Der Dienstleistungsstelle ist ein von der britischen Regierung finanzierter Dienst für alle jungen Menschen im Alter von 13 bis 19 Jahren (bis zu 25 Jahren für Menschen mit Lernschwierigkeiten oder Behinderungen). Sie informiert, berät und begleitet junge Menschen beim Übergang von der Vollzeitausbildung zur Weiterbildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die persönlichen Berater des Dienstes sind eine lebenswichtige Ressource und bieten Hilfe und Unterstützung bei den vielen Fragen, mit denen junge Menschen konfrontiert werden, wie Gesundheit, Wohnen, Geld, Bildung, Ausbildung und Beschäftigung.

Die Vielfalt der behandelten Themen, verbunden mit dem Grad der Erreichbarkeit (einschließlich Telefongesprächen und persönlichen Treffen an vielen verschiedenen Orten), erforderte einen effizienten Weg, um die Verfügbarkeit und den Aufenthaltsort des Personals umfassend zu erfassen.

Obwohl die Mitarbeiter des Dienstes die Outlook-Kalender für die Verwaltung ihrer Agenden ausgiebig nutzen, war es schwierig zu erkennen, wer einen bestimmten Anruf annehmen kann, wann und wo es am besten ist, einen Kollegen zu kontaktieren oder festzustellen, wann jemand als nächstes eine Lücke in seinem Kalender hatte, um Termine zu vereinbaren.

Der ICT-Manager des Dienstes erklärte: "Die Empfangsmitarbeiter, Mitarbeiter und Teammanager müssten sich die Outlook-Kalender jedes Einzelnen abwechselnd ansehen, was sehr zeitaufwendig war. Wir brauchten einen besseren Weg."

Eine Empfehlung eines Kollegen wies den ICT-Manager in Richtung AgendaX.

Outlook-Kalender aufwerten

AgendaX extrahiert die von Microsoft Exchange Server gespeicherten Outlook-Kalenderinformationen und stellt sie im Intranet des Unternehmens als eine Reihe von Webseiten zur Verfügung, die an die Corporate Style-Vorlagen angepasst werden können.

Anwender profitieren von einer konsolidierten Aktualisierung des Aufenthaltsortes ihrer Mitarbeiter über tägliche, wöchentliche und monatliche "Planer-Ansichten".
Alle 250 Mitarbeiter des Dienstes nutzen nun AgendaX. Laut dem ICT-Manager "Jetzt kann jeder, nicht nur das Empfangspersonal, sofort sehen, wer sich an einem der vielen entfernten Standorte befindet, von wo aus unser Service erbracht wird, wer an Meetings teilnimmt und wer im Urlaub oder krank ist. Dies war ein echter Gewinn für unsere Effizienz und hat unseren Service für unsere Kunden verbessert. Ein besonderer Vorteil ist, dass AgendaX einen sehr nützlichen Leitfaden für die Mitarbeiter bietet, die sich einfach nur im Büro aufhalten, für Gesundheits- und Sicherheitszwecke".

Wie es funktioniert

AgendaX arbeitet mit Outlook zusammen und veröffentlicht automatisch die Frei/Gebucht-Zeiten aus den Kalendern aller Benutzer als eine Reihe von anpassbaren Webseiten, auf die über das Intranet zugegriffen werden kann. Eine "Wer ist wo" Ansicht gibt einen sofortigen Überblick darüber, wo sich jeder mit seinen Kontaktdaten befindet. Wochen-, Monats-, Quartals- und sogar Jahresansichten zeigen eine konsolidierte Übersicht über Meetings, Feiertage, Krankheitstage usw. im Stil eines Wandplaners. Benutzer können nach Bedarf detailliert in die Details verzweigen und eigene Gruppen von Mitarbeitern anlegen, die sie sofort einsehen können.

Verwaltung von nicht personenbezogenen Ressourcen!

Neben der Verfügbarkeit von Personen kann AgendaX auch die Verfügbarkeit anderer Unternehmensressourcen wie Konferenzräume und Präsentationstechnik darstellen. An einem Standort des Dienstes wird er zur Steuerung der Vergabe der begrenzten Anzahl an freien Parkplätzen verwendet!

Viele Unternehmen nutzen AgendaX, um ihre Geschäftsabläufe zu unterstützen, und ihre Investitionen in ihre Exchange-Umgebung und ihre Personalressourcen zu maximieren.

Mit AgendaX arbeiten

"Wir haben uns nach einer kurzen Evaluierungsphase für AgendaX entschieden. Die Installation war relativ einfach, aber wir mussten dem Handbuch besondere Aufmerksamkeit schenken, zumal wir unser Verständnis für die verschiedenen Verbesserungen, die über das grundlegende Teilen von Kalendern hinausgehen, wie z.B. das Ändern von Standardlayouts und Farbschemata, maximieren wollten. Wir haben die Unterstützung wirklich sehr hilfreich gefunden und freuen uns darauf, AgendaX weiter auf unsere Organisation zuzuschneiden", schließt der ICT-Manager.

Die wichtigsten Vorteile

AgendaX bietet eine einfache und prägnante Möglichkeit, den Aufenthaltsort des gesamten Unternehmens in einer einzigen Ansicht zu sehen.

Dies bringt viele Vorteile für Unternehmen, einschließlich:

• Sparen Sie Zeit, indem Sie Meetings in einem Gruppenkalender mit Verfügbarkeitsübersicht buchen und planen.
• Sie können Kalendergruppen anlegen und pflegen.
• Verwalten und erstellen Sie einen Satz von Kalendern, die Sie gemeinsam anzeigen möchten.
• Sie können eine Kalendergruppe erstellen, um die kombinierten Zeitpläne auf einen Blick zu sehen.
• Ermöglicht ein schnelles Auffinden der Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt.
• Hilft, teure Ressourcen, wie z.B. Besprechungsräume, effizienter zu nutzen.
• Nutzt die Investitionen des Unternehmens in Outlook.
• Unterstützt die Teamarbeit und die Ressourcenallokation, um den Kundenservice zu verbessern.

AgendaX Dienstleistungen

AgendaX bietet Unternehmen einen hochgradig anpassbaren Dienst, der nahtlos mit Exchange Outlook Kalender zusammenarbeitet, um einen erweiterten, webbasierten Teamkalenderdienst anzubieten.

Zu den Leistungsmerkmalen gehören:

• Mehrere Ansichten, einschließlich momentaner Zeitpunkt, wöchentlich, monatlich, zweimonatlich und das ganze Jahr.
• Anpassbar an Corporate Identity und Geschäftsanforderungen.
• Benutzerdefinierte Gruppen: Administratoren müssen keine Ad-hoc-Gruppen definieren.
• Möglichkeit der Textsuche in allen Kalendereinträgen.
• Zeigt die gewünschten Informationen (Kilometerstand, Abrechnung usw.) einschließlich benutzerdefinierter Outlook-Felder an.
• Zeigt optional Telefon, Fax, Handy, Abteilung, Bild, Foto etc. für jeden Benutzer an.
• Möglichkeit, Meetings, die als 'privat' gekennzeichnet sind zu unterdrücken bzw. ohne Details anzuzeigen.
• Ermöglicht das Buchen von Meetings über das Internet ohne Outlook, mit der Möglichkeit, Buchungen nur auf unbelegte Zeiten zu beschränken, den Ort zu einem Pflichtfeld zu machen, etc.
• Bietet eine konsolidierte Ansicht über mehrere Exchange-Server und -Standorte hinweg.