und verlässt sich nun auf die "Wer ist wo?"-Ansicht von AgendaX. Sie sieht auf einen Blick, wer in einer Besprechung, krank, abwesend oder anderweitig nicht erreichbar ist, und kann Anrufe sofort an verfügbare Personen weiterleiten.
Wenn sich jemand krank meldet, klickt sie einfach auf den Kalender in AgendaX und bucht ihm eine ganztägige Abwesenheit, die als "krank" kategorisiert ist, so dass jeder im ganzen Unternehmen weiß, dass diese Person nicht im Büro ist. Sie kann dies sogar ohne Schreibberechtigung für alle Kalender im Unternehmen tun. Dank AgendaX wird die ganztägige Abwesenheit mit Outlook synchronisiert und auch Personen, die AgendaX nicht verwenden, können die geänderten Frei/Gebucht-Informationen sehen, wenn sie eine Besprechung in Outlook planen.

AgendaX bringt viele Vorteile für Unternehmen, unter anderem:

  • Spart Zeit beim Buchen von Meetings.
  • Ermöglicht ein schnelles Auffinden der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt.
  • Hilft, teure Ressourcen wie z.B. Besprechungsräume, Firmenautos, effizienter zu nutzen.
  • Nutzt die Investitionen des Unternehmens in Microsoft Exchange und Outlook und erweitert deren Funktionalitäten
  • Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenallokation, um den Kundenservice zu verbessern.

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